Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - FORDÍTÁSOK - Egy lengyel levéltári munkautasítás: gyakorlati utasítás az irattárak felülvizsgálatára / 114–119. o.

2. Az utasitások határidőre való végrehajtásának ellenőrzése elvileg levelezés utján megy végbe. Kevésbé fontos ügyekben az ellenőrzés történhet a következő felülvizsgálat alkalmával is. Kivételes esetekben a levéltár igazgatója elrendelheti az ellenőrzés ujabb (ellenőrző) felülvizsgálat utján történő végrehajtását* i • - • VIII. Közbelépés % A levéltárnak ügyelnie kell arra. hogy az irattárak állapota a rábízott területen állandóan javuljon és e célból több felülvizsgálat alkalmával összegyűjtött javaslatot meg kell tárgyalni az Iratselejtező Bizottságok ülésem, vagy a Szervezési-Ellenőrzési Osztály tanácskozásain és kellően értékelni kell azokat Üssze kell hivni az egyes szakmák képviselőinek értekezleteit (vajdasági szinten) is fel kell tárni előttük az illető szakma irattárainak helyzetét, meg kell győzni őket. hogy fel kell számolni a hibákat és hiányosságokat. A hiányosságok megtárgyalása alkalmával - az irattárak jelenlegi helyzetében - a legnagyobb hangsuhtt a munkahelyeken a kezelőirodái instrukció, iratkezelési terv és az irattár vezetésére vonatkozó előírások bevezetésének szükségességére kell helyezni. 2. Ha az illető munkahely a felülvizsgálat utáni utasításokat makacsul nem hajtja végre, akkor egyénileg kell közbelépni felettes szervénél. Ha az sem jár eredménnyel, a Levéltárak Főigazgatóságához kell folyamodni, amely közbenjár a központi hatóságoknál. IX. Nyilvántartás 4, Az irattárak felügyeletével kapcsolatos nyilvántartás vezetése legyen minél egyszerűbb, magukat a nyilvántartási eszközöket pedig a minimumra kell korlátozni. Minden levéltár vezessen: a) felülvizsgálati jegyzökönyveket - elvileg a kötelező űrlap szerint, amelynek beosztása lehetővé teszi az egyedi bejegyzések és megjegyzések bevezetését is. A jegyzökönyvek sorszámot kapnak az év folyamán és az év folyamán külön. szám. időrendi beosztású iratgyűjtőben őrzik azokat Az év elteltével a jegyzőkönyveket az egyes szervek saját iratgyűjtőjében kell elhelyezni. b) az irattárak kartotékját, amelyet az illető területen keletkező uj munkahelyek kartonjaival egészítenek ki a levéltárak elhagyhatják a hivatalok jegyzékeinek vezetését, mivel az irattárak kartotékjának valamennyi felülvizsgálandó munkahelyet fel kell ölelnie, akár felülvizsgálatra kerültek már. akár nem. A kartoték topográfikus rendben készüljön, a kiemelt városok és járások szerint - betűrendben - ezeken belül pedig betűrendben a munkahelyek szerint kell elhelyezni. A kartotékon feltüntetett adatokat állandóan ki kell egészíteni. Az irattárakat felülvizsgáló személy köteles a felülvizsgálatról visszatérése után azonnal a vonatkozó kartonon feltüntetni a szükséges adatokat, majd a «Megjegyzések» rovatban a felülvizsgálati utasitások végrehajtásának határidejét A * Megjegyzések* rovatban meg kell jegyezni a szervben végrehajtott iratselejtezés dátumát az iratok kiselejtezésének engedélyezése esetén pedig az engedély kiadása számát és dátumát 2. Ha felülvizsgálat idején megállapításra kerül, hogy a munkahelynek 4044--45 előtti ügyiratai vannak, az ügyiratok számára a munkahelyen összesítő kartont kell készíteni, a lehetőséghez mérten minden adatot különösen a karton 4-4. pontjait részletesen kitöltve. Az OT és a PAP minden ilyen karton másolatát megküldik az illetékes Vajdasági Levéltárnak. Ezeket a kartonokat a levéltárak külön tasakban őrzik. E kartonok másolatát nem kell elküldeni a NDAP-nak. 443