Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 1. szám - Rosztiszlav Alexandrovics Lavrov, a SzKP Központi Bizottsága mellett működő Marx-Engels-Lenin-Sztálin Intézet Archívuma helyettes vezetőjének magyarországi előadásai: 1. A levéltári munkamódszerek néhány problémája: 2. A dokumentumanyag technikai megőrzése / 12–37. o.

ket Az instrukció mellékleteit a dokumentumanyagok átvételére, nyilvántartására, felhasználására, selejtezésére és átadására vonatkozólag az ország valamennyi irattárára egységes irat-minták képezik. Az érvényben lévő instrukció szerint a hivatalok folyó ügyvitelében keletkezett dokumentumanyagokat az irattárba való átadásuk előtt teljesen rendbe keli hozni, azaz ki kell alakítani az ügyiratokat és azokat a borítólapon leltározni keil. Meg kell továbbá határozni, mely fondhoz tartoznak, rendezni kell az ügyiratokat és el kell készíteni a jegyzékeket. A jegyzékeket külön állHIuk össze az állandóan és külön az ideiglenesen megőrzendő anyagokról. Az irattárak a hivatal egyes osztályaitól évente átveszik mindazokat az ügyiratokat, amelyeket az előző években kezdtek meg és az irattárnak való átadásuk időpontjáig befejeztek. Az átadás időpontját a hivatal vezetője állapítja meg. Az irattár vezetője ellenőrzi a dokumentum anyag feldolgozásának minőségét és ha rend ben lévőnek találja, aláírásával igazolja az anyagok és a leltár egy példányának átvételét. Az átvett dokumentumanyagot ügyviteli befejezésétől számítva az irattárban a következő időtartamig őrzik : a) a szovjet államhatalom és államigazgatás, a szövetségi és autonóm köztársaságok vezető szerveinek, az országos, köztérsasági, határterületi és területi hivataloknak, szervezeteknek és vállalatoknak anyagait - 4ü évig; b) a városi, kerületi és "Községi hivatalok, szervezetek és vállalatok anyagait - 5 évig; c) az anyakönyvi iratokat -- 75 évig ; d) a fiim-, fénykép- és hang-dokumentumokat -- 5 évig. A levéltári főigazgatóságnak és helyi szerveinek egyes esetekben joguk van megváltoztatni ezeket az őrzési időket A fenti őrzési idők eltelte után az irattárak a dokumeníumanyagot átadják az illetékes állami levéltárnak (évente egyszer, a levéltári szerv áitai meghatározott időpontban). Az irattár az álla ír.i levéltárnak jegyzékek szerint adja át a dokumeatumanyagot és az átadásról külön okmányt vesz fel. 4. Irodai mintainstrukció a folyó ügyvitel számára A Szovjetunió számos minisztériumában és központi hivatalában ügyviteli instrukciókat dolgoztak ki és iéptettek életbe. Ezen instrukciók többségének érvénye (az Állami Tervhivatalé, a Kőolajipari Minisztériumé, a Nehézipari Építésügyi Minisztériumé, stb.) csak az illető minisztérium központi apparátusának ügyvitelére terjed ki. Vannak azonban olyan instrukciók (pí. a Közlekedésügyi Minisztériumé) is, amelyek a minisztérium aiá tartozó, összes intézmények ügyvitelét szabályozzák. Az instrukciók meghatározzák a hivatali dokumeníumok összeállításának, átvételének, iktatásának, elküldésének, elintézésének és formai kialakításának, az elintézés ellenőrzésének, az ülésekről és tanácskozásokról felvett jegyzökönyvek elkészítésének, a szabályrendeletek kiadásának és sokszorosításának rendjét. Meghatározzák továbbá (ami a levéltárosokat sokkal inkább érdekli), az ügyiratok kialakításának, a folyó ügyvitelben történő őrzésük és használatuk, valamint a befejezett ügyiratok irattárba való átadásának rendjét is. Az instrukciokhos általában mellékelik az illető főhatóság legfontosabb hivatali irat-mintáit. IV. A levéltárak £ s a levéltári helyiségek müssaki berendezésének kérdései 1. A tudományos-technikai laboratóriumok (vegyi laboratórium, könyvkötészet, fotólaboratórium) megszervezése. A Szovjetunió Áilami Levéltári Fondjába tartozó dokumentum anyag tartós megőrzésének biztosiíá19