Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 1–2. szám - KÜLFÖLDI LEVÉLTÁRI SZAKKIADVÁNYOKBÓL ÁTVETT CIKKEK - Nazarova, Z.–Karnauhova, O.: A megőrzésre nem érdemes levéltári anyag kiselejtezése: Arhivnoje Gyelo, 46. sz. / 151–183. o.

pirók*, últalános ügyek*, •Különböző* és •Általános levelezés*. Azonos őrzési idejű iratok esetén az egymást fedő megnevezéseket el kell hagyni. Például nem szabad külön tételbe elkülöníteni •A személyzeti állományra vonatkozó rendelkezéseket* ha az illető szervre vannak általános rendelkezések, sem •A felelős munkások jegyzékeit*, ha vannak a «Munkások jegyzékei*. Ne használjunk a jegyzékben különböző rövidítéseket mint például •Tőkeber, építkezés* *Tő* keberuházásos építkezés* helyett vagy • Gép. utak* • Gépesített utak* helyett • Adm. gazd. munka* • Adminisztratív gazdasági munka* helyett. Megengedhetetlen az is, hogy a jegyzékben •stb* szót használjuk, mivel ilyen szavak bármely anyag önkényes beiktatását megengedik. Nem kis feladatot jelent az egyes tárgyak és meghatározott iratfajták egyes változatai őrzési határidőinek megállapítása. Ahlioz, hogy meghatározzuk a határidőket a jegyzék egész sokféleségét politikai, tudományos, tájékoztatási és jogi értékük tekintetében megfelelő módon értékelni kell. Minden egyes tárgyra vonatkozó anyag értékelése nem lehet mindig azonos, tekintettel arra. hogy az illető konkrét tárgyra vonatkozó dokumentumok különböző jelentőségűek. A dokumentumokat őrzésük idejének megállapítása és e határidők helyes meghatározása szempontjából csak olyan személyek bírálhatják el, akik alaposan ismerik az illető szerv munkáját és felelősek is azért. A jegyzékben feltüntetett őrzési határidőket, a főhatóság további tevékenységének érdekét tartva szem előtt határozzák meg. E mellett figyelembe kell venni a törvényben rögzített, továbbá más főhatóságok szükségletei megkövetelte általános és egyedi irat megőrzési határidőket valamint a jövőben a szerv történetének megírásához szükséges anyag jelentőségét is A jegyzék egyeztetésekor a levéltári főigazgatóság az anyagok történelmi értékéből kiindulva megváltoztathatja a jegyzéket, de nem rövidítheti az érdekelt íöhatóság beleegyezése nélkül azon őrzési határidőket, amelyeket a főhatóságok (szerveid gyakorlati működésük érdekében állapítottak meg. Amikor a levéltári főigazgatóság megvitatja valamelyik szerv jegyzéktervezetét kívánatos hogy az ellenőrző bizottság ülésén jelen legyen azon szerv illetékes képviselője is. melynek jegyzékét megbírálják A főhatósági jegyzékekben a hatáskörök egyes fokozatai szerint is differenciálni kell az őrzési határidőket. Az a kérdés, hogy melyik hatásköri tokon kell megőrizni a különböző anyagokat igen felelősségteljes és bonyolult természetű. Amikor az ügy átér az alárendelt szerv fondjából a felettes szerv fondjába, keletkezhetnek olyan dokumentumok, amelyek tükrözik vagy teljesen el is nyelik a selejtező szerv dokumentációjának megfelelő részét Amikor tehát az illető szerv hatásköri rendszer fokozatait vizsgáljuk, tisztázhatjuk, hogy egyes kérdések milyen fokozaton fejeződtek ki a legteljesebben, ebből viszont megállapíthatjuk annak célszerűségét is, hogy a vonatkozó anyagokat melyik fokozaton kell meghagyni? Azon tételekben, melyekben egy és ugyanazon címen különböző jelentőségű anyagok bújnak meg, például: •Bírósági ügyiratok visszaélések és sikkasztások tárgyában* •Beszámolók kiküldetésekről*. <Panaszok és a velük kapcsolatos levelezés*, az őrzési határidő ieltüntetése után •R, K-» megjegyzést használnak (selejtező bizottság). Ez azt jelenti, hogy a szerv által megszabott őrzési határidő elteltével az illető ügyiratot a selejtező bizottság még felülvizsgálja A bizottság ennek alapján fog határozni, hogy megőrzi-e vagy megsemmisiti-e az illető ügyiratot A selejtező bizottság határozata a levéltári főigazgatóság elé kerül jóváhagyásra Az őrzési határidőket az illető anyagnak az ügykezelés által történt lezárását követő év január -1-vel számítják. Olyan esetekben, amikor ez az idő kevesebb 1 évnél, az őrzési határidőt azon naptól számítják, mikor az ügykezelés ténylegesen bezárta az ügyiratot Az ügyiratok, könyvek stb, őrzési határidőinek meghatározásánál az időt a jegyzék minden egyes tetejénél egyértelmű jelzéssel kell feltüntetni: •áll.* (állandó megőrzés), vagy •lO év*. «5 év* stb„ A jegyzék tételeit végigfutó számozással jelölik A jegyzék fejezeteit római számokkal látják el. A jegyzék előtt legyen tartalomjegyzék, a fejezetek címeinek feltüntetésével, s minden fejezet esetén utalással a jegyzék megfelelő lapjaira, tételei kezdő és végső számaira A íMegjegyzés* rovatot széleskörben fel kell iiasználni mindennemű utalásra és magyarázatra. Például, ha a jegyzék különböző fejezeteiben eiőforduló azonos nevű és azonos őrzési határidejű anyagokat közös fejezetben foglaljuk össze, akkor a •Megjegyzés* rovatban megfelelően, utalni kell: «azonos tárgy a ... fejezetekben*, vagy *a .... ágakban* 435