Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - FIGYELŐ - Lengyel Alfréd: Városi irattárak iratrendje és irattári terve / 599–605. o.

feladatkörök bizonyos iratcsoportok vagy alcsoportok átvitele révéri simán átutalhatók egy-egy szak-* irattár kezelésébe, k rendszeres lazítás folytán az ü^atterv a szükséghez képest bármikor kiegé* szithető, sőt a legnagyobb hivatalok számára is kiszélesíthető* Ez az iratterv módszerbeli rugah mássága, melynek a kommunális élet gyakorlatában való alkalmazása a KGSt érdeme. 3/3* Iratjelzet=ügyjelzet Hatásos eredményt azonban az egész vonalon csak ugy lehet elérni, ha az igazgatás-tagozódási, feladat-tagozódási és irattervét egymással összeegyeztetjük. Ez esetben az iratjelzet egyúttal ügyjelzet gyanánt is szolgálhat és ez nemcsak a hatóságoknál ténykedők, hanem a hatóságok segítségét igénybe vevők számára is nagy könnyebbséget jelent Az iratjelzetekből ilyképpen közvetlenül kiolvasható az illetékesség is. Tudjuk, hogy az iratjelzet hat számjegyből áll, ezek kö* zül a négy első minden városi igazgatási szervnél egyformán tagozódik. Ha tehát pl. egy ügyfajjelzet 40 30* akkor ezelatt az összes városoknál, nagyság-kategóriájukra való tekintet nélkül, az igazgatás vezetőjének ügyei futnak, vagy 35 40 alatt a biztosító intézeti rokkantbiztositás ügyeit, lehet megtalálni. Habár ezt az egyszerűsítést máról-holnapra nem is lehet végrehajtani, távolabbi célkéntfeltétlenül megvalósítható a fenti módszerek

1 segítségévet a közigazgatás további egyszerűsítése ér* dekében. Fontos azonban, hogy azon városoknál, melyeknél helyi vagy gazdasági okokból kifolyólag valamely feladat kiesik, az így Üresen maradó hely be ne töltessék. Különben a gyakorlatban ez már igy történt. «* A

5 legnagyobb városok esetében az egyes hivataloknak részlegekre való felbontása elkerülhetetlen. Ilyenkor a hivatalt jelölő számjegy után, egy ferde választó vonal beik* tatásával a részleget jelölő számjegy következik. PL 14/3= a személyzeti osztály dolgozóinak részlege* A városi irattárak irattervéhez kimerítő cimszójegyzék kapcsolódik, mely használatát lényegesen megkönnyíti. 4. A városok igazgatási tagozódása t A «Városok igazgatási tagozódása* c. elaboratum előkészülőben lévő 3. kiadása a külön* böző nagyság-kátegóriáju városok részére (8 osztályban) feladat-tagozódási terveket mutat be. Természetes, hogy ezek a tervek az egyes kategóriákban az igazgatási keretek különbözősége folytán, a különálló igazgatási hivatalok, feladatkörök számát tekintve egymástól eltérőek, de a rendszer .valamennyinél azonos és alkalmazásával, az igazgatási feladatok célszerű kapcsolásával a közigazgatás egyszerűsítését következetesen végre lehet hajtani. Az irattervek iratjelzeteinek számJegyeit a különféle feladatkapcsolások nem érintik, a központi postaelosztónak azonban figyelemmel kell kisérnie az irattervet, mely feltünteti, hogy az egyes feladat-kapcsolások iratjelzetei mely hivatalokhoz tartoznak* > & szerző befejezésében igen örvendetesnek mondja azt akörülményt, hogy a városi levéld tarosok 1955. évi konferenciája a KGSt-nek ezt' az elaboratumát is helyeselte. Véleménye szerint ez is egyik biztositéka lesz annak, hogy a városigazgatás a kölcsönös megértés szellemében egyre jobb és egyszerűbb munkát íog végezni. / + + + Dr. Werner Jahnig tanulmánya a. közigazgatás egyszerűsítése kapcsán olyan rendszert állit fel a városi irattárak ügykezelésére, mely bizonyos élőfeltételek mellett, sajátos hazai viszonyaink* nak megfelelő változtatásokkal, nálunk is orvosolná a városi és megyei tanácsok irattáraival szemben emelt kifogások nagy részét. Egyik legfontosabb ilyen .előfeltétel az volna,: hogy az egyes hivatalok ügykörei véglegesen tisztázódjanak, egymástól elkülönüljenek, mert a különböző feladatkörök jelenlegi összefonódottsága lehetetlenné teszi az egységes irattári terv kidolgozását és rendV # 603