Levéltári Híradó, 9. (1959)
Levéltári Híradó, 9. (1959) 3–4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Jenei Károly: Irattári segédletek / 137–140. o.
A közigazgatási ügyintézésben a közigazgatási számrendszer, majd a csoportszámos iratkezelési rendszer a központi iktatást és irattározást megszüntette, az iratkezelést decentralizálta. Az iratnyilvántartást és irattározást központi szervek helyett osztályok, ügyintéző csoportok végezték. Hz uj iratkezelési rendszer bár magasabbrendü volt az alapszámos rendszer^ nél, nem vált be, de nem is válhatott be, meri bevezetése a közigazgatás gyökeres átszervezésével egyidejűleg történt meg. Az uj iratkezelés hiányosságai éppen ezért csakhamar jelentkezni kezdtek. Az iratnyilvántartási rendszer következetlen alkalmazása odáig vezetett, hogy az irattárban a visszakeresés lehetetlenné vált, az iratok ügyviteli értéke igy idő előtt elveszett,, Mivel az osztályok és ügyintéző csoportok az őrizetükre bizott irattárban csak addig láttak segítséget és értéket, ameddig az a íolyó ügyvitelt támogatta és kielégítette, az iratok megőrzése kérdésessé vált A csoportszámos iratkezelésből származó nehézségek miatt a közigazgatási ügyintézésben pár éve uj, egyszerűbb iratnyilvántartási rendszerre tértek át Hz uj iratnyilvántartási rendszer az alapszámosnál egyszerűbb megoldást választott Emellett továbbra is megmaradt az osztályok és ügyintéző csoportok szerinti iktatás és irattározás* Hz iratok megőrzése érdekében azonban íz osztályirattározást átmeneti jellegűnek kell tartanunk, a közigazgatási szerveknek hovatovább központi irattárak felállításáról kell gondoskod ni ok. Az osztályoknak és ügy* intéző csoportoknak bizonyos idő elteltével irataikat ma is a központi irattárnak kell átadniolc A 45/1958. sz. kormányrendelet 4* §-ának (3) bekezdése értelmében a községi tanácsok iratait központilag kell irattár ózni. A járási tanácsok központi irattárai kötelesek a községi tanácsok iratait, keletkezésüktől számított 5 év elteltével átvenni és saját iratanyagukkal együtt őrizni, Mlg a közigazgatási ügyintézésben túlnyomóan osztályok és ügycsoportok szerinti irat* nyilvántartás és két fokozatú irattározás van, gazdasági szerveknél gyakori a központi iktatás és két fokozatú irattározás, teljesen központosított iratkezeléssel azonban itt sem találkozhatunk* mert az iratanyag bizonyos meghatározott ideig központi iratnyilvántartás esetén is az osztály és ügyiratintéző csoport őrizetében marad s csak azután kerül a közponü irattár kezelésébe* A íolyószámos iktatás és alapszán- os irattározás mellett az irattári sorkönyv és iratjegyzék az iratok megőrzését viszonylag biztosította. Az iratkezelési rendszer megváltozásával a közigazgatási, valamint a kétfokozatú irattározás miatt a gazdasági szerveknél is azonban uj irattári segédletek bevezetésére van szükség. 2. Átadási ** átvételi jegyzékek nélkül decentralizált iratkezelési rendszerben a központi irattárak nem vehetnek át megőrzésre iratanyagot A központi irattár kezelője csak ugy vállalhat felelősséget az irattári elhelyezésbe kerülő iratanyag megőrzéséért ha tudja és meggyőződött arról, hogy milyen jellegű és mennyiségű iratanyagot vett át Az áiadásHátv ételi Jegyzéket az iratanyagot átadó osztály, vagy ügyintéző csoport készíti el és 'abban egy-egy iratsorozat iratait iratcsomónkint kell felsorolni. Iktatott iratoknál elegendő feltüntetni az évet es az iratcsomóban egyesitett iratoknak kezdő és végződő iktatószámát Tárgyüag tagolt iratoknál a Jegyzéknek meg kell jelölnie az iratcsomóban, vagy dossziéban elhelyezett iratok tárgyát is> A jegyzéket sorszámmal kell ellátnt A jegyzéken természetesen fel kell sorolni az ügyviteli segédleteket is. Közigazgatási számrendszerű és csoportszámos iratoknál az iratcsomókat a rendszámok, illetve csoportszámok egymásutánja szerint kell kialakítani és jegyzékbe foglalni. Az átadásnál és átvételnél mindkét esetben meg kell győződni az iratnyilvántartólapok meglétéről, csoportszámos rendszernél ezenfelül az évi iratkezelési terv mellékeléséről is. A központi irattár vezetője csak rendezett iratanyagot vehet át megőrzésre. Ez a követelmény a közigazgatási számrendszerű és csoportszámos iratkezelés irataira még fokozottabban érvényesítendő. Hasonló gondosságot igényel az üzemi iratanyagnak központi irattári elhelyezése is. Rendezetten, ömlesztett állapotú iratanyag átvétele az irattárat lomtár színvonalára süllyeszti le és az iraí* anyag megőrzését kérdésessé teszt Az osztályok vagy ügyintéző csoportok ne ötletszerűen ad" ják át központi irattári kezelésbe irataikat az átadás ideje évenkint legyen rendszeresen méghatározva. Általában'két évnél tovább ne maradjon ügyintéző helyen irat 3* Raktárjegyzék az irattárban őrzött iratanyag leltára. Az irattár kezelője készíti és vezeti. Minden egyes állagról, iratsorozatról külön Jegyzéket kell készitent ü raktárjegyzék lo138
