Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - FORDÍTÁSOK - Kaczmarek, Román: Az irattár / 89–114. o.

Az irattár vezetője a raktárban levő iratok kimutatására a következő nyilvántartási eszközökkel rendelkezik : a) az egyes részlegektől átvett iratok átadási-átvételi jegyzéket (J, az 1. sz. mellékletet), b) az átadási-átvételi jegyzékek kimutatása, amely az egymás után érkező (az iratok átvételével kapcsolatosan) uj átadási-átvételi jegyzékek jegyzékbefoglalásából keletkezik), c) kérőlapok irathasználat céljából. d) az érdekelt személyeknek használatra kiadott iratok hiányáról vagy esetleges sérüléséről telvett jegyzőkönyvek. A lentiekben már többször megemlítettük, hogy be kell tartani az irattárban való megőrzés határidőit, melyek lejártával az iratokat rendeltetésük szerint vagy a levéltárba .(A kategória) vagy a makulaturagyüjtöbe (B kategória) kell eljuttatni. Ezúttal is hangsúlyozzuk, hogy a B kategóriájú iratokat az irattár csak megőrzésükre megszabott ideig tárolja. Az A kategóriájú iratokat -- az intézmény Jellegétől íüggően - az irattárban 5-40 évig őrzik. 10 évig őrizzük a központi hivatalok és intézmények, továbbá a H. fokú hatóságok és hivatalok iratait, a többi hivatal, intézmény és vállalat iratait pedig csak 5 évig kell megőriznünk. E határidők lejártával az iratokat át kell utalni az illetékes állami levéltárnak. Az A kategóriájú iratoknak az irattárban való továbbőrsését a területileg illetékes állami levéltárral kell megtárgyalni. Ez csak olyan kivételes esetekben engedélyezhető, amikor az intézménynél: a 10-42 éves iratokba is gyakran kell betelcintenie. V. Az ügyíratok használata az irattárban Az ügyiratok amikor az irattárba kerülnek továbbra is az intézmény és más arra jogosult intézmények rendelkezésére állnak. Az ügyiratok használása azonban az irattárban - érthető okoícból, főleg az állami és hivatali titok megőrzése szempontiából - különleges feltételek mellett történik. Ezeket a teltételeket tartsa be az irattár személyzete, továbbá a felügyeleti, ellenőrző szervek és az irattárat igénybevevők is. Az irattárban tárolt iratok csak az irattár irodahelyiségében használhatók, sohasem a raktárban, és mindig az irattár vezetőjének vagy általa felhatalmazott dolgozónak jelenlétében. Az igényelt gyűjtőket a raktárból kizárólag az irattár személyzete velíeti ki. Az irattárba belépni csak az illető intézmény vezetőjének vagy általa meghatalmazott személynek írásbeli engedélyével szabad a belépésre jogosított személy személyazonosságának igazolása után. I'ratok használatához való belépésre jogosít a kellően kitöltött ós aláirt kérőlap irathasználat céljából. Az irattár vezetője nyilvántartja ezeket a kérőlapokat, számozza és a számok alapján kartotékban őrzi azokat. , E lapokat az irattárban egy naptári évig kell megőrizni. Ha például a kérőlappal 1953 juliusában használtak iratokat, akkor a kérőlapot csak 1955 januárjában szabad megsemmisíteni. Ha a raktárból egyes iratgyűjtőket használatra vagy kölcsönzésre kiveszünk, a kivett gyűjtő helyébe kartont kell helyezni, amely lehetővé teszi az ideiglenesen hiányzó gyűjtő megfelelő ellenőrzését, majd a gyűjtő használat után helyére való visszahelyezését. A kartont takarékosságból ceruzával töltjük ki; a ráirást kitörölve vagy áthúzva a karton sokszor használható. Az irattárból iratokat kivevő személyek nevüket személyesen bejegyzik a használatban levő iratok nyilvántartási könyvébe. Az iratok használatának az irattárban való betekintés mellett másik formája az irattáron kívüli kikölcsönzésük- Az iratok kikölcsönzését azonban a legszükségesebb esetekre kell korlátozni. Ha sor kerül rá szigorú határidőt állapítunk meg. Iratokat az irattárból kizárólag a lenti kérőlap alapján adunk ki. amely az adott konkrét esetben lehetővé teszi iratoknak az irattárból való kikölcsönzését, 98