Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - FORDÍTÁSOK - Kaczmarek, Román: Az irattár / 89–114. o.

Az irattár vezetője ne feledkezzék meg arról, hogy vannak iratok amelyeket semmi körülmények között sem szabad kiadnia az irattárbóL Ilyenek például: a) az átadó részleg által ilyeneknek megjelölt iratok amelyeket bizonyos okokból csáváz irattárban szabad használni, b) a sérült iratok (amelyeket a bizottság as irattár vezetőjének javaslatára) sérültté nyil vánitott, c) az irattár valamennyi nyilvántartási anyaga (iratjegyzékek átadási átvételi jegyzőkönyv' vek. átutalt iratok jegyzékei) Az irattár vezetője hivja fel az iratokat használók figyelmét, hogy az iratok épségéért felelősek és azokat megszabott határidőn' belül kötelesek visszaszármaztatni Ha a határidő lejárt felszólítást kell küldeni vagy ujabb visszaadási határidőt kell megszabni Ha az iratok használata vagy kikölcsönzése közben az iratok megsérülnének vagy megsemmisülnének, az irattár vezetője megállapítja a kárt és megfelelő jegyzőkönyvet vesz fel, A jegyző könyvet az iratot kölcsönző személynek, közvetlen főnökének és az irattár vezetőjének kell alá irniar A Jegyzőkönyv három azonos példányban készüL Az egyik az iratgyűjtőbe kerül a második, kizárólag e célra szánt külön gyűjtőbe kerül., amely A kategóriájú irattári nyilvántartási anyag, mig a harmadikat azon szerv vezetője kapja, amely az iratokat használta, Ki kell vizsgálni, hogy miért sérült vagy semmisült meg az irat és a felelős ellen eljárást kell indítani Igen lényeges a sérü lés vagy megsemmisülés tényének és mérvének gondos megállapítása és feltüntetése. VI, Ügyiratok átutalása az állami levéltárba Az állami levéltárak az egyes intézmények irattáraitól elvileg csak A kategóriájú, vagyis a tudomány, történelem, az állam, intézmények és egyes állampolgárok szempontjából tartós megőrzésre érdemes ügyiratokat vesznek át A levéltárakban, megfelelő feldolgozás után,, az ügyiratok az érdekelt hatóságok és intézmények, továbbá tudományos és kutatási célok számára rendelke zésre állnak. Érthető ezért, hogy a levéltárak már akkor érdeklődnek az A kategóriájú ügyiratok iránt, amikor azok még az irattárakban vannak. Ez az érdeklődés főleg akkor erősödik, ha az iratok irattárban való őrzésének ideje lejár, ha az illető intézmény számára már nélkülözhetővé vál nak. A levéltárak eme érdekeltségük miatt az irattárakat ellenőrzés és konzultáció céljából felülvizsgálják. A levéltárak számára ui, nem közömbös, hogy milyen ügyiratok és müven állapotban kerülnek hozzájuk végleges megőrzésre. Amikor az A kategóriájú ügyiratok irattárban való őrzésének határideje (40 vagy 5 év) le jár. azokat át kell utalni az illetékes állami levéltárba. A járási és községi irattárak A kategóriájú ügyirataikat a járási állami levéltáraknak, vagy a vajdasági állami levéltárak területi'osztályainak, a fő- és központi hatóságok irattárai irataikat a varsói üj Iratok Levéltárának utalják át, A Varsó területén kivül székelő hatóságok -< a varsói Uj Iratok Levéltárának engedélyével - kivételes ese tekben átutalhatják A kategóriájú irataikat a területileg illetékes vajdasági állami levéltárnak is. Eh hez azonban íeltéílenül engedélyt kell kérni, mert a területi állami levéltáraknak nincs joguk átvenni a központi hatóságok ügyiratait. Valamennyi többi irattár A kategóriájú iratait a vajdasági állami le* véltáraknak utalja át Ha iratokat kell átutalni levéltárba, azt az illetékes levéltárral meg kell beszélni Elvileg az irattár kezdeményez. Ajánlatos azonban az iratok levéltárba való utalása előtt érdeklődni az átuta 1 andó iratok állapota és mennyisége iránt. Hasznos ha az állami levéltári szolgálat képviselője megnézi az átadásra előkészített iratokat, különösen ha nagyobb mennyiségű iratról van szó, Az ilyen konzultáció elősegíti a leadásra előkészített iratok esetleges hiányosságainak megszüntetését illetve az átadási-átvételi jegyzékek helyesbítését, ezzel nagyon megkönnyítve az iratok átutalását Az iratokat az állami levéltárba három példányban elkészített jegyzékek alapján utaljuk át A jegyzékekhez mindig mellékelni kell azon iratkezelési tervet amelyek az átadott iratok keletkezése idején voltak kötelezőek, továbbá az intézmény szervezeti felépítését és a kezelőirodában haszn