Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - FORDÍTÁSOK - Kaczmarek, Román: Az irattár / 89–114. o.

Előfordul azonban az is, hogy a felszámolt intézménynek nincs jogutódja. Ebben az esetben a fennmaradó iratokat két részre osztjuk. Az egyikbe kerülnek az A kategóriájú iratok, továbbá a B kategóriájúak közül azok, amelyek még megőrzendők, mert nem járt le őrzési idejük. Ezek az illetékes állami levéltárnak adandók át. A második rész kizárólag azon B kategóriájú iratokból áll majd, amelyek megőrzési ideje már lejárt. Ezeket a kiselejtezett iratokat hulladéknak minősítjük. A pelejtezés közben be kell tartani az iratok hulladékká való nyilvánításával kapcsolatos előírásokat. Az átadási-átvételi jegyzőkönyveket a jegyzékekkel és az iratok átvételének igazolásával, akár az állami levéltár, akár a hulladékgyűjtő vette át azokat, a felszámolási iratokhoz kell csatolni. VII; Az ügyiratok selejtbe való juttatása A B kategóriájú iratokat őrzési idejük lejártával a hulladékgyűjtőnek utaljuk át. Az iratok ide juttatásának kérdése igen fontos, mert azzal az irattárat hatalmas mennyiségű teleirt, már használhatatlan papirostól szabadítjuk meg és amellett értékes hulladékanyagot nyerünk az intézmények, hivatalok stb, számára oly fontos papírgyártáshoz is. Az irattárak munkája e téren is fontos, mert az irattáraktól nemcsak az állami levéltárak, hanem a hulladékgyűjtők is anyagot várnak. E kérdés fontosságát a hulladékgazdálkodásra és az intézmények iratainak kiselejtezésére és megsemmisítésére vonatkozó rendelkezések bizonyítják. Ezek ebben a vonatkozásban az állami levéltárak szerepét is meghatározták, melyek ellenőrzik, hogy az iratokat szabályszerűen és megőrzésüket szabályozó rendelkezések betartásával juttassák makulatúrába. Ez az ellenőrzés többek között az állami levéltári állag biztosítása érdekében is szükséges, mert történelmi jelentőségű ira-* tok megsemmisítése helyrehozhatatlan kárt okozna a lengyel államnak és a tudománynak. Ezért az intézmények iratselejtezési és megsemmisítési javaslatait a levéltáraknak kell jóváhagyniok. Az állami levéltárak e jogaik meUett e téren kötelesek szorosan együttműködni az egyes intézményekkel, azok irattáraival, továbbá a hulladékot gyüjtö és raktározó vállalatokkal. Az állami levéltárak területi képviselői meglátogatják az irattárakat és rámutatnak a selejtezés és a hulladékgyűjtőbe való átutalás szükségességére. De időnként ellenőrzik a hulladékgyűjtőket, raktárakat és főleg osztályozókat is. igy felülvizsgálva munkájukat, s általuk az intézmények munkáját is. Ellenőrzés közben ui. a levéltárak dolgozóinak alkalma nyílik íelfedni e téren elkövetett szabálytalanságokat. A legutóbbi évek tapasztalatai megmutatták, hogy a levéltáraknak foglalkozniuk kell a hulladékgyűjtőkkel és osztályozókkal, egyrészt hogy felfedezzék és visszaszerezzék a szabálytalanul hulladéknak minősített levéltári értékű iratokat, másrészt pedig hogy az ilyen esetek számát minimálisra csökkentsék. A helytelenül huUadékgyüjtőbe került iratokat a helyszínen félretétetik, jegyzőkönyvet vesznek fel, majd értesitik erről az intézmény vezetőjét Az ilyen iratokat csupán az ügy tisztázása és a levéltár engedélyének megszerzése után szabad feldolgozni. Ha nincs ok az iratok selejtté való nyilvánítására, azokat vissza kell szállítani az irattárba. Ha az igy felfedezett iratok rendkívüli fontosságúak, az állami levéltárba kerülnek. Az irattár vezetője számon tartja a B kategóriájú iratok selejtbe való juttatásának határidőit Amikor megállapítja, hogy valamely iratcsoport megőrzési ideje lejárt engedélyt kér megsemmisítésükre. Ezt az engedélyt az illetékes állami levéltár Írásban adja meg. A levéltár az irattárat az ilyen iratok őrzése alól megfelelően kitöltött beadvány alapján menti fel. Az iratok zúzdába adását az intézmény bizottságilag kéri. A bizottságot ehhez többnyire az irattár vezetője hívja össze, akinek a selejtezés határidőinek betartása és az iratok huUadékba adása kötelessége. Az összehívott bizottság élén rendszerint azon vállalati részleg vezetője áll. aki az irattár vezetőjének közvetlen főnöke. A bizottság tagjai: az irattár vezetője, továbbá azon osztály vezetője, vagy helyettese, amelynek iratai selejtezésre kerülnek, A bizottságban résztvehet a kiselejtezett iratok előadója, mert rendszerint ő ismeri legjobban saját iratainak fontosságát 401