Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - FORDÍTÁSOK - Kaczmarek, Román: Az irattár / 89–114. o.

nálatos módszerek leírását. Az iratok átutalását két héttel az iratok átvételének javasolt határideje előtt kell kérni. Ha az intézmény először adja le iratait a levéltárnak, köteles működéséről hozzájuk fennállásának egész idejét felölelő leírást mellékelni. A levéltár számára nagyon hasznosak az intézmény működését tárgyaló nyomtatott vagy sokszorosított ismertetések is. továbbá az intézményt vagy annak egyes fejlődését megvilágító nyomtatott cikkek gyűjteményei. A levéltárba átutalt iratok jegyzékének mindhárom példányát az intézmény vezetőjének vagy általa meghatalmazott személynek kell aláírnia. Az állami levéltár köteles két héten belül hozzájárulni az iratok átvételéhez vagy pedig közölni észrevételeit a jegyzékekre és az átutalással kapcsolatos eljárásra vonatkozólag. Ha az irattár két héten belül nem kap választ a levéltártól, akkor jogában áll a megküldött jegyzékek szerinti állapotban az iratok átadása. Ha a levéltár észrevételeket tett, az irattár vezetője megteszi a kiváni intézkedéseket. Ezután átadják az iratokat a levéltárnak, mely két példányban átadási-átvételi jegyzőkönyvet vesz fel. Az egyik példányt az iratokat átadó intézmény kapja, a másikat pedig a levéltár. Az irattár vezetője az átvétel napját íeljegyzi a levéltár számára készített iratjegyzéken, továbbá az átadási-átvételi jegyzékek saját példányának 8, rovatában, amelyek alapján az iratokat az irattárba átvette, Az irattárból az állami levéltárba átutalt iratok jegyzékén a következő rovatokat találjuk: 4« a jegyzék sorszáma, 2. az iratok jele (jelzet). 3. az iratok cime, 4. kezdő és befejező dátumok, 5. kötetek (gyűjtők) száma, 6. megjegyzések, - itt megemlitendők az illető gyűjtőben stb. tartalmazott térképek, tervrajzok, nyomtatványok, illusztrációk, , A levéltárba való szállítás minden költségét az iratokat átadó intézmény viseli. Szállítás közben ne Ieledkezzünk meg az iratok megóvásáról megsemmisülés- elkallódás, megázás veszélyével szemben, továbbá az állami és hivatali titok megőrzéséről A szállítmány megőrzése az irattár vezetőjének feladata, akinek rendelkezésére kell bocsátani az ehhez szükséges eszközöket és • az intézménytől is segítséget kell kapnia. Az állami levéltár azonnal igazolja az iratok átvételét, még az átadási-átvételi jegyzőkönyv felvétele előtt. Az iratok szállítása közben azokat a nedvesség és por elleni védelmül vízhatlan ponyvával kell betakarni. Vasúti vagy gépkocsi szállítás esetén legjobb az iratokat könnyű fa (fenyő) ládákba zárni A ládákat vaspántokkal vonjuk be. Vigyázzunk arra.-hogy a ládák ne legyenek túlságosan nehezek, mert a papiros nehéz, a súlyos ládákat pedig nehéz szállítani; Tapasztalataink alapján ajánlatos 70-75 cm hosszúságot. 35-40 cm szélességet és 50-60 cm magasságot választani. Az ilyen ládában egymás mellé három iratcsomót helyezhetünk el. Nagyon gondosan cimezzük meg a ládákat és kötegeket, hogy elkerülhessük a postai vagy vasúti szállításnál a bonyodalmakat. Minden ládába vagy kötegbe tartalmát feltüntető jegyzéket kell helyezni, e jegyzék másodpéldányát külön levélben megküldjük az illető levéltárnak, a harmadik példány pedig az irattárban marad. Meg kell még említenünk a felszámolás alatt álló intézményed iratainál követendő eljárásL A felszámolás határidőit a felszámoló állapítja meg. Az irattárat bizonyára utoljára fogják felszámolni. A felszámolás idejében az irattár vezetője különösen szorgosan és óvatosan dolgozzon a raktárban, hogy minden egyes gyűjtőt megőrizzen az elkallódástól. Gondoskodjék arról is. hogy a már felszámolt szervek iratai teljes számban és rendezetten kerüljenek az irattárba. A felszámolás folyamán olyan helyzetek adódhatnak, amelyek eldönthetik az iratok további sorsát A felszámolt intézményeknek többnyire marad jogutódjuk, amelynek az iratokat teljesen vagy részben átadhatjuk. Ebben az esetben a felszámoló az iratokat az átadási-átvételi jegyzőkönyv és az iratjegyzék alapján a jogutód irattárának adja át éppúgy mintha levéltárnak utalná át, ugyanazokkal az űrlapokkal kisérve. 4 00