Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - Komoróczy György: A tizedes (decimális) iktatási rendszer tapasztalatai Hajdú-Bihar megye államigazgatási szerveinél: közigazgatási számrendszer és csoportszámos iktatás, 1949–1956 / 359–397. o.

kellett volna iktatnia az ügydarabot. (Lakásgazdálkodás.) Debrecen város tervosztálya a tervnyomtatványok beszerzését a papíripar ügyei alatt. 52/4-4/1955. sz. alatt iktatta, mig az Országos Tervhivatal: 20-119/VI/1955. sz. alatt. A vállalatok irányításának és jövedelmezőségének ügyiratai is különböző számokat kaptak: a tervosztály pl. 12/3-4/1955, az oktatási osztály 312-7o/l955, az egészségügyi osztály 2o/6-l/l955. IX., a mezőgazdasági osztály 6263-43/l/1955. sz. alatt tartotta nyilván ugyanazt a tárgyat, mig az Országos Tervhivatalnak idevonatkozó alaprendelete 12/39/Vl/1955. számot kapott. A számok ilyen őserdejében nem lehetett kiigazodni! A közigazgatási számrendszernél találkozunk azzal a jelenséggel, hogy nem ismerték fel az iratok funkcióját, ren.deltetését Ugyanezt a hiányosságot észlelhetjük a csoportszántos iktatásnál is. Ennek volt a következménye pl. az, hogy a debreceni járás titkársága a 104 alcsoport alatt iktatott minden ügyet, melyet valamilyen formában neki magának, vagy az alárendelt végrehajtóbizottságnak kellett elintéznie. S ezt a helytelen elméleti kiindulást érvényesítette attól függetlenül, hogy begyűjtésről vagy szabálysértésről vagy más valamilyen ügyiratról volt szó. A negyei tanács a létszámengedélyozéseket vagy létszám tör léseket a 3 főcsoport alatt kezelte, pl. 3-1/86/1954, Titk, Ilyenmódon a 141 (munkaviszony) alcsoport alatt tárgyalandó ügyeket összekeverte az engedélyezett vagy törölt állások költségvetési kihatást tartalmazó ügyeivel. A debreceni járás titkársága a megyei tanács ilyen irányú rendeleteit a 114 alatt iktatta s ez helyesebb érzékre mutat, mert az irat funkciójának elvéből indult ki. Az ügyé*k tárgyi-tartalmi elemeinél: és funkciójának együttesét a számok bontása valósíthatta volna meg, tehát az. ha nem egy számot vesznek igénybe a csoportokon belül, hanem többet S az államigazgatás szervei erre sok esetben nem gondoltak, ami miatt teljesen megváltozott az ügydarabokban kifejezésre jutó számok jelentése. Ezzel az eljárással találkoztunk akkor, amikor a Közlekedés és Postaügyi minisst ériunnak 733/93/1954. számú rendeli:eafcsét az állami utak mentén elkövetett szabálytalanságokról a debreceni járási tanács vb. titkársága 7-48/1954. sz. a. iktatta be s ezzel eltakarta a konkrét ügyet Vagy a debreceni postaigazgatóság 764-416/1954. VIII. sz. átiratát a távbeszélő szolgálat szabályozásáról, megszervezéséről aratás idején egyszerűen a 7-34/1954. sz. alá vette, amivel nem a távbeszélő szolgálatot hangsúlyozta ki, hanem egyszerűen az ügynek postaügyi vonatkozását. A megyei tanács 93-37/1954. sz, a. iktatta az aratás idején szervezendő tűzrendészet ügyét a 935 helyett (igazgatási o.) s még helytelenebből járt el a debreceni járási tanács, amikor kizárólag a 7-34/2/1954, sz. a. tartotta nyilván az iratot, vagyis csak a Iöcsoportot vette figyelembe. Nem szabad ellelejteni, hogy ebbe a főcsoportba tartoztak pl. a begyűjtési iratok is. Az irat funkciójának teljes félreismerése jellemzi a debreceni járási tanács .titkárságát akkor, amikor az Egyeztető Bizottsághoz fellebbezett s illetménykérdcsekre vonatkozó ügyiratokat a 105 szám alatt iktatott be. bár ez a számcsoport a tömegszervezetek stb. munkájára vonatkozik. Pl. 105-42/1954, A Területi Egyeztető Bizottság ugyanakkor helyesen 138 sz. a. iktatta a hozzá fellebbezett ügyeket tehát • munkaügyi viták* alatt kezelte. A járási tanács titkársága a TEB-től hozzá visszakerült iratokat a helyes iktatószám helyett ismét a 105 alá vette. Pedig nyilvánvaló, hogy ilyen esetekben nem a tön egszervezeti jelleg fontos, hanem a munkaügyi vita kérdése s ebben a tárgyban történt a íellebbezés is ! Az áthelyezést besorolást stb, is ttanácsi nüködés»-nek fogta fel a járási igazgatási osztály s emiatt az ilyen ügyeket 104 alatt iktatta, vagyis teljesen háttérbe szorította az iratok funkcióját, az intézkedések colját, hanem ehelyett kizárólag az intézkedő szerv tevékenységét vette tekintetbe. Ez az eljárás valóban bürokratikus és formális volt Magának a csoportszámos iktatásnak rendszeréből következett hogy azért, mert nem bontotta fel az útmutató a számrendet szakcsoportokra, a tartalmi mozzanatokra az iratok iktatása nem figyelhetett Az iktatószán nem tudta követni az élet íejlődését, változásait s kissé megmerevedett a kialakított főcsoportok sémáiban. Nen tudta követni azért sen, mert egységes iktatást vezetett be az államigazgatás minden területén, holott a külföldi gyakorlat is arra hivta íel a figyelmet, hogy más-más módszert kell követni az országos hatósugarú hivataloknál, mint a községi tanácsoknál. Ha az Útmutató mindjárt szakcsoportokra is felfigyelt volna, tökéletesebb rendszert alakithatott volna ki. Milyen logikai alapja lehet annak, hogy pl. a •sajtóügyek* cimszó alá keli vonni a 872 csoportszám rendjében nemcsak 383