Levéltári Híradó, 9. (1959)

Levéltári Híradó, 9. (1959) 3–4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Jenei Károly: Irattári segédletek / 137–140. o.

lyamatos vezetésében az átadási-átvételi jegyzékek megfelelő módon felhasználhatók. A raktár jegyzék elkészítése előtt az irattárosnak meg kell győződni arról, hogy az egyes iratsorozatok iratcsomói együttesen, egy helyen vannak-e az irattárban raktározva. Második lépésként kivána° tos az osztályoktól vagy ügyintéző csoportoktól átvett iratcsomókat csomó címfeliratokkal ellátni. A csomó címfelirat az iratsorozat nevét, a csomóban elhelyezett iratok évét, jelzetét, nem iktatóit iratok esetében tárgyát tüntesse fel. Ugyancsak a raktárjegyzék elkészítése előtt az ugyanazon iratsorozathoz tartozó iratok iratcsomóit, ügyviteli segédleteit célszerű folyamatos sorszámmal ellátni és a sorszámot.az iratcsomón vagy köteten is feltüntetni. A sorszámozás is őrzési célt szolgál, A raktárjegyzék irattári segédlet, de ügyviteli szempontból is segítséget ad, mert viszonylag kisebb munkával megállapítható belőle, hogy az ügyvitel által keresett irat, melyik csomóban található. A raktár jegyzék egyébként bármilyen irattári rendszerben irattározott iratanyag számbavételét lehetővé teszi, az irattáros feladatát jelentősen megkönnyíti. Használhatósága még csak növekszik, ha az őrzés helyére, a raktárrészre, állványra, szekrényre vagy iratpolcra is utal* Az irattár az iratoknak átmeneti őrzési helye, az iratok egy része az őrzési idő elteltével selejtbe, a történelmi forrásértékű anyag pedig levéltárba kerül, ezért a raktár jegyzéknek nem kell az iratokat a legkisebb őrzési egységekig, csak raktári egységekig felsorolni. 4» A ki nem selejtezhető iratfajták jegyzéke* Az irátselejtezésre* vo» natkozó kormányrendelkezések értelmében az irattárban elhelyezett iratanyagot az őrzési idő elteltével selejtezési eljárás alá kell vonni. A selejtezési munkában az irattárosnak irányító szerepe van, ha esetleg maga személyesen nem is vesz részt abban. Ismernie kell tehát a selejtezési eljárásnál előírt és követendő szabályokat s szempontokat A levéltároshoz hasonlóan tudnia kell, hogy melyek azok az iratfajták, amelyeket politikai, történelmi, kulturális, gazdasági je* lentőségük vagy tartós ügyviteli fontosságuk miatt az iratanyagból eltávolítani és kiselejtezni nem lehet. A ki nem selejtezhető iratokról az illető szerv felügyeleti hatósága által készített ügykörjegyzékeket zsinórmértékként kell tekintenie, s azokat az illető szerv funkciójának közvetlen ismerete alapján ki kell egészítenie azokkal az iratíajtákkal is, melyek selejtbe nem kerülhetnek, de amelyek a felügyeleti hatóság által készített ügykörjegyzékben nem szerepelnek. A mindennapi élet gyakran tár fel olyan ügyeket, melyekre az ügykörjegyzékek készítője nem gondolhatott Az ügykörjegyzékekben nem szereplő, de további megőrzést igénylő 'iratfajtákra az irattárosnak a felügyelő szerv figyelmét fel kell hivni s ezek alapján a jegyzékek kiegészítését módosítását kei! javasolnia. 5. Irat kölcsönzési segédletek. Az ügyiratok az irattári elhelyezés után is az iratokat létrehozó szerv rendelkezésére állnak. Az ügyintéző szerv előadói az iratokat kérhetik szerelésre, amikor az irattárosnak az utóirat számát a vonatkozó segédkönyvben fel keli jegyeznie, de kérhetik rövidebb ideig vagy hosszabb ideig tartó kölcsönzésre is. Utóbbi esetben az irattáros a kikölcsönzött irat helyére az előadók által kiállított téritvényt vagy őrjtgyet helyezi el. Ez azonban egymagában nem elegendő rendszabály, hogy az irat helyére vissza is kerüljön. Éppen ezért az irattárosnak kölcsönzési és határidőnaplót kell vezetnie* 41 kölcsönzési naplóban a kikölcsönzött irat tárgyát, évét, jelzetét, terjedelmét a kiadás és visszaérkezés időpontját kell feltüntetnie. A határidőnaplóban az irat visszaadására kitűzött hónapra és napra vonatkozó iapon elegendő hivatkozni a kölcsönzési napló sorszámára és évére. Kisebb kölcsönzési forgalom esetén a határidő-napló használata természetesen figyelmen kivül hagyható. Az irattárosnak az iratok kikölcsönzését általában a legszükségesebb esetekre kell korlátoznia. Ha a kölcsönvett iratok megsérülnek vagy megsemmisülnek, az irattáros jegyzőkönyvei koszit a megsérülés vagy megsemmisülés körülményeiről. A jegyzökönyvei az iratot kölcsönvevő osztály vezetője és az irattáros együttesen irja alá* 6. Levéltári megőrzésre átvett iratok átadási Jegyzéke*. Mint^ osztályoktól és ügyintéző csoportoktól érkező iratok átadási-átvételi jegyzékét az átadók, ugy a levéltári megőrzésre átvett iratok átadási jegyzékét is az átadó, ez esetben az irattáros készíti el. Az átadási jegyzéknek nem kell kiterjednie a legkisebb őrzési egységekig, elegendő csupán a raktári egységeket feltüntetni. Az átadási jegyzék tartalmazza a levéltári őrizetbe adót 139