Levéltári Híradó, 9. (1959)
Levéltári Híradó, 9. (1959) 3–4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Jenei Károly: Irattári segédletek / 137–140. o.
Jenéi Károly; IRATTÁRI SEGÉDLETEK Az irattár legfőbb rendeltetése és leiadata, hogy az illető szerv iratait, kialakított irattári rendszerükben sértetlenül, az ügyvitel és levéltár számára bizonyos meghatározott Időpontig megőrizze. A megőrzés természetesen nem Jelentheti az iratok egyszerű átvételét és ötletszerű elhelyezését Az iratok ügyviteli értéke azoknak irattári elhelyezése után is Jó ideig megmarad, az ügyintézés érdeke ezért egymaga is megköveteli azt, hogy az irattár kezelőjének az őrizetére bízott iratanyag íeíett áttekintése legyen, az iratanyagban tájékozódni és eligazodni képes legyen. Ha az irattárod e leiadatát valóban teljesíteni akarja, nem nélkülözheti az irattári segédletek támogatását Az irattári segédletek elvileg nem azonosak az iratok nyilvántartásba vételekor készült iktató könyvekkel, iratnyilvántartó kartonokkal és különböző mutatóköny vekkel, melyeket együttesen ügyviteli segédleteknek szokás nevezni. Az ügyviteli segédletek elsősorban a Jó és gyors ügyintézés elősegítése érdekében készülnek, femellett, ha az iratok irattári kezelésbe kerülnek, az ügyviteli segédletek irattári segédletekké válhatnak. Az irattári segédletek döntő íeladata az ügyviteli segédletekkel szemben az, hogy az iratok megőrzését elősegítsék és megkönnyítsék* Az irattári segédletek Töíeladatuk mellett ügyviteli jellegűek is lehetnek, amire Jellemző példát szolgáltathatnak a közigazgatási ügyintézésben hosszú évtizedeken át használatban voK alapszámos iratkezelési rendszerben készült irattári segédletek, 1* Az irattári sorköny az alapszámos iratkezelési rendszer irattári segédlete volt A 1 közigazgatási ügyintézésben 4949/1950. évig központosított hatkeselés, az iraínyílvantaiv tás és az irattár között közvetlen szoros kapcsolat volt Az iktatóhivatal nyilvántartásba vette a beérkezett iratokat, az irattáros megállapította az iratok' irattári számát az iratokat elintéző* végett megkapták az illetékes előadók és elintézés után az iratok visszakerültek végleges helyükre az irattárba. Az irattári szám. az alapszám megállapítása alkalmával az irattáros legfontosabb segédlete, a sorkönyv volt Az iratok alapszámát, irattári elhelyezését tartalmazó sorkönyv két rovatból állt. Az első rovat az iktatószámokat tartalmazta számsorrendben, egytől folyamatosan, ahány iktatmány volt abban az évben, a második rovat pedig az alapszámokat ha az alapszám nem volt azonos az iktatószámmal. Az első rovatot év elején számosógéppel végíá sorszámozták, a második rovatot az alapszám megállapításakor az irattáros töltötte Jet Ha az iktatott irat tárgya abban az évben többször nem fordult elő, természetesen a sorkönyv második rovata üresen maradt mert az alapszám azonos volt az iktatószámmal. Az alapszám mindig az ügyirat első iktatott száma volt Ha tehát az ügyben ujabb irat érkezett SLÍ irattáros az uj iktatószám mellé a második rovatba az illető ügy első iktatószámát Jegyezte be, mint alapszámot Ha az ügy végleges elintézése áthúzódott a következő évre, akkor abban az ügyben a következő évben érkezett irat' intézkedés első iktatószáma lett az alapszám, melyet az előzd évi sorkönyvben az ügynek első iktatott számának alapszám rovatába is be keiiett Jegyezni. A röiyO számos iktatás és alapszámos irattározási rendszernél a sorkönyv melleit az iratok Hasznalatát és kielégitő megőrzését elősegítették az iratjegyzékek is. Az iratjegyzék egész iv í&rjedelmü irattartó volt melyben a vonatkozó ügyhöz tartozó valamennyi iratot egyesíteni keiiett az iktatószámok sorrendjében. Az iratjegyzékben elhelyezett iratok iktatószámait az Iratjegyzék első lapján feljegyezték. Az iratjegyzékkel egybekapcsolt iratok alkották az ügyiratcsomót Az alapszámot valamennyi iktatott irat külzeién a bal alsó sarokban és az iratjegyzéken is ugyanéit feltüntették. Az iratjegyzék az összetartozó iratok együttes megőrzését áttekinthetőségét és az ügylratcsomó egyes iratainak gyors megtalálását biztosította. Minden egyes ügy iratai számára külön iratjegyzék készült Az iratjegyzék az Ulető ügy intézése közben is irattári helyén volt emlékeztetőnek visszamaradt az ügyiratcsomö helyén akkor is, ha az iratokat az ügyvitel kölcsönvette. A sorkönyv és iratjegyzék központosított iratkezelés esetében megfelelő irattári segédJaí volt az ügyviteli érdekek kielégítése mellett az iratok megőrzését is viszonylag biztosította.
