Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - FORDÍTÁSOK - Kaczmarek, Román: Az irattár / 89–114. o.

gait, amelynek iratait őrzi. Kötelessége pontosan megismerkedni az intézmény felépítésével, egyes részlegeinek működésével, s azon kezelőirodái módszerrel, amellyel vezették és vezetik irataikat. Sajátítsa el (vázlatosan) a levéltári munka alapelveit is. A fentiekben emiitett ismereteket - a levéltári munka kivételével - az illető intézményban folytatott munkája során és egyéni tanulással sajátíthatja el. A levéltári ismereteket..az állami levéltári szolgálat által az irattárvezetök számára rendezett tanfolyamon szeresheti meg, valamint azzal, hogy résztvesz az állami levéltárak által rendezett konferenciákon, állandó kapcsolatban áll a levéltárak dolgozóival, segítségüket kéri, s hogy a saját munkakörébe vágó levéltári munkát ismertető irodalmat olvas. Az intézmények, amikor az irattárvezetői munka elvégzésére megfelelő dolgozót kertesnek, ne bízzák e munkát olyan személyre, aki - kora vagy egészségi állapota miatt - nem-képes termelőmunkát végezni. Helytelen az a felfogás, hogy ilyen dolgozó megfelelően el tudja látni as irattári munkát. Az intézmény vezetősége értse meg, hogy az irattár jelenlegi viszonyaink között az intézmény normális működéséhez nélkülözhetetlen szerv, sőt hozzájárul a termelési tervek, valamint az intézmény profiljából folyó kötelességek teljesítéséhez. Ezért az irattár vezetőt ne helyezzük át más munkára, különösen ha valamely szakmai tanfolyamot már elvégzett, A munkaerő hullámzás az irattárban éppolyan káros, mint bármely más részlegnél. Igen fontos, hogy az irattárvezető kötelességtudó és igen lelkiismeretes legyen., mert könnyen hozzáfér értékes, gyakran bizalmas, sőt titkos iratokhoz is. Ezért minden körülmények között meg kell követelnünk tőle a hivatali és állami titok betartását. Ebből az a követelmény következik, hogy politikailag is képzett és öntudatos legyen. Nagyobb intézményekben, minisztériumokban, központi igazgatóságoknál, nagy termelő üzemekben, ahol komolyabb az iratmennyiség, egy dolgozó nem bírja elvégezni a folytonosan növekvő munkát. Az ilyen irattárakban segéderőket kell alkalmaznunk, akik bizonyos általános és levéltári ismeretekkel kell, hogy rendelkezzenek. Az irattár második értelmiségi dolgosója iránt ugyanolyan követelményeket támasztunk mint az irattár vezetője iránt. Nagyobb irattárakban, tekintettel az iratok átvételével ós átadásával, a polcokra való rakással, a helyiség tisztántartásával, továbbá az iratok portalanításával, konzerválásával, összegzésével kapcsolatos munkákra megfelelő segítség szükséges. Ezeket a teendőket hivatalsegéd vagy más személy végzi, akit megfelelően ki kell oldatni a munkája jelentőségére, továbbá az állami és hivatali titok megőrzésére. Az irattárvezető az iratokért és megőrzésükért nemcsak közvetlen felettesével, hanem az állami levéltári szolgálat ellenőrző szervével szemben is felel. Az irattárvezető az iratokat különböző részlegektől veszi át és ezzel kapcsolatban megfelelően utasitjc. azoknak az iratok átutalását előkészítő dolgozóit. Ő felelős as átvett iratok állapotáért és nyilvántartást vezet róluk az irattárban. Az őrzött iratokat kiadja a használóknak és keresi a szükséges ügyiratokat vagy esetleg egyes Írásokat. Kiválasztja és átutalja az A kategóriájú iratokat a területileg illetékes levéltárhoz, amellyel állandó kapcsolatot tart fenn. Selejtbe utalja azon B kategóriájú iratokat, melyeknek őrzési ideje lejárt. Vezeti az irattár kezelőirodájának munkáját, továbbá előkészíti az irattár munkaterveit és a beszámolókat. Az irattár vezetésével kapcsolatos valamennyi többi munkát is ellátja. Az időszakos beszámolókkal kapcsolatban as irattár vesetője anyagot gyűjt e kötelezettsége teljesítésére. E beszámolókban feltünteti, hogy hány darab iratot vett át a részlegek regisztraturáitól, mennyit utalt át az állami levéltárnak, mennyit választottak ki selejtre és utaltak át hulládéiigyüjtöbe. végül mennyi iratot adtak ki használatra érdekelt személyeknek. Az irattárvezető, amikor elhagyja munkahelyét, utódjának átadási-átvételi jegyzőkönyv alapján átadja az egósz iratállagot, miután az iratokat megfelelően elrendezték, a függő és esetleges hátralékos ügyeket elintézték. Ezt a jegyzökönyvet két példányban veszik fel ós as irattár átadója és átvevője, továbbá azon részleg vezetője irja alá, melynek az irattár alá van rendelve. Az átim