Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 1. szám - Rosztiszlav Alexandrovics Lavrov, a SzKP Központi Bizottsága mellett működő Marx-Engels-Lenin-Sztálin Intézet Archívuma helyettes vezetőjének magyarországi előadásai: 1. A levéltári munkamódszerek néhány problémája: 2. A dokumentumanyag technikai megőrzése / 12–37. o.

A jegyzékben a tételeket tárgyi és nominális ismérvek szerint fogalmazzák meg, A tételeket az ágazati-termelési ismérv szerint fejezetekbe csoportosiiják. Az egyes fejezeteket és a fejezete ken belől a tételeket jelentőségük sorrendjében helyezik et A jegyzékben az őrzési idők a szer vek hivatali fokozatai szerint differenciálódnak. Az első fokozatba a népbiztosságok és a tőigazga íóságok, a második fokozatba az összes többi hivatalok, szervezetek és vállalatok tartoznak. A jegyzék alkalmazásánál az őrzési időket az ügyirat keletkezését követő év január elsejétől keli számi tani. Az őrzési időt a leghosszabb őrzési idejű dokumentumok szerint állapítják meg. Jelenlég a Szovjetuniónak és a szövetségi köztársaságoknak már csaknem minden minisztériumában és központi hivatalában léteznek főhatóságok szerinti jegyzékek. Ez lényegesen meg, könnyiti a folyó ügyvitelnek és a dokumentumanyagok selejtezésének munkáját A főhatóságok által készített jegyzékek összeállítása során behatóan tanulmányozzák az il leíő főhatóság és az alárendelt hivatalok egész rendszerének munkáját valamint az illető rendszerbe tartoző hivatalok ügyvitelének menetét és megszervezését végül a működésük következtében létrejövő dokumentumanyag összetételét. Mindezek az adatok elengedhetetlenek a jegyzék tételeinek helyes megfogalmazásához. A megfogalmazott tételeket kartonokra vezetik rá., melyeket azután a jegy zék előzetesen kidolgozott szerkezeti sémájának megfelelően rendszereznek, A kartoték megszerkesztése során a hasonló tartalmú és jelentőségű kartonokat lehetőleg együvé helyezik. Ezt követően a kartotékot újra legépelik, majd véleményezés és egyeztetés cél jából elküldik a minisztérium megfelelő osztályainak és a minisztériumnak alárendelt hivataloknak. A teljesen élőkésziíett jegyzéket a minisztérium (vagy központi hivaial) és a Levéltári Főigazgatóság vezetője hagyja jóvá„ Számos állami levéltárban a levéltár nagyobb fondjainak anyagára vagy pedig az illető levéltár különleges dokumentumanyagára (pl. személyi eredetű fondok anyagára) speciális jegyzékeket készítenek, 2. Folyó ügyviteli klasszifikátor-minták a gazdasági intézmények és vállalatok szükségletei számára Az egyes hivatalok, szervezetek, vagy vállalatok ügy-nomenklafuráit («klasszífikáloraitO minden év végén készítik el és hagyják jóvá a következő évre. Az űgy nomenklatúrát vagy a jegyzéknek megfelelően állítják össze (ha van ilyen) vagy pedig ugyanúgy, ahogy magukat a jegyzékeket készítik. Az ügy-nomenklatúra minden esetben az illető évben felmerülő összes ügyek címeinek felsorolásából áll, jelentőségűk sorrendjében, A felsorolásban minden egyes címnél feltüntetik ügyviteli számukat és az ügyiratok őrzési idejét Ezenkívül néha feltüntetik a jegyzék megfelelő tételének számát. Ugyanezeket az adatokat az ügyiratok boritólapjára is rávezetik. A nomenklatúrák összeállítása során ügyelni kell arra, hogy különböző őrzési idejű dokumentumok ne kerüljenek egy ügyiratba (pl. az évi, a negyedévi és a havi teryek külön ügyiraío kát képezzenek), A Szovjetunió egyes minisztériumai és központi hivatalai összes alárendelt hivataluk részére kidolgozták és kiadták az ügyek üpus-nomenklaíuráit (lásd pl. a kerület pénzügyi osztálya nomenklatúráját, az autonóm köztársaság pénzügyminisztériumának,, a határterületi és területi pénzügyi osztálynak ügy-nomenklaturátt). 3. A folyó ügyvitel iratai őrzési idejének szabályozása és az állami levéltáraknak való átadásuk szabályai A levéltári szervek, állami levéltárak és a hivatalok, .szervezetek, vállalatok irodái és irattára! közti kapcsolatokat az Állami Levéltári Fondrói szóló rendeleten kivül még egy különleges *A Szovjetunió hivatali, szervezeti és vállalati irattárainak munkájához kiadott instrukciói is szabályozza, amely 4940. február 23-án lépett hatályba Az instrukció meghatározza az irattár jogi helyzetét a hivatalon belül, az irattár anyagának összetételét, megállapítja a dokumentumanyag átvétele, őrzése, nyilvántartása, használata, selejtezése., megléte ellenőrzése terén végzendő munkák rendjét a jegyzékkészités munkájának rendjét, az irattár dokumentumanyagának az állami leyélíár részér.e történő átadásának rendjét és az irattári helyiség berendezése iránti követelményeid Irattári terv. (Szerk.) 18