Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - FORDÍTÁSOK - Kaczmarek, Román: Az irattár / 89–114. o.

Az illető állag értéke néhány évi őrzés után gyakran jobban megállapítható, mint az irattárba kerülésekor. Az iratselejtező bizottság ezért mégegyszer vizsgálja leiül azon B kategóriájú iratokat, amelyek előzetesen meghatározott megsemmisítési ideje már elérkezett. Az intézmény vezetője a bizottság határozata alapján kéri az illetékes állami levéltártól az ügyiratok selejtbe való utalásának engedélyezését. Az ügyiratok megsemmisítése ügyében a levéltár dönt és döntéséért teljes mértékben felelős. Ebből következik az a követelmény, hogy a bizottság javaslatát ki kell egészíteni egyéb felvilágosításokkal is. Röviden ismertetni kell a szerv történetét, hatáskörét, mellékelni kell továbbá a selejtbe szánt iratok jegyzékét A selejtbe szánt iratok jegyzéke a következőket tartalmazza: 4. a jegyzék sorszámát, 2. ezt a rovatot nem kell kitölteni (ez uL az A kategóriájú ügyiratokra vonatkozik), 3. az ügyiratok ciraét, 4. a gyűjtőben összefogott ügyiratok kezdő és végső dátumait, 5. a gyűjtők (kötetek) számát. 6. megjegyzéseket. A megjegyzésekben meg kell okolni miért nyilvánították az ügyiratokat selejtté. Az 5. rovatot (gyűjtök, kötetek számát) összegezni kell és az iratok közelítő súlyát vagy térfogatát m

3-ben vagy folyóméterben meg kell adni. A jegyzéken fel kell tüntetni a bizottság határozatát, továbbá az iratselejtezö bizottság tagjainak és a szerv vezetőjének aláírását. Mig az állami levéltár az iratok sorsáról dönt. ki kell azokat venni addigi iratcsoportíaikból és az irattár raktárában csoportosítva külön kell elhelyezni. Ezeket az ügyiratokat szétszórni, összekeverni a gyűjtőkből shanonokból kivenni, belőlük valamit kiemelni, őket bálázni vagy megsemmisíteni tilos. Arról sem szabad megfeledkeznünk, hogy a levéltárak képviselői döntés előtt gyakran ellenőrzik a kiselejtezett iratokat. Ennek az a többször előfordult eset az oka. hogy némely iratselejtező bizottság eléggé könnyelműen meg sem ismerkedve az iratokkal aláirta a javas-, latokat csupán az irattár vezetőjének bemondása alapján, aki pedig nem is mindig ismerte az iratok értékét, vagy az iratok selejtezésére vonatkozó szabályokat. A selejtező bizottság ilyen eljárása károkat okoz az államnak vagy legalábbis elhúzza az iratok hulladékká való nyilvánítási folyamatát, ellenőrző közegek közbelépését, és az ügy másodszori tárgyalását idézve elő. A levéltár, miután megismerkedett a bizottsági javaslattal és a kiselejtezendő iratok jegyzékeivel, továbbá azokat az irattárban is megvizsgálta, tiltakozhat és ha szabálytalan selejtezést állapit meg vagy az iratjegyzékben rendetlenséget észlel, megkövetelheti az iratok osztályozásának megváltoztatását A hiányosságok megszüntetése után az állami levéltár egy speciális, három azonos szövegű részből álló űrlapon ad engedélyt. Az űrlap cime : iEngedély iratok zúzdába adására», és sorozat- és Sorszámmal van ellátva. Feltüntetjük rajta az intézmény nevét, a selejtezett iratállagot végső dátumai megjelölésével, továbbá a megsemmisíteni engedélyezett iratok számát m^-beh, vagy levéltári egységekben. Az engedély egyik része nyilvántartási és ellenőrzési célokra az állami levéltárban marad, a másodikat és harmadikat az érdekelt intézmény kapja. Ezek egyike maradjon az irattár iratai között, igazolásul a selejtbe adás engedélyezésére, a másikat pedig a hulladékgyűjtő kapja a megsemmisítésre szánt iratokkal együtt. Iratokat engedély nélkül sem az intézménynek zúzdába adnia, sem pedig a hulladékgyűjtőnek átvenni nem szabad. A levéltárnak a makulaturagyüjtöket ellenőrző dolgozója ellenőrzi az engedélyeket. A vajdasági levéltárak mellett vajdasági iratselejtező bizottságok működnek és ilyen iratselejtező bizottság működik az IJj Iratok varsói Levéltára mellett is. hogy e levéltárak ezzel is gyorsabban és szabatosabban tehessenek eleget a rájuk háruló feladatoknak. E bizottságok feladata - többek között - a benyújtott javaslatok véleményezése és a levéltárak vezetőségétől a selejtezési engedélyek kérése. A selejtezéssel kapcsolatos ügyeket végső fokon az Állami Levéltárak Igazgatósága mellett működő varsói Iratselejtezési Központi Bizottság intézi. , 102