Levéltári Híradó, 9. (1959)

Levéltári Híradó, 9. (1959) 3–4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Mattioni József: A budapesti XI. Kerületi Tanács irattárának munkájáról / 119–120. o.

Mattioni Jázset; A BUDAPESTI XL KERÜLETI TANÁCS IRATTÁRÁNAK MUNKÁJÁRÓL Attól a céltól vezérelve, hogy felmérjük és bemutassuk egy közigazgatási szerv irattárának munkáját, látogatást tet~ tünk a XI. ker. Tanács irattárában. Az irattárat Fenzel Endre adminisztrátor vezeti, aki szívesen adott választ kérdéseinkre, s igy az alább elmondottak az ő véleményén, illetve adatközlésén alapulnak. Először az iratkezelésről esett szó. Pénzel Endre szerint a jelenleg használatos iratkezelési és irattározási rendszer jól szolgálja a hivatal ügyviteli érdekeit. Ezt a folyószámos (alszám Ovi) iktatási rendszert az 1058/1956. (VL 28.) számú minisztertanácsi határozat alapján kladotti íMinta-ügyiratkezelési szabályzat a tanácsi végrehajtóbizottságok számára.* (Tanácsok Közlönye 1956. okt. 15.) vezette be. Budapest Főváros Tanácsának VB-a 131~75/l956~ílf. sz. alatt -1956. december hő 13-án ugyané tárgyban végrehajtási utasítást adott kii az iratkezelési munka az idézett jogszabályok, illetve utasítások alapján folyik. Az iratkezelés vezetője az uj folyószámos iktatási rendszert jobbnak tartja, mint a közelmúltban használt (csoportszámos stb*) rendszereket mert véleménye szerint ez a rendszer az iratkezeléssel foglalkozóknak könnyebben áttekinthető és egyszerűbb ügykezelést biztosit A vonatkozó szabályozást mindenben betartják, egy kivétellel. A szabályzat előírása szerint ha egy számhoz négy alszámnál több irat érkezik, iratjegyzéket kell készitenL A gyakorlatban ez ugy módosult hogy ha négy alszámnál több irat érkezik, uj folyószámon iktatnak, az előszámnál az utószámra hivatkozássat így elkerülik az iratjegyzék készítését, amelyet nem tartanak helyesnek, mert az előírás szerint az iratjegyzék az iratok között volna kezelendő, s igy elszakadna az alapbejegyzéseket tartalmazó iktató könyvtői. _*'"__ A jó ügykezelést bizonyítja az a tény, hogy majdnem valamennyi irat eljut az irattárba. Az iktatott iratok viszonylag csak kis százaléka nem kerül az irattárba. Ennek oka kettős; egyrészt az eredetben végleg elküldött iratok egy része iktatókönyvi átvezetés nélkül - az előadó hibájából az ügyiratkezelés kihagyásával kerül idegen szervhez. Másrészt viszonylag minimális százalékban (becslésszerűek 1 %) , nem kerülnek a belső ügyintézésü iratok az irattárba előadó-változás, elkallódás stb, okából. Minimális arányban (kb. 1 %) iktatás nélkül is történik intézkedés. (Ugyancsak előadói hibából,) A tanácsülési jegyzőkönyveket és a végrehajtóbizottsá.gi jegyzökönyveket a titkárság rendben őrzi (évenként beköti), iktatás nélkül. Az irattározás az utolsó iktatószám mint alapszám felhasználásával történik előrecsatolással. E rendszer beválik, a szerelést megkönnyíti, külön sorszámkönyvre nincs szükség. Az irattárban kezelt iratanyagról külön nyilvántartást nem készítenek. (Ennek sok értelme nem is volna, .hiszem minden az iktató könyvben átvezetett iratnak irattárba kell kerülni. A kölcsönzésről elismervény, a szerelésről téritvény marad az irat helyén.) Az elismervény alapján kölcsönzött iratot külön nem tartják nyilván, s igy előfordulhat, hogy az ügyirat egy más iktatási 'számon kerül vissza az irattárba, vagy vissza sem kerül, Ez persze nem helyes. Egyébként a hátralöki kimutatások pontos elkészítésével törekszenek az irattár teljességére. . A munkaerők száma a központi iktatásnál három íő » elegendő. Kisebb nehézség csak betegség, szabadság stb. idején van, 1958-ban az évi iktatószám- 15686 volt (az alszámokat is számolva) alszámok nélkül, az évi iktatási szám 12622 volt A három dolgozó az iratokkal járó összes tennivaló kai* postabontás, iktatás, elosztás, iratkezelés, mulatozás, lerakás stb. elvégzi . A feladatokat a csoportszámos iratkezelési rendszer bevezetése előtt a régi folyószám os rendszer idején ugyanitt a központi segédhivatalban 10 dolgozó végezte. A csoportszámos iratkezelés idején 3 fő központilag és 11 fő az osztályokon dolgozott (ez utóbbiakról megjegyezve, hogy 119