Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - Komoróczy György: A tizedes (decimális) iktatási rendszer tapasztalatai Hajdú-Bihar megye államigazgatási szerveinél: közigazgatási számrendszer és csoportszámos iktatás, 1949–1956 / 359–397. o.

séges elóipatokat kerestek s nem találtak meg. Az igazság mind jobban a jól kezelt irattár kifejlesztésének fe Ismerés ere kellett hogy vezessen. Találóan állapította meg Kaczmarek, hogy • a helyesen vezetett irattár segítségünkre lesz harcunkban a bürokratákkal szemben, akik a mindennapi munkához fölösleges ügyirath|gyékkel bástyázzák körűL magukat,, biztosítja továbbá, hogy az örökérlékü ügyiratok eljussanak az állami levéltárakba..,» A Szovjetunióban az irat kezelésnek a Nagy Októberi Szocialista Forradalom óta nagy fontosságot tulajdonítanak. <A helyesen megszervezett iktatás nagyjelentőségű az íratok őrzése, nyilvántartása, osztályozása és rendezése, a végrehajtás ellenőrzésének megszervezése szempontjából, valamint a tájékoztató munka szempontjából* szögezte le Mityajev. Ennek leiismerését kívánja tudatosítani nálunk Katona, amikor Frolovnak a szovjet állam hivatali ügykezelésről leszűrt tapasztalatait ismerteti, megállapítva, hogy *a helyes ügykezelési munka tudatosságot kövelel az ügykezelés leiadatai, tanulságot az ügykezelés módszerei és célszerű megoldásai terén.* Az ügykezelésnek és az államapparátus jó munkájának egységében rejlő igazság felismerése tehát első^és nélkülözhetetlen feltétele annak, hogy az adminisztráció tevékenysége kifőgástalan lehessen. ÉS ennek megfelelően kell megvilágítani az iratkezelés megyénkbe!! helyzetét ahhoz, hogy a tanulságokat a jövőbeli munka megvitatása érdekében leszűrhessük. Hosszú idő telt el addig, araig az iktatás történetileg ismert formát kialakultak. Kezdetben^ a feudális korszak első századaiban, a megyei és városi igazgatás, de legtöbb helyen az országos központi, udvari szervek iktatási munkája is egyszerű feljegyzésekből állott. Ezeket a feljegyzéseket, az illető ügyirat tartalmi kivonatát, egy~>egy mondatban magán az ügyiraton tüntették fel, vagyis regestrumot készítettek az iratról, de semmiféle segédeszközt nem használták'* A kezdetleges városi igazgatásban ilctatókönyvnek nyoma sincs A pl. Debrecenben legföljebb a xvm. sz-ban talákozunk kezdetleges iktatókönyvszerü irattal. Több megyénél és városnál, korábban, de általánosságban a XVIII, sz. első felétől kezdve tűnnek íel az ele ne húsok, melyek végső soron az iratokon olvasható rogesztrumok számrendi gyűjtői, számsoros nyilvántartó segédletei, A felszaporodott iratokban már nem tudtak tájékozódni s emiatt az iratokon levő számok sorrendjében egyetlen könyvbe kezdték beirni a számot, az irat tárgyát, esetleg elhelyezését. Párhuzamosan az elenchusok készítésével általában kezdetleges rendezői munkát is végrehajtottak s ez esetben különböző irattipusok szerint elkülönítettek egyes sorozatokat vagy gyűjteményeket s azokról külön elenchust készítettek. Az elenchus azonban rendszerint utólagos munka eredményeként született meg s nem az iratok elintézésének sorrendjében, hanem mesterségesen összeállított sorrendben. Az elenchus ilyen módon, - kivételektől eltekintve -. nem az iratkezelésnek és a hivatal ügyvitelének egységes működését tükrözi, hanem egy szervező s ezzel megbízott-személy rendezői iktatói tevékenységét. Más segédlet-típust tükröz az iktatókönyv,, (jegyzőkönyv, protokollum)

8 amelynek megszületése országos viszonylatban a XVin. sz, második Telének közigazgatási cselekménye. Ezt a segédletet, általában felsőbb utasításra, II Józser császár korában kezdjék alkalmazni a megyékben és a városokban s a császár halála után használatuk egyideig megszakadt majd a XIX. sz. első évtizedében látták be újból, hogy az ilyen jegyzőkönyv típusú iktatókönyvre nagy szükség van. A jegyzőkönyv-szerű iktatás együtt haladt a hivatali ügyiritézéssol s amikor egy-egy irat beérkezeti az adott hivatalba, mielőtt az előadóhoz került volna, be kellett iktatni s csak azután adták át az előadónak. Az iraton tehát elintézés előtt már iktatószám szerepelt s ez az iktatószám a beérkezés sorszámával volt azonos, A jegyzőkönyvi iktatás az irat érkezési számának feltüntetésén kívül bejegyezte a protocollumba az irat, tárgyát, elintézésének részletes módjai, s elvben az irattári helyét. A jegyzőkönyvi iktatási mód általában a polgári forradalom idejéig, 4,84848, *<>&* helyen 1854-ig maradt fenn. A polgári korszak uj iktatási rendszert keltett életre, a felszabadulás előtt is használt ujtipusu iktatókönyvek formájában. Az iktatókönyv lényegében továbbfejlesztette a jegyzőkönyvi formát, de egyben ésszerűsítette annak kinövéseit amikor az iratra vonatkozó olyan adatokat jegyzett fel, amelyek az Lrat megtalálását megkönnyítették de semmiképpen sem helyettesi361