Levéltári Híradó, 8. (1958)

Levéltári Híradó, 8. (1958) 1–2. szám - KÜLFÖLDI LEVÉLTÁRI SZAKKIADVÁNYOKBÓL ÁTVETT CIKKEK - Sznliko, T. G.: Az állami levéltárak útmutatói összeállításának módszertanáról: Isztoricseszkij Arhiv, 1957. 4. sz. / 163–174. o.

A levéltári fondleirások legfőbb és legfelelösségteljesebb része az annotáció. Nem könnyű do* log többtizezer levéltári ügy tartalmát a szükséges teljességgel az útmutató két-három oldalán megfogalmazni: e munkában nem lehetünk meg általánosítások nélkül. Mielőtt még az annotáció összeállításához hozzákezdenénk, szükséges, hogy már a leltárak és őrzési egységek áttekintése során megjelöljük a fond anyagainak tartalmát, ezután, a íond profiljával összhangban kell összeállítani az anyagok ismertetésének sorrendjét, majd megjegyzéseinket rendszerezzük és csak ezután irjuk az annotációt, méghozzá ugy, hogy a fond egyes anyagcsoportjainak tartalmát folyamatosan, egymásután fejtjük ki. A fondanyag egyes csoportjainak az annotáció céljából történő csoportosítását az esetek többségében a tárgyi-tematikai elvre kell alapozni, ami természetesen nem zárja ki más elvek alkalma* zását vagy egyidejű alkalmazásukat. Ha olyan fondról van szó, amelyet különböző funkciójú és egymástól eltérő Jellegű anyagokat tartalmazó strukturális részek anyagaiból állítottak össze, az annotálas strukturális részenként oldható meg* A specializált, ideiglenes, egy valamilyen kérdéssel foglalkozó intézmények anyagainak annotálása történhet az intézmény vagy tárgyalt probléma fejlődésének szakaszai szerint, vagy a dokumentumok fajtái szerint (a íondképző megállapítása és létrehozása, a probléma vizsgálatának előkészületei; - ill,; a íondalkotó által összegyűjtött tervek és anyátgok, Jegyzőkönyvek, döntések, levelezés, stb.) Az olyan intézmények anyagait, amelyek speciális funkciót töltenek be (például, a forradalmi mozgalom elleni harc, a társadalmi mozgalom, sajtó stb. megfigyelése), de hosszú Ideig fennállottak, a forradalmi és-társadalmi fejlődés stb* kronológiai periódusai szerint kellene csoportosítani. Némely fondok annotálásánál megengedhető volt a territoriális (földrajzi) elvnek mint alapelvnek alkalmazása, vagy ennek más elvekkel való együttes alkalmazása. A személyi fondok annotációit csoportok alkotása nélkül lehet megirni, azonban az anyag-elrendezés elfogadott sorrendjének betartásával: személyi dokumentumok, naplók és emlékiratok, kéziratok, le.velezés) lehetséges és néha szükséges is tárgyi-tematikai szemponti csoportok létesítése: • A krimi háború*, *Az 4864. évi parasztreform végrehajtásának előkészületei* stb.) vagy a íondképző által betöltött állások szerint: (pl.: «N.P. Ignatyevnek, mint törökországi követnek tevékenységére vonatkozó anyagok*, «... belügyminiszteri minőségben* stb.). A családi fondok esetében a család egyes tagjainak anyagaiból képezhetünk csoportokat (a fond személy szerint tagozódó részlegei), A fond-annotációk összeállításakor anyagcsoportok létesítése lehetséges és szükséges, a kiadott útmutatók fond-annotációinak nagyrészénél éppen az ilyen anyagcsoportosltás hiánya az egyik lényeges hiányosság. A kiadott útmutatók egész sorában az annotációk jelentős része tulajdonképpen nem más. mint egyes kiválasztott ügyek felsorolása. w

em tárják fel ezek a íond tártalmát, csak célzásokat tesznek rá és ezzel lehetővé teszik azt hogy a kutatónak a fond állományáról gyakran helytelen sejtelmei alakulhassanak ki. Az ilyen, a íond-állományt illusztráló felsorolásokba leggyakrabban azokat az ügyeket és dokumentumokat vették be, amelyek a történelmi irodalomban már amugyis régen ismeretesek, ugyanakkor, a kevésbé ismert vagy teljesen ismeretlen, de tudoraányos szempontból nagyjelentőségű és széles érdeklődésre számot tartható dokumentumokat meg sem említették, éppenséggele körül*: ménnyel magyarázhatók azok a későbbi sajtóközlések, melyekben fontos dokumentumok szenzációs • napvilágrakerüléséről* van szó, holott többnyire az ilyen dokumentumok éppen nem valamiféle újonnan napvilágra került lelőhelyről szárraaznalc, hanem a már rendszerezett és részletesen leirt fondok valamelyikéből. A CGAKA. CGVIA és CGADA útmutatóiban különösen széleskörű alkalmazást nyert az annotációknak f onddokumentum ok és ügyek felsorolásával történő helyettesítése, igaz. ezek a levéltárak - mint mások is - csoportosították a? anyagokat azonban a dokumentumok fajtái szerint gyakran azok tartalmának feltárása nélkül. Például, a CGAKA útmutatójában az egyes fondokat gyakran ilyen csoportokra osztják: íDírektivák*, «Folyóiratok*. «Jegyzőkönyvek*. <Operatív parancsok*. (Hadműveleti áttekintések*. • Felderitési jelentések*, stb.*- az omszki területi levéltár útmutatójában, ahol a *Folyóiratok* és «Beszámolók* megjelölés százszor is említve van, egyáltalán az egész XIX. századon át és a XX. század elején sem szerepelnek utalások nyü%atszibériai parasztzavargásokra vonatkozóan. Felesleges beszélni arról, hogy az ehhez hasonló <annotálás* nem sokat magyaráz meg a kutatónak, akit elsősorban nem a dokumentumok fajtája, hanem azok tartalma érdekel.