Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 1–2. szám - FIGYELŐ - Bottló Béla: Csehszlovák problémák az újkori iratanyag leltározásával kapcsolatban / 254–258. o.

u szabályzat szerint az iratanyagnál a leltári egység az egy kezelés,! vagy szervezési időszakban a legalsóbb irattári osztály vagy alosztály, meghatározott jellegű ügyek vagy tárgyi csoportok iratainak összesege, egy évfolyam vagy pedig egy közös irattári segédletben összeloglalt anyag. Ennek leltára a következőket tartalmazza: 4. Az egység leltári íolyószámát. amit leltári számnak neveznek* 2. Az irattári osztály vagy alosztály eredeti vagy átjavított jelzetét, továbbá az eredeti vagy - amennyiben az eredeti elnevezés nem fejezi ki kellően az iratok tartalmát - az átjavított elnevezést. 3, A leltári egység évkorét,, vagy amennyiben a leltári egység egy csomóban nem férne el, a csomó időkörét, 4, A csomóban elhelyezett iratok számkörét, 5. Nyilvántartási szempontból a csomó sorszámát A meghatározás világos,, megvalósítása azonban vitára adott okot Kérdés ui. az. hogy az így elkészült leltár megfelel e céljának, a mennyiségi ellenőrzésnek és a tartalmi tájékoztatásnak. Vannak vélemények, amelyek a leltárban csak nyilvántartási célt látnak, s kik szerint a tartalmi igények kielégítését a rendszeres katalógus szolgálja. Feladataink meghatározásánál azonban tekintetbe kell vennünk, hogy az egész levéltári anyagot 1960-ra katalogizálnunk kelt A\ leltár csak akkor tölti be szerepét, ha a leltári egységig megy le, így tehát csak az iratcsoportokig mehetünk le. Kérdés azonban - s itt jut el a cikk ismét a speciálisan szlovák problémákhoz - mi legyen azokkal az iratcsoportokkal, melyekben nincs tárgyi összefüggés. Valamely szervezési időszak levéltári egységként való vétele nem megoldás (szervezési időszak alatt azt az időt értjük, amely alatt a hivatal szervezeti felépítése azonos volt). Ennek az időnek egy egységként való szemlélete ui, eltérítene a leltár feladatától ha rövid ez az idő, akkor alkalmazható, há azonban hosszú, akkor az anyagot évenkénti kezelési szakaszokra kell bontani, 4 cél ui, az, hogy lehetőleg minél kisebb levéltári alkotórészig jussunk el anélkül, hogy az iratok provonienciáját megsértenők. A szlovák levéltárak jórészt időrendi-szárarendszeres anyagában tehát problémát okoz a leltár készítése. Elméletileg e levéltárakban helyre kellene hozni a régi hibát, tehát az iratokat csoportokba kellene rakni. Ezzel azonban megsértenőni: a proveniencia elvét és mindazt, ami vele összefügg, A tapasztalat azt bizonyítja,, hogy a provenienciához való ragaszkodás a tagolatlan regisztraturák esetén sokszor nem helyes, mert nem felel meg a szerv belső logikus szerkezetének, s mert az iratokat helytelenül helyezték el. Lehet-e tehát jó az ennek megfelelően felépült leltár? A leltáron -- mondja Kusik e- a hivatal ügykezeléséből fakadó logikának kell tükröződnie. A levéltárosnak és a kutatónak egyrészről a fondképző, másrészről az általa termelt anyag közti összefüggést kell állandóan szenük előtt tartaniok, A jó leltárban ennek kell kifejezésre jutnia. A leltárnak el kell tüntetnie azokat a hiányokat, amelyek a helytelen iratkezelés következtében elrontották fondképző és fond logikus provenienciális kapcsolatát Ezzel azonban már a leltár alapvető problémáját, a rekonstruálás problémáját érintjük. A fondot *• mondja a szerző - visszaállíthatjuk eredeti rendjébe, ha az jobb és helyesebb volt a jelenleginél, la a provenienciát megbolygatták, helyre kell azt állítani: megéri a fáradságot. Ezzel azonban már nem a tszabad*. hanem csak a jó provenienciát pártoljuk. A helytelenül irattározott iratok esetén a fondrekonstrukció lehetősége a levéltáros munkabeosztásától és attól a céltól függ,, hogy a levéltári anyagot minél előbb hozzáférhetővé tegyük, Mindenesetre kérdés, hogy miként lehet a jelenleg rendelkezésre álló időben és személyi keretbon a cél elérésére a legmegfelelőbb feltéleleket bistositani? Legjobb lenne persze az egyes iratokig lemenni és azokat tenni meg levéltári egységnek. Ennek azonban nincsenek meg a feltételei. Mit kell tehát tennünk? Aiapos előzetes vizsgálat alapján olyan tagolás lehetőségét kell megkeresni, melyet a leltárban alkalmazni lehetne. Megállapítható, hogy sokkal kevesebb a tagolatlan anyag, mint ahogyan az az első pillanatban látszik. Ha az anyag tagolatlan, akkor leltári egységként az egész hivatal, vagy annak egy része anyagát vagyunk kénytelenek felvenni, persze csak egy bizonyos szakaszon belül. Erre legalkalmasabb az egy-egy esztendő. 256