Levéltári Híradó, 7. (1957)
Levéltári Híradó, 7. (1957) 1–2. szám - KÜLFÖLDI LEVÉLTÁRI SZAKKIADVÁNYOKBÓL ÁTVETT CIKKEK - Nazarova, Z.–Karnauhova, O.: A megőrzésre nem érdemes levéltári anyag kiselejtezése: Arhivnoje Gyelo, 46. sz. / 151–183. o.
kimutatások, utóbbiakat a négyedéves, a negyedéveseket pedig az évi kimutatások. A gabonáiéivásárlási osztályon viszont a gabonafelvásárlás menetét feltüntető napi kimutatásokat nyelik el az öt napos és tíznapos kimutatások, ez utóbbiakat pedig a gabonafelvásárlásról szóló általános kimu tatás. Rendszerint megőrizzük azon anyagokat, amelyek hosszabb időtartamra (évre) összefoglaló jellegűek. Az elnyelt anyag viszont teljesen kiselejtezhető Az elnyelt anyagok selejtezésének kérdését azonban még sem foghatjuk fel- mechanikusan. Abban az esetben, amikor az összefoglaló anyag nem tükrözi teljesen valamennyi havi vagy negyedévi kimutatás minden adatát, akkor utóbbiakat az összefoglaló anyaggal együtt szintén meg kell őriznünk, A negyedévi beszámolóban például szerepelhetnek olyan adatok, amelyek nem kerültek be az évi beszámolóba. Ilyenkor a negyedévi beszámolót is megőrizzük az évi beszámolóval együtt Egy és ugyanazon anyag átkerülhet az állandóan megőrzendő anyagok kategóriájából a ki selejtezendők csoportjába. Ha behatóan tanulmányozzuk a fondot vagy a íondok egész komplexu mát. Például az Igazságügyi Népbiztosság törvényelőkészitö osztályának a Népbiztosok Tanácsával folytatott levelezése, ha elszigetelten vizsgáljuk, megőrzendő mind az Igazságügyi Népbiztosság, mind a Népbiztosok Tanácsának fondjában. Ha azonban a dokumentumokat gondosan tanulmányozzuk és összehasonlítjuk, akkor azonos tartalmú ügyiratokat fogunk találni mindkét fondban. A íondok egyikében tehát kiselejtezhetjük az ilyen ügyiratokat, míg a másikban megőrizzük. Az anyag megselejtezése függ a fond megőrzöttségi fokától is. Ha a levéltári fond nem tel jesen, hanem csak részlegesen maradt meg, az anyagokat különös óvatossággal selejtezzük, mert ilyen esetben szükség lehet arra, hogy másodrendű fontosságú anyagot is megtartsunk, így pótoljuk lehetőség szerint az elveszett alapvető anyagot, így tartjuk meg például a személyi állományra vonatkozó általános levelezést akkor, ha teljesen hiányoznak az arra vonatkozó egyéb adatok. Ha hiányoznak az eredeti anyagok, másolataikat őrizzük meg s így ha hiányoznak az eredeti jegyzőkönyvek, utasítások, rendelkezések, körlevelei:, beruházási tervek stb. akkor a jegyzőkönyvek stb. másolatait őrizzük meg. Nem szabad azonban megfeledkeznünk arról, hogy a népbiztossá gok és egyéb kormányszervek fondjaiban, továbbá a központi politikai és gazdasági szervekben., az eredetieken kivül meg kéli őrizni egy-egy másolati példányú jegyzőkönyvet, stb, is. Ha esetleg hiányoznak az eredeti példányok, akkoc két másolatot kell megtartani Téves, sőt egyenesen káros az a felfogás, hogy csak az eredeti aláirásos dokumentumok értékesek, a másolatok azonban nem és ezért megsemmisíthetők. E nézet következtében gyakran pusztul el nagy mennyiségű anyag, ami teljesen helytelen. így, nagy állami tröszt vagy egyesülés íondjában nem szabad megsemmisíteni az évi tervek, beszámolók stb. aláiratlan példányait azon a cimen, hogy azok nem eredetiek (a tovv, beszámoló stb eredetije a Pénzügyi Népbiztosság fond jában lesz.) A fondban gyakran fordul elő nagymennyiségű párhuzamosan meglévő anyag. E másodpél dányok különböző eljárásokkal (nyomdai, hongeres sokszorosító., fénymásológép, írógép, kézírás stb.) készült másolatok egy és ugyanazon dokumentumról Főleg a rendeleteket, utasításokat, instruk siókat, körleveleket, beszámolókat, statisztikai összefoglalásokat stb. sokszorosítják, A levéltárnak elég két példányt megtartani, a többi kiselejtezhető. Azon esetekben, amikor a dokumentumokat nyomdai utón sokszorosítják az eredetieket ame Ivek történelmi értékűek, nem semmisítjük meg.. Csak a mérleg beszámoló, statisztikai összefogja lások és hasonló dokumentumok eredeti példányai semmisíthető!: meg. Az anyag selejtezésénél (még akkor is ha feltétlenül kiselejtezendő anyagról van szó) a le véltári dolgozónak nem szabad megfeledkeznie az egyes ügyiratok, könyvek és dokumentumok egyéni tulajdonságairól, amelyek azt értékessé és megőrzendővé teszik Minden alkalommal meg kell győződni arról, hogy az anyag valamely egyedi sajátossága folytán nem képez-e kivételt.. Némelykor különösen jelentéktelen könyvek, ügyiratok és dokumentumok valamely egyedi sajátosságuk folytán tudományos szempontból értékesekké válnak : pl. hadvezérek, neves politikai és társadalmi ténye zők. nagy tudósok és művészek kéziratai, PL Puskin aláírását tartalmazó jelenléti iv ez egyedi tu Iajdonsága folytán komoly értékre tesz szert A selejtezésnél nagyjelentőségű annak első., vagy másodfokú volta. A megőrzésre nem érdé mes anyagok túlnyomó részét rendszerint már az elsődleges selejtezésnél kiselejtezik, ezért a to
