Levéltári Híradó, 9. (1959)

Levéltári Híradó, 9. (1959) 3–4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Oltvai Ferenc: Szeged város tanácsi szerveinek iratkezelése / 131–134. o.

öltvai Ferenc SZEGED VÁKOS TANÁCSI SZERVEINEK IRATKEZELÉSE Előrebocsátom, hogy a mj, és a kerületi tanácsok ügyintézését szakigazgatási áganként ( osztályonként) vizsgáltam. Tanulmányozásomnak mind a bevezetőben, mind a javaslatokban tett megállapításai is céljai voltak munkámnak* Az ügyintézést -1957. január 4-től a • Minta •-* Ügyiratkezelési szabályzat a tanácsi végre** hajtő-bizottságok számára* (Megjelent a Tanácsok Közlönye 4956. október 15. sz**ban.) c. szabályzat alapján a szegedi mj. városi tanács vb. által mind a mj., mind a kerületek részére kiadott utasítás szerint Végzik, Ettől az időponttól az iratokat az évenként újból kezdődő folyöszámos iktatási rendben tartfák nyilván. Az ügyintézésnek jellemző vonása még az. hogy a kerüie* teknél 4958, január 1-től osztályokra tagolódó, tehát megosztott Jellegű ügyintézés és irattározás folyik. Ezt megelőzően a kerületeknél egy évig központi iktatás volt Jóllehet a tentebb idézett • Minta-ügyiratkezelési szabályzat*.** a kerületekre nézve központi iratkezelést irt elő (I. 2* § /4/ bek.), ettől Szegeden eltértek és 1958. január 1-től osztályokra decentralizált írafc kezelést vezettek be. Tapasztalataink szerint mind a mj. városi tanácsnál. n>índ a kerületeknél az osztályokra tagolódó iratkezelés a megíelelőbb a centralizált iratkezeléssel szemben. Az osztályokra tagolódó iratkezelés jelenleg biztosítja az íratok gyors nyilvántartását és az előadóhoz történt gyorsabb eljutását Ezenkívül megíelel a modern levéltári elvnek is; az ossíalyokra tagolódás egy*-egy szerven belül az iratok nagy tömegének tárgyi elkülönülését is biztosiUa, Megjegyzem*; hogy a szegedi mj. városi tanácsnál két adminisztrátor és egy osztályvezető ma is a központi ügykezelés mellett nyilatkozott Mindhárman az ügyintézés terén kiváló munkát végeznek és évtizedes gyakorlattal rendelkeznek. Véleményük szerint az osztályokra tagolódás az iratok gyakori elveszését eredményezte. Ma is előfordul, hogy az elnöki titkárság nyomoz iratok után és azokat tárgyuk szerint keresve nam azon az osztályon találja meg, ahova az iratokat beérkezésük alkalmával irányította. A szegedi mj. tanács ügyintézőinek túlnyomó többsége az osztályokra tagolódó iratkezelés mellett nyilatkozott Az 1957. Január 1-vel bevezetett folyószáV mos iratkezelést megfelelőnek tartják* Ebben a nyilvántartási rendszerben mind az ircaok nyilvántartása, mind feltalálásuk zavartalanul folyik, szemben a korábbi csoportszámos iratkezelési rendszerrel* Rámutatok az iratkezelést jellemző néhány sajátosságra; a) A nyilvántartó könyveket a megvizsgált 26 osztályból mindössze 8 osztálynál zárták le 1958. év végével. A könyvek lezárásának szükségességét alig ismerik a nyilvántartást végző ad* minisztrátorok, ül. előadók* b) A nyilvántartó könyvek lapjait sehol sem oldalszámozzák. c) Az I. kerület néhány osztályánál a beadó szerv iratainak iktatószámát nem jelzik* d) A nyilvántartó könyvek, a mutató könyvek és az iratjegyzékek egy évi használat utón is el vannak rongyolódva. Papiros anyaguk igen gyenge minőségű. é) A megvizsgált 26 szerv közül 1958, évi iktató könyve csak 8-nak volt bekötve* 0 Az osztályokon és a csoportoknál a raj* városi tanácsnál 9 év, a kerületekben 4 év iratanyaga van relhalmozva. A •Minta-ügyiratkezelési szabályzat ...Hsan 2 év anyaga lehet az osztályoknál* Ül. csoportoknál elhelyezve* A többi a központi irattárban őrizendő. Jelenleg központi irattár sem a mj.* sem a kerületi vb-knél nincsen* J* Megyei jogú városi tanács vb 1. Titkárság. Nyilvántartás és ügyintézés szabályszerű. Az általános ügyektől külön könyvben tartják nyilván a panaszügyeket (Kormányintézkedés szerint) A vb. és tanácsülési jegyzőkönyvek be vannak kötve, megfelelő mutatókönyvekkel vannak ellátva, 134