Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - Komoróczy György: A tizedes (decimális) iktatási rendszer tapasztalatai Hajdú-Bihar megye államigazgatási szerveinél: közigazgatási számrendszer és csoportszámos iktatás, 1949–1956 / 359–397. o.

tővé visszakeresésüket az dönti •! a népgazda»ág Javára történő további felhasználásuk gyorsaságát s nem utolió sorban, főként a kádermunkánál és a tervmunkánál, a politikai felvilágosps alapja lehet A Jó hivatali ügykezelés s azon belül a tökéletes ikta.tás előre lendítheti vagy hátráltathatja az előadók munkáját Végeredményben az Írásbeli munka alapvető része annak kiindulása, vagyis az iktatás és az iratok szabályos nyilvántartása s a hivatalok operatív dolgozói az általik elintézendő ügyekről tiszta képet csak akkor nyerhetnek, ha a gyakorlati élet ismerete mellett az ügyre vonatkozó előzetes tájékoztatás is rendelkezésükre áll. Ennek a felismerése tette oly szigorúvá a Szovjetunióban az írásbeli munkák pontos ellátását. Az iktatás lényegében az érdemi ügyintézésirásbeli dokumentációja. Ilyen módon az iktatás ténye már önaagában valamely ügy bizonyítására szolgál, az irattár pedig ezeknek a dokumentumoknak összességét fejezi ki. «A közigazgatási dokumentáció a közigazgatás használatára szolgál.* Az iratanyag az irattárban az élet lecsapódása, küzdelmek, tervek, erőkifejtések-eredmények emlékezésül szolgáló forrása s mint íí a n k e megállapította, a levéltárba kerülő iratanyag «az eleven élet maradványa, amely az eredeti hagyomány el nem hervadó varázsával* bir„» Ezek a meggondolások teázik fontossá az irattárat s irják elő az irattár helyes megszervezésének eszmei követelményeit Találóan állapította meg Ötlet, a csoportszámos iktatás tudományos rendszerezője, hogy *az irattárat megszervezni annyi, mint a kapcsolatoknak vagy fűnk- * cióknak különböző rendszerét kiépíteni és a különböző szervek által egységesen, állandó jelleggel bemutalnt Megszervezni as iratkezelést annyi, mint erősíteni mindazt, arai hasznos az iratok funkciója szem pontfából; ... annyi, mint egységgé szilárdítani a kollektív emlékezetet;* «az irattár írásbelisége nem egyéb, mint anyagi formába öntésé a szellemi munkának*, mondja ugyanő, ami valójában igaz, mert mindenfajta írásbeli tevékenység elgondolások és megvalósulások kettősségét s végeredményben dialektikus egységét tükrözi A hivatal munkájának minden mozzanatát az irattárba kerülő irat őrzi meg, amely Bielinska szellemes, bár nem egészen találó megjegyzése szerint «a hivatal működésének mellékterméke*. S mert az irattár s azt megelőzően az iktatás az államigazgatásban ilyen fontos szerepet játszik, •elengedhetetlen a.z iratanyag tiszta csoportosítása és az ügyirat formailag pontos elhatárolása.» Mindezek a megállapítások harcot hirdetnek azzal a közönyös, s nem egy esetben káros szemlélettel szemben, amely az iktatást, valamint a hivatali adminisztráció Írásbeli munkájának több más mozzanatát, annyira lebecsült Egy-egy irat elejének több fázisa van s azok között a szerkesztés, iktatás, mutatószám, elhelyezés, kellő megőrzés, majd szükség esetén újbóli kikeresés, felhasználás, áívét&l, elküldés stb. mind-mind fontos részei az ügyek irásos elintézésének s nehéz lenne elválasztani fontossági sorrend szempontjából. Ezt szem előtt kell tartania mindönkinek, aki nem akar a bürokrácia posványába süllyedni. Mert való igaz, amint Katona már megállapította, hogy ta hivatali életben nem az ügykezelés, hanem csupán a rossz vagy bonyolult ügyke zelés jelenti a bürokráciát A megfelelő ügykezelés az operatív hivatali munkának, az ügyek gyors és helyes elintézésének segítője s a munka ellenőrzésének, az ügyviteli munka minőségi megjavításának fontos tényezője.* Közismert, hogy a burzsoá államigazgatásban, különösen a belügyi igazgatás területén, bármennyire ismerték a segédhivatal fontosságát, az előadók és a segédhivatalok között szinte rendi tagolódás fejlődött ki, miközben áthidalhatatlan ellentmondás támadt az ügykezelés fontosságát valló elv és a végrehajtást biztosító gyakorlat közöt^A felszabadulás után egy ideig ennek az ellentmondásnak fordítottja jelentkezett: megszűnt az ügyintézők és az írásbeli adminisztrációt Végzők személyi-társadalmi ellentmondása, de magának az adminisztrációnak bizonyos fokú lebecsülésével találkozunk. Az elintézett ügyek írásbéli dokumentációjának kiépítése sokak szemében bürpkratíkus eljárást Jelentett s emiatt többször a' hanyagság és nemtörődömség Jelenségei léptek fel, melyek az irásos ügyintézést sokszor a szóbeli ügyintézéssel igyekeztek felváltani. Ennek a helytelen gyakorlatnak a cáfolatát maga az éjét nyújtotta akkor, amikor gyakorlati feladatokhoz ssOk360