Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - FORDÍTÁSOK - Kaczmarek, Román: Az irattár / 89–114. o.

benső intézkedési levelek, amelyek az ügyre semmi lényegest nem tartalmaznak (sürgetés, felszólítás, átvétel elismerése stb.) ; őrzésük ideje 2 év. Az általános üzemi iratkezelési terv az egész vállalatra kötelező. A fentiekben megadott jelzéseket és megnevezéseket minden az illető ügykörrel foglalkozó szervezeti egység használja, jelentkezzék az nála akár mint főügykör (olyan feladat, amelyre vonatkozólag az illető szervezeti egység felső koordináló szerepet tölt be), akár mint olyan feladat, amely csupán valamely felsőbb szervezeti egységgel való együttműködésből áll. (Például a tervezési feladatot valamennyi szervezeti egység »NP« jelzéssel jelöli.) - Ha a főosztály vagy osztály alacsonyabb rangú egységekre oszlik, amelyeket számjelzésekkel jelölünk (KT2) akkor a szervezeti egység számát ugy különböztetjük meg az iratkezelési terv tételszámától, hogy vízszintes vonást iktatunk be (például KT2-4). Ez az illető szervezeti egység íőügyeire vonatkozik. Más ügyeknél az iratkezelési tevv jelzéseit a szervezeti egység betűjelzése előzi meg, amelyet a jelzés további részétől vízszintes vonal választ el (például NTK-NPr2=a dolgozók szabadsága a Műszaki Ellenőrzési osztályban). Az egyes szervezeti egységekben gyűjtőket csak a náluk keletkező ügyek és iratok számára kell felfektetni. Az ügyek és iratok terjedelme szerint az iratkezelési terv főbb tétele számára közös gyűjtőket készíthetnek, de az illető feladatot több fokra is felbonthatják. Például a Tervosztály a személyi ügyek több fajtája számára is csak egy gyűjtőt rendezhet be

P vagy pedig közös gyűjtőt nyithat valamennyi személyi ügynek. A megállapított iratkezelési terv megváltoztatását vagy egyes tételek további bontását a szervezési osztálytól kell kérni. A szervezési osztály beleegyezhet ideiglenes változtatásokba és ezekre támaszkodva, valamint saját tapasztalatai alapján javasolja az igazgatónak az iratkezelési terv végleges megváltoztatását. Megjegyzendő, kívánatos, hogy az iratkezelési terv hosszabb ideig maradjon érvényben és ezért kifejezett szükség nélkül nem szabad kérni megváltoztatását. Az illető feladat vagy terv jelzésénél jelöljük elvileg az összes rávonatkozó beszámolókat és statisztikai feldolgozásokat is. ' ' A betűjelzéseknél kerüljük az 0 betűt, vagy pedig kapcsoljuk más betűhöz (pl. Op : iparvédelem), hogy a 0 számmal való összetévesztését megelőzzük. .'+'> + (A fenti iratkezelési tervet és a magyarázatot a varsói közgazdasági és iparszervezési intézet «iratforgalmi, ügykezelési, iratkezelési terv és őrzési utasítás* cimü kiadványából vettük át (II. kiadás, Varsó -1954.) - Ez á brosúra többek között közli egy gépipari vállalat teljes vállalati iratkezelési tervét.) + + + II* sz. melléklet Irattári utasítás mintája (Ezt a szöveget nem közöljük, mivel minden lényeges pontja ~ sőt még annál is több: részletes magyarázata és értelmezése is - megtalálható magának Kaczmareknak szövegében. Nem közöljük a mintautasitás mellékleteit képező nyomtatványmintákat sem. mivel ezekre magának Kaczmaréknak szövegében is történik utalás, sőt a lényeges helyeken összes pontjaikat is közli.) (Levéltári Hiradó szerk.) \ + + + 4<M