Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - FIGYELŐ - Lengyel Alfréd: Városi irattárak iratrendje és irattári terve / 599–605. o.

íatott termékét meg kell őrizni, mihelyt a folyó ügymenetben feleslegessé válik, amennyiben jogf vagy történeti szempontból értékkel bir. Ide* tartpznak az okleveles értékkel biró képek és filmek is. Az egyéb levéltári anyag fogalmi körébe tartoznak az egyes intézmények, személyek és esd* ládok levéltári őrzésre alkalmas iratai, melyeknek a város története szempontiából jelentőségük van. fiinak eldöntése, hogy a folyó ügymenetnek valamely iratanyagát megsemmisítsék, avagy levéltári megőrzésre adják, a levéltár feladata. Ezzel biztosítva van, hogy a levéltáros tudomása nélkül semmifélé irat sem kerül a megsemmisítés sorsára* A közigazgatásnak különleges megőiv zé.si kívánalmait a levéltárnak természetesen figyelembe kell vennie. I 2/9. Összefoglalás v A KGSt-nek a városi irattárali számára felállított iratrendje tehát azon alapelvek rövid és szabatos foglalata, amelyek megmutatják, hogy takarékos és áttekintő igazgatás mellett, egy—egy városigazgatás keretében, miként lehet és kell az iratokat a helyi viszonyoknak megfelelő rend* szerbe foglalni. Örvendetes, hogy a városi levéltárosok ezt a fejlődési irányt magukévá tették és konferenciájuk is ezt az iratrendet helyesnek találta. Ez a körülmény minden bizonnyal előmozdítja majd a város* és levéltárigazgatás kölcsönös együttműködését. 3. Városi.irattárak irat terve A KGSt. «Városi irattárak iratterve* c. tanulmánya szintén a *Városok igazgatási tagozódása* cimü elaboratumon épül fel s tulajdonképpen a részleteire bontott feladat-tagozódás tervének lehetne nevezni. A hivatalok számának megfelelően 40 feladatcsoportot, illetve 40 rész-irattervet loggiái magában. Ezek közül a lakáshivatal (36) részére nincsen terv kidolgozva, mivel feladatai állandóan változnak. Úgyszintén nincs még tervük a magánüzemeknek és a ^Nemzetvédelmi terhek hivatalainak, A rendőrhatósági szervek részére természetszerűleg nem készül terv. 3/4. Iratcsoportok, alcsoportok, tárgykörök és ügyiratoki az, iratterv stabilitása Az egyes tervek iratcsoportokra, alcsoportokra, tárgykörökre és ügyiratokra vannak felbontva. Amíg az iratcsoportok és alcsoportok minden városnál azonosak, hiszen a feladatok is egyformák, a tárgykörökre és ügyiratokra vonatkozó tervek csupán példákat sorolnak fel, melyek í a helyi szükségletek szerint csökkenthetők vagy-szaporíthatok. Igen előnyös, ha a városok feladat* tagozódása egységes, de ennek előfeltétele, hogy az emiitett elaboratum alapelveit gyakorlatilag megvalósítsák. Különálló igazgatási egységek (osztályok) és hivatalok költségmentes átszervezése, társítása csak így képzelhető el. Így pl. a hivatal-vezetőség (főhivatal) a személyzeti és statisztikai ügyeket is intézheti, bár az iratoknak ilyen esetben is külön választva kell maradniok. Ha tehát a főhivatal intézi a jelzett ügyeket, ennek közös számjegyjelzete a 10-e.s lesz, a személyzeti iratom kat azonban a ll*es, a statisztikai ügyeket a 12*es számjegyjelzettel kell ellátni. Ha esetleg későbbi átszervezés folytán egy különálló 44-es jelzetű hivatal alakul* az minden nehézség nélkül átveszi a 11-es jelzetű iratanyagot. így az iratterv megtartja stabilitását, nem kell alkalomadtán változtatni, sem szétbontani. 3/2. Az iratterv mélységi tagozódása és rugalmassága Ezek szerint tehát a városi irattárak iratterve állandó jellegű, de fontos, hogy alkalmazható legyen a városok minden nagyság-kategóriájára és állandóan bővüljön a követelményeknek megfelelően. Ez az iratterv mélységi tagozódása utján érhető el, miáltal a szakelőadói irattárait mai decentralizált iratkezelésének igényei is mindenben kielégítést nyernek. Ily módon összeíüggő 604 ' | \ , . • *