Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - FORDÍTÁSOK - Egy lengyel levéltári munkautasítás: gyakorlati utasítás az irattárak felülvizsgálatára / 114–119. o.

6. A felülvizsgálat lefolytatása után. annak eredményét meg kell beszélni a munkahely veze-, tőjével vagy általa meghatalmazott személlyel. 7. A felülvizsgálat folyamán tett megállapításokat tömören és világosan rögzíteni kell a felülvizsgálat heiyén felvett jegyzőkönyvben, nyomtatott űrlap' vagy egyéb felhasználásával. A jegyzőkönyv két példányban készüljön, egyiket a felülvizsgáló átadja a munkahely vezetőjének, a másikat pedig a Levéltár tartja meg. A jegyzéket a felülvizsgáló és a munkahely képviselője irja alá. A jegyzőkönyvben a következőket kell feltüntetni: <L A munkahely keletkezésének időpontját, kinek van közvetlenül alárendelve, továbbá a főbb átszervezések dátumát és nemét. 2. Bevezető tájékoztatást, mint : az alkalmazott kezelőirodai rendszert, kezelőirodai utasítást, iratkezelési tervet, irattári instrukciót, az irattár belső ellenőrzését, továbbá a felettes hatóságok;' részéről történő ellenőrzést, milyen szervezeti egységek vezetnek önálló irattárakat, y-an-e küJŐn j műszaki dokumentációs irattára (nagyobb műszaki dokumentációs irattár felülvizsgálatáról elvileg külön jegyzőkönyv készül). ;.] 3. Az iratfond jellegét és adatait (idegen ügyiratok, örökök, saját ügyiratok: milyenek, menynyi, kezdő és végső dátumok, rendezettség és megőrzés állapota,, kategorizálásuk) ; , 4. Az irattári fond nyilvántartásában, az iratok irattárba való átvételénél, kikölcsönzésénél, selejtezésénél és irattárból való átadásánál észlelt hiányosságokat. 5. Az irattárvezető nevét, állandóan alkalmazásban van-e az irattárban, s ha csak alkalmilag, mi a föfunkciója ; irattári képzettségére vonatkozó megjegyzések. 6. Az irattár helyiségében tapasztalt csupán fontosabb hiányosságokat (nagysága, elhelyezése, helyzete, világítás, védelme, belső berendezések). 7. Az előző felülvizsgálat dátumát ós az előző felülvizsgálati utasítások végrehajtására vonatkozó megjegyzéseket 8. A végrehajtott felülvizsgálatra vonatkozó következtetéseket és utasításokat s a munkahely kívánságait az állami levéltárral szemben. Megjegyzés: Ujabb felülvizsgálatoknál nem kell feltüntetni az előző jegyzőkönyvekben is szereplő és változatlanul átvett adatokat. VI. Felülvizsgálat utáni utasítások /

t. A íelülvizsgálat utáni utasításokat és javaslatokat a felülvizsgálati jegyzőkönyvben közvetlenül a szerv vezetőjével folytatott megbeszélés után kell rögzíteni (1. az V. 7. pontot), melynél meg kell adni mind magukat az utasításokat, mind végrehajtásuk megbeszélt határidőit. A szervezési és felügyeleti munkák jelenlegi szakaszában (a felülvizsgálók már eléggé képzettek) nem szabad a jegyzökönyveket felülvizsgálat utáni utasítások nélkül kitölteni. 2. A levéltár igazgatója csak akkor erősiti meg Írásban a jegyzőkönyvben foglalt felülvizsgálat utáni utasításokat, ha a felülvizsgáló komoly akadályokra talált felülvizsgálat során vagy ha szükséges az utasítások végrehajtásának különleges hangsúlyozása. VII. A felülvizsgálat utáni utasítások ellenőrzése 1. A jegyzökönyvekben foglalt utasítások végrehajtási határidőit a levéltár feltétlenül ellenőrizze. 147