Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - FORDÍTÁSOK - Kaczmarek, Román: Az irattár / 89–114. o.

Az iratok átvételénél az irattár ügyeljen arra, hogy az átutaló szerv azokat rendezetten adja át. Az irattár nem köteles rendezni az átvett iratokat, mert rendszerint amugyis csak egy dolgozó teljesít benne szolgálatot. Ezért az átadó maga gondoskodjék az átadott iratok rendezéséről. Rendezett iratoknak csak olyan iratokat tekintünk, amelyek megfelelnek bizonyos lényeges követelményeknek. így az iratokból el kell távolítani az ugyanazon Írások vagy anyagok felesleges példányait (duplikátumokat), amelyek felesleges helyet foglalnának el az irattár állagában. A gyűjtő vagy algyüjtő legyen bizonyos belső rendben ; minden ügyben uralkodjon kronologikus rend, az ügy iratai alkossanak zárt egészet, a gyűjtőben gyűlő egyes ügyek iratait a gyűjtőhöz mellékelt jegyzéknek megfelelő sorrendben kell rendezni. Egy ügyre vonatkozó iratokat elvileg könyvszerüen kell rendezni, vagyis a naptári év kezdetéről származó Írások felül legyenek, az év végére vonatkozó írások pedig a végén. Minden gyűjtő borító kötésének külső oldalán megkülönböztető jelzések legyenek, amelyek lehetővé teszik kellő elhelyezését az illető csoport iratai között. A gyűjtő tartalmazzon több nélkülözhetetlen tájékoztató adatot, mint például : a) az intézmény megnevezését (hivatal, intézet, vállalat, szervezet) továbbá azon részlegének megjelölését, amelytől az irat ered (íöosztály, osztály, előadó stb.) ; a megnevezést teljes egészében adjuk meg. a helység világos jelölésével. b) az iratkezelési terv jelét és vezérszavát (az irat cimét. megnevezését), c) a gyűjtőben foglalt ügyirat kategóriáját (A vagy B) ; a B kategóriájú ügyiratoknál pedig megőrzésük idejét (igen fontos !), d) a gyűjtő vagy kötet végső dátumait (a gyűjtőben tartalmazott ügyek kezdetének és befejezésének pontos meghatározását) ; ha az év folyamán több, azonos tartalmú kötet (gyűjtő) keletkezett, akkor megjelöljük mindegyik kötet végső dátumait. e) a B kategóriájú ügyiratok kiselejtezési évének világos megjelölését, - ezt legjobb a borító kötés színétől eltérő szines irónnal feljegyezni. Az állandó (A kategóriájú) iratoknál, amelyeket a megőrzési idő lejárta után az állami levéltárba utalunk-át. ne feledkezzünk meg az egyes lapok össze fűzésével, számozásával történő biztosításukról, jelöljük meg továbbá a borítólapon a gyűjtőben tartalmazott lapok számát. Az így rendezett és megjelölt iratok az irattár raktárába kerülnek. Iratgyűjtő boritéld apján például a következő felirat lehet: Állami Levéltárak Főigazgatósága, Varsó. Tudományos Munkák Irodája 34. Tudományos értekezletek a levéltárakban 340. Jegyzökönyvek Megkezdve: 4953. I. 4. Befejezve: 4953. XII. 27. Lap : 76 Kat,: A IV. Az ügyiratok megőrzése és nyilvántartása az irattárban Az irattárak egyik főfeladata az illető intézmény A és B kategóriájú ügyiratainak megőrzése és nyilvántartása. Az irattár az iratok átmenet* helye az intézmény egyes részlegeitől a levéltárba vagy hulladékgyűjtőbe vezető ujjukon. Az iratokról az irattárban való rövid időzésük alatt gondoskodjunk megfelelően. Kellő megőrzésük és nyilvántartásuk lehetővé teszi a történelmi értékű iratok idejében a levéltárba való eljuttatását, az ideiglenesen megőrzött iratoknak pedig a makulatúra gyűjtőbe való elkerülését Az irattárban példás rend uralkodjék. Jól ki kell használni a területet, mivel az intézmény egyes részlegeitől folytonosan érkeznek iratok. A szekrényeket rendszeresen kell megtölteni. Az 96