Levéltári Híradó, 7. (1957)
Levéltári Híradó, 7. (1957) 1–2. szám - KÜLFÖLDI LEVÉLTÁRI SZAKKIADVÁNYOKBÓL ÁTVETT CIKKEK - Nazarova, Z.–Karnauhova, O.: A megőrzésre nem érdemes levéltári anyag kiselejtezése: Arhivnoje Gyelo, 46. sz. / 151–183. o.
tósÁQtól mindamellett lehet kérni a történelmi jelentőséggel nem biró 4825 előtti anyag kiselejtez hetesét is. Ebben az esetben is azonban: a) a központi selejtezési ellenőrző bizottságnak meg kell küldeni a kiselejtezni tervezett anyag leltárait és mintadarabjait részletesen jellemezve a levéltári fond azon részeit, amelyekben a megsemmisiteni tervezett anyagok teljesen tükröződnek, b) részletesen jellemezni kell a fond egészének megőrzötíségét A határ dátum okon kivül vannak egyes történelmi periódusok, amelyeknek különös fontossága van az ország történelme szempontjából. A jelentősebb időszakok anyagát különös gonddal kell megőrizni. Ilyen természetű anyagnak tekintendők a jobbágyság megszüntetése előtti és utáni korszakra 1860-70-es évek. a munkásmozgalom történetére az -1870-1890-es évek. a világháború korára, az 1905-i forradalomra, a Nagy Októberi Forradalomra ős a polgárháborúra az 4947-4.922-es évek iratai. Ez az utasítás természetesen vonatkozik a korábbi vagy későbbi évekből származó azon dokumentumokra is, amelyek közvetlen kapcsolatban állnak az emiitett korszakok anyagával Mielőtt megkezdenék az anyag selejtezését, meg kell ismerkednünk a fond kartotékjával és annak tartalma va]. Itt számos adatot találhatunk a fondképző történetére. Felhasználhatjuk emellett a levéltári szerv ügykezelésének anyagát is : belőle is megismerkedhetünk a selejtező bizottságok jegyzőkönyveivel. a Központi Ellenőrző Szakbizottság rendelkezéseivel, utasításaival és intézkedéseivel, a szóbanforgó levéltári anyag meg selejtez és év el kapcsolatos levelezéssel, a megsemmisítésre kijelölt anyagok jegy zőkönyvével, ha ugyan ilyen jegyzőkönyv a levéltári szervnél készült A fondképző szervezetéi és funkcióit a jogszabályok, rendeletek, utasítások és egyéb hivatalos dokumentumok, továbbá a fond leltára segítségével ismerhetjük meg. Nem lehet számunkra közömbös annak tisztázása, hogy me •lyek az illető szerv működésének alapvető kérdései, hol központosulnak ,ezek, melyek működést? nek legfontosabb megnyilvánulásai és mindezek a kérdések ügykezelés során milyen anyagokban Li jeződtek ki. Azt is tisztázni kell. hogyan helyeződnek el ezek az anyagok a szerv különböző ope rativ alosztályaiban, milyen alosztályokban összpontosulnak a legteljesebbén és legbefejezettebben. s viszont melyekben másodlagos jelentőségűek. Tisztázandó az is. hogy mely anyagnak lesz viszonylagos értéke azáltal, hogy pótolja az o kérdésekre vonatkozó hiányos vagy éppen elveszett alapvető anyagokat. Feltétlenül meg kell állapítani, hogy az illető szerv működése során melyek a csupán kise giíő. technikai jellegű tárgyak, melyek nem befolyásolják a szerv tulajdonképpeni munkáját, miiyen strukturális részekben jelentkeznek azok, és milyen dokumentációs formákban tükröződnek. Ugyan ezt kell megállapítani azon anyagokról is, amelyekről tudjuk, hogy nincs tudományos értékük és operatív szempontból sem kell azokat hosszabb ideig őrizni. Egy és ugyanazon osztályon belül is másképpen kell értékelni az anyagok különböző cso portjait: egyik közülük egészében megőrzendő, vagy legalábbis alap.os vizsgálatot kíván megőrző sük kérdése, másokat viszont teljes egészükben megsemmisíthetünk. Könyvelési osztály esetében teljesen meg semmisíthetjük az emlékeztető feljegyzéseket s a határidő elteltével érkezési és ki adási rendelkezéseket. Az alapvető könyvelési könyveket nini a naplókat és a főkönyveket viszont megtartjuk. A megrendelési osztályban pl. a megállapított őrzési idő elteltével megsemmisítjük a folyamatos megrendelések teljesítésére vonatkozó levelezést, de meghagyjuk a megrendelések telje sitésére vonatkozó összefoglaló adatokat. Külön kell beszélnünk a tükrözött és elnyelt anyagokról. Tükrözött anyagoknak nevezzük azon anyagokat, amelyek tartalmukat illetőleg azonos módos ismétlődnek a fond több strukturális részé be, de csak egyes osztályokra alapvetőéi:, másokra nem. s oda csupán tudomásulvétel végett küldettek meg. Az ilyen tükrözött anyagokat ki lehet selejtezni, ha megvannak az alapvető anyagok. Példaként említhetjük az elnökségi ülésekről készült jegyzőkönyveket, amelyeket tudomásulvétel végett különböző osztályoknak elküldenek. A jegyzőkönyvek eme példányai tükrözött anyagok lesznek vala mennyi osztályban, kivéve a titkárságot. Éppen ezért mégsemmisithetők valamennyi strukturális rész leiben, kivéve a titkárságot. Az évi pénzügyi terv, amelyet valamely tervévre állapítanak meg, meg őrzendő a könyvelésnél, de megsemmisíthető a titkárságnál és más osztályoknál, Elnyelt anyagnak viszont azon anyagot nevezzük., amelynek tartalma teljesen egyezik a róla készített összefoglaló anyaggal. Az elnyelt anyag főleg a statszíikai, tervgazdasági és pénzügyi osz táiynál fordul elő. Pl, a statisztikai osztályon az ötnapos és tíznapos kimutatásokat elnyelik a havi
