Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 1–2. szám - KÜLFÖLDI LEVÉLTÁRI SZAKKIADVÁNYOKBÓL ÁTVETT CIKKEK - Nazarova, Z.–Karnauhova, O.: A megőrzésre nem érdemes levéltári anyag kiselejtezése: Arhivnoje Gyelo, 46. sz. / 151–183. o.

Á jegyzéktervezethez instrukciót mellékelünk, amely - hogy már előre kizárjuk a hibák lehetőségét - foglalja össze mindazt, amit az illető jegyzéket használóknak tudni kell. Az instrukcióban részletesen ismertetni kell az illető jegyzék szerkezetét, rá kell mutatni a jegyzék rendeltetésére és ki kell íejteni a jegyzék gyakorlati használatának módjait, végül fel teell tüntetni a jegyzék használatáért felelős személy nevét is, "?, Fejezet A MEGŐRZÉSRE NEM MÉLTÓ ANYAG KISELEJTEZÉSÉNEK MEGSZERVEZÉSE AZ ÁLLAMI LEVÉLTÁRAKBAN Az állami levéltárakban a megőrzésre nem méltó anyag kiselejtezésének alapvető módszere, a közvetlen selejtezés, amelyet a levéltár igazgatójának kijelölésére és annak felelősségére a szervezett selejtező bizottságok végeznek. A bizottság elnöke az igazgató vagy helyettese. A bizottság tagjai azon tudományos munkatársak, akik képzettségük és a rájuk bizott levéltári munkaterület ismerete folytán legjobban tájékozottak a levéltári anyag tartalmában. Amikor a selejtező bizottság valamely íond selejtezésébe kezd, készítse el azon szerv struktúrájának és ügykezelésének vázlatát, amelynek működése nyomán a fond kialakult Miután ismeretessé vált a struktúra, állapítsa meg a fond részei selejtezésének sorrendjét, kezdve a szerv azon alosztályaival, amelyek vezető jelentőségűek voltak. Az előzetes előkészítés után a selejtező bizottság átvizsgálja a levéltári anyagot. Működését azonban nem korlátozza, csupán az ügyiratok címének elolvasására, hanem átvizsgálja az egész ügyiratot kezdetétől végéig, hogy meghatározza, megőrzendő-e vagy kiselejtezendő-e az. A megőrzésre nem érdemes anyagokat a selejtező bizottságok a levéltári anyag tudományos ős gyakorlati jelentőségének közvetlen értékelése alapján határozzák meg, Hgyelembevéve a létrehozó szervek utasításait, amelyekben megállapították azon határidőket, amelyeken belül az anyag nélkülözhetetlen a gyakorlati felhasználás szempontjából. A selejtező bizottság tagjai sorából állandó titkárt választ. A selejtező bizottság üléseire mindig meghívják az érdekelt róhatóságok képviselőit, mivel azok tudják a legjobban értékelni a dokumentumok gyakorlati jelentőségét a főhatóság számára. A selejtező bizottság által választott előadó a bizottság ülésén részletesen beszámol, kifejti a megőrzendő és a kiselejtezendő levéltári anyag jellegzetességeit, végül a kiselejtezés okait. Ha azonos a kiselejtezésre és megőrzésre leadott szavazatok száma az anyag megőrzésre kerül. Ha viszont a kiselejtezés ellen szavazók kisebbségben maradnak, akkor az anyagot kiselejtezendőnek ítélik, de a selejtező bizottság jegyzökönyvében megindokolják a kisebbség külön véleményét (a selejtező bizottság jegyzökönyvének mintáját lásd alább). A közvetlen selejtezés módszerén kívül a selejtező bizottságok a levéltári anyag selejtezéséhez használják a Központi Levéltári Igazgatóság által az 4927~4930. években összeállított jegyzékeket is (lásd az 5. sz. mellékletet). A pénzügyi és anyagi szempontból másodrendű fontosságú beszámolók, valamint a tömeges és sablonos jellegű anyagok selejtezését a <Másodrendü fontosságú pénz- és anyagnyilvántartás, valamint a tömeges és sablonos jellegű a meghatározott határidők lejártával a levéltári szervek jóváhagyása nélkül kiselejtezhető anyagok jegyzéke* alapján végzik. (Jóváhagyta a Szovjetunió Központi Levéltári Igazgatósága 1938. II. 25.) A központi levéltárak selejtező bizottságainak határozatait a SZU központi levéltári bizottsága mellett működő Selejtezési Ellenőrző Központi Bizottság hagyja jóvá. Azon levéltári igazgatóságoknál, ahol nem szerveztek ellenőrző bizottságokat, a selejtező bizottságok határozatait az OSZSZSZK Központi Levéltári Bizottsága mellett működő Közponü Selejtezést Ellenőrző Bizottsága hagyja jóvá. A területi, határterületi és köztársasági levéltári igazgatóságok mellett működő selejtezési bizottságok összetétele és működési köre azonos a közponü levéltárak mellett működő bizottságokéval. A selejtező bizottság határozatait a helyi ellenőrző bizottságok hagyják jóvá. A .helyi ellenőrző bizottságokat az autonóm köztársaságok központi levéltári igazgatóságai mellett, továbbá az autonóm ^területek levéltári igazgatóságai és a terüleü és határterületi levéltári igazgatóságai mellett'szervezik meg. Az ellenőrző bizottság elnöke az illető levéltári szerv vezetője. Az ellenőrző bizottság állandó tagjai a levéltári szerv szakképzett munkatársai továbbá a tájismereti bizottság *66