Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - FORDÍTÁSOK - Kaczmarek, Román: Az irattár / 89–114. o.

irattár vezetője készítse el az egyes részlegek iratainak elhelyezési tervét, figyelembe véve az iratoknak az irattárba való további áramlását. Az egyes szervek iratai helyének megállapításakor tartsunk fenn bizonyos folyóméter hosszúságú szekrényteret a következő néhány óv alatt érkező iratok számára is. Ez a tartalék megszabadítja az irattár személyzetét az iratok ide-oda tologatásától, egyúttal pedig megakadályozza az iratok keveredését, ami rossz elhelyezés esetén könynye» előfordul. A helyi viszonyok azonban nem mindig engedik meg. hogy elegendő helyet jelöljünk ki az irattár számára. Ha az irattár raktárául kijelölt helyiség kicsiny, akkor le kell mondanunk arról hogy minden egyes részleg a következő években érkező iratai számára külön tartalékot hagyjunk Ebben az esetben az iratokat az irattár raktárában leadásuk sorrendjében kell elhelyezni, az átadási-átvételi jegyzékek szakadatlan számozásának megfelelőé*.,. Az iratok elhelyezése a polcokon függ az iratok állapotától és alakjától Nehéz e téren sza~ bályokat megadni. Az irattár vezetője tudja, mennyi hely áll rendelkezésre és hogy a polcokat meg felelően használják-e ki. A gyűjtők, könyvek -• különösen a könyvelési és pénztérkönyvek -különböző alakja, továbbá a kartotékszekrények, tekercsek stb, eltérő nagysága gyakran okoz nehézséget. Az iratanyag polcokra való helyezésénél ügyeljünk arra, hogy az iratokat ne szorítsuk túlságosan öszsze, hanem inkább lazán de a polcot teljesen kihasználva rakjuk össze. Az iratokat különböző rendszerek szerint helyezhetjük el A gyűjtőket kötegeket stb- azonban balról jobbra haladva rakjuk, hogy fentről vagy lentről kezdjük közömbös. A polcok szerkezetétől és a gyűjtök, kötegek,, kartotékok stb. alakjától és nagyságától függően az iratokat elhelyezhetjük : % a) függőlegesen - amint az könyvtárakban szokásos,, b) függőlegesen - fektetve - egyik gyűjtő a másik mellé fektetve, egyik háta felfelé, a másiké lefelé nézzen, c) vízszintesén - gyűjtő a gyűjtőn, könyv a könyvön, külön-külön, vagy összekötött kötegben vagy csomagban. « Az iratok elhelyezésénél ügyeljünk arra, hogy feltótlenül betartsuk a gyűjtők, az átadási-átvételi jegyzék egyes tételeinek megfelelő sorrendjét A gyűjtőket megfelelő jelzettel kell ellátni, hogy biztosithassuk minden egyes irat helyes, tartós helyét az illető szerv iratállagában. A jelzetet az átadási-átvételi jegyzék és a jegyzéken belül az illető tétel számából képezzük. Például, ha a 7„ számú átadási átvételi jegyzékben (a Pénzügyi Osztály iratai) az 1954, évi pénztárkönyv a jegyzék 38. tételében szerepel, akkor a könyv jelzete a jegyzék és a tétel ferde vonallal elválasztott száma lesz,vagyis 7/38, A jelzetet a gyűjtő első, felső boritólapjára tesszük, leghelyesebb a balsarokba, A jelzési a borítólap színétől elütő színű színes ceruzával vagy tussal írjuk fel, esetleg kézi nyomda betűivel nyomtatjuk. Lehetséges a borítólapra ragasztandó külön cédulára való felírása is. Helyes ha minden gyűjtőbe iratnyelvet teszünk, amelyen feljegyezzük az#jratot leadó részleg jelét, a gyűjtő megkezdési és befejezési idejét, továbbá a gyűjtőn megadott jelzetet. Kisebb irattárban a vezető az iratjegyzékben minden nehézség nélkül kiismeri magát ami nagyon megkönnyíti a keresést. Ez azonban elképzelhetetlen nagy iratmennyiséget tároló irattárban. Ezért, főleg az utóbbi esetben szabatos, állandó nyilvántartást kell vezetni az iratokról, amely tájékoztasson az irattár állagáról, amellett pedig vezetőül is szolgáljon a raktárakban, A leltár és egyben informátor e szerepét az irattárban az átvett iratok átadási átvételi jegyzékei töltik be Ezeket a jegyzékeket az irattár két példányban őrizze külön„ «l» és t2» vagy *a» (ia») jelzésű, az irattári állag alapvető nyilvántartásának szerepét tölti be. Az átadási-átvételi jegyzékeket ebben a gyűjtőben különös gonddal kell őrizni és azok más célokra nem vehetők ki. Ha ebben a gyűjtőben nagyobb mennyiségű jegyzék gyűl össze, akkor fűzzük össze, vagy kössük be őket és az egészet kezeljük A kategóriájú iratként, Az irattár folyó munkája közben az átadási-átvételi jegyzékek másik, a 2. sz. («b».) gyűjtőben őrzött példányát használjuk.