Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - FORDÍTÁSOK - Kaczmarek, Román: Az irattár / 89–114. o.

Igen hasznos egy különálló raktárhelyiség vagy akár csak szoba kijelölése is a raktárból rendszeresen eltávolított makulatúra tárolására ; - ezzé 1 előmozdítjuk a rend fenntartását is. Arai az iroda berendezését illeti, szerezzünk be íróasztalt vagy kezelöasztalt és jól zárható szekrényt az irattár iratai ós a nyilvántartási könyvek számára. A szobában legyen még egy nagyobb asztal is az irattári munkák végzéséhez. A raktárba vezető ajtónál legyének á tűzoltó berendezések, továbbá az iratraktár villanyvilágításának kapcsolója. Az iratraktár legyen ésszerű berendezésű, figyelembovéve a biztonság és kényelem követelményeit. E célra szolgálnak a polcok, asztalok, létrák és egyéb tárgyak. Célszerű a raktárt fémpolcokkal felszerelni, mert azok tartósak és megfelelnek a tűzvédelem követelményeinek és ellenállnak a rovarok és mikroorganizmusok támadásának. A fapolcok készüljenek száraz, jól politúrozott fából. A fát gondosan vizsgáljuk meg, nem támadták-e meg rovarok. A polcok és egyéb raktári bútorok készítésére szánt fát impregnálni kell a gombák és rovarok elleni vddelműl. A polcok méreteit a különböző méretű iratok és könyvek különböző helyiségekben való tárolásának szükségletei szerint állapítjuk meg. Az egyoldalú polcokat az ablakokra merőleges falak mentén helyezzük el, mig a kétoldalú polcokat az ablakos falnál. A raktárban végzett munka megkönnyítésére, különösen ha létra használata szükséges, a polcok legalább 70 cm távolságban legyenek egymástól. A polcokat sorszámmal látjuk el, nemcsak leltározási célból, hanem az iratállagok kellő nyilvántartására és állandó elhelyezésére is. A polcokat ugy készítsük, hogy ne érintkezzenek fent a mennyezettel, se a falhoz ne támaszkodjanak közvetlenül (tekintettel a fal esetleges nedvességére), elegendő távolságban legyenek a kályháktól és fűtőtestektől, ajtóktól és ablakoktól, ezzel eleget teszünk az iratok higiéniája iránt támasztott követelményeknek is. A raktári asztal alakja és mérete alkalmazkodjék a helyi lehetőségekhez. Ha nagyon kevés hely áll rendelkezésre a raktárban, a polcokhoz lecsapható lapokat erősítünk, amelyek ideiglenes asztalként szolgálnak. A létrák legyenek könnyű szerkezetűek, hogy könnyen használhatók legyenek. A raktár beépítettségétől függően használunk egy, vagy kétoldalas létrát, közönséges létrát vagy esetleg kis lépcsőket (ha a helyiség nem magas). A fentiekben ismertetett követelmények természetesen olyan intézményekre vonatkoznak, amelyeknek sok iratuk van és azokat gondosan kell hosszabb ideig őriznünk. Minél kisebb azonban az illető intézmény, annál kisebb méretű lesz a szükséges irattár is. Az olyan intézményekben tehát, amelyekben az iratdokumentáció 5-40 év alatt 400-300 folyómétert tesz ki. az irattár állhat egyetlen raktárhelyiségből, az irattárvezető pedig a kezelőirodában is végezheti munkáját Előfordul az is. hogy valamely intézmény iratdokumentációja nem haladja meg az évi 2 folyómétert. Ebben az esetben az irattárat a kezelőiroda vezetője vezetheti, s az iratokat arra kijelölt szekrényben tartja. A szekrényt és a helyiséget megfelelő módon kell biztosítani. IX. Az irattár dolgozói Az irattárat, amely többnyire az illető intézmény valamennyi részlege számára közös, külön e célra kijelölt dolgozó vezeti, akit az irattár vezetőjének nevezünk. Rendszerint azcn vezetőnek van közvetlenül alárendelve, aki az illető intézmény élén áll. Aránylag kis iraídokumentációju intézményeknél az irattárvezető kötelességeit a titkárság vezetője vagy más arra kijelölt dolgozó látja el. A nagy'dokumentációja intézmények irattárát az irattárvezető megfelelő számú értelmiségi és fizikai dolgozó segítségével vezeti. Az irattárvezetönek legyen meg a szükséges szakmai képzettsége, legyen kielégitöen egészséges és legyen érzéke a rendszeres munkához. Az intézmény nagyságának megíelelőon rendelkezzék a minimális általános, szakmai és levéltári ismeretekkel. Nem teljesítheti jól kötelességét az az irattárvezető, aki nem ismeri legalább nagyjából azon intézmény működését ós sajátossái'05