Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - Borsa Iván: A Német Demokratikus Köztársaság levéltárügye: úti beszámoló / 7–33. o.

nisztérium (iparági igazgatóság, szakigazgatási szerv központja) és a Levéltári Igazgatósig közös rendeletben adja kL Selejtezési ügykörjegyzékek 'összeállításánál jelentős szerepet játszik a több íokon meglévő Iratok kérdése. Ezeknél mindig elbírálják, hogy mely rokon kell az iratokat megtartani, (PL fiókhálózattal rendelkező szervekről a körrendeleteket meghatározott idő után kiselejtezik, mert biztosak, abban, hogy a kibocsátó szervnél megvan a körrendeletek fogalmazványa s azon kivül a központnak az ilyen jellegű iratokból még egy teljes másolati példányt is meg kell tartania.) - Gondoskodás történik arról is„ hogy egyes ügykörökből, vagy iratféleségekből mintapéldányokat tegyenek eL Ezek a mintapéldányok eredeti irattári helyükön maradnak, Á selejtezési ügykörjegyzék nagy előnye a mi tárcajegyzékeinkkel szemben, hogy szakmánként készül, s igy sokkal precízebb. A szakmák szerinti ügykörjegyzékkészités következtében azonban, még az a helyzet, hogy csak a« szakmák kis részének van selejtezési ügykörjegyzéke, s a többiek nem rendelkeznek semmiféle selejtezési irányelvvel. Az ügykörjegyzékekben még találhatók ilyen kifejezések : wichtige Unterlagen, untergeordneter Beceutung. Ezeket maguk is helytelennek tartják, s a jövőben igyekeznek elkerülni, -m (Több 1954-4956-ban készült selejtezési utasítás ügykörjegyzéket hoztam magammaL) ' A selejtezés menete a szerveknél a következő; Az irattáros amikor szükségét iájr ja, megkezdi a selejtezés előkészítését Nincsen semmiféle utasítás, ami szabályozná azt, hogy az irattáros milyen időközönként, vagy mennyi idő elteitével köteles eljárni A selejtezésnek egy bl zonyos év eltelte után való szabályozása már azért is .akadályokba ütköznék, mert az iratok mint emiitettem egyáltalában nincsenek évfolyamonként kezelve, s ezért egyes évfolyamok selejtezés alá vonásáról nem is lehet szó, Az irattáros rendszerint akkor, ha már nagyobb mennyiségű selejtezésre megérett iratanyag gyűlt össze irattárában, végignézi az iratkötetek átadási jegyzékét, s kijelöli azokat a köteteket, amelyek az iratátadási jegyzék meghatározása és a .selejtezési ügykörjegyzék (ilyen hiányában a saját tapasztalatai és ismeretei) alapján selejtezhető. Ezeket a kötete ket eredetiben is megvizsgálja, hogy valóban sélejtezhetőte-e és amelyekről ügy találja, hogy letelt az az idő, amikor az iratok selejtezhetők, ezekről selejtezési javaslatot készit A selejtezési javaslatot az irattáros formanyomtatványon készíti. Felsorolja azokat az iratköteteket, amelyeket kiselejtezhetőnek vél, s feltünteti a kötetek irattári számát pontos tárgyát, időhatárait és esetleges megjegyzéseit Ezután az irattáros és a szerv, vagy üzem vezetője aláir egy olyan záradékot amely szerint a felsorolt iratok megőrzési határideje lejárt, és azokra a szerv vagy üzem ügyviteléhez szükség nincs, tehát megsemmisíthetők. Ezt a javaslatot megküldi jóváhagyásra a kerületi levéltárügyi előadónak. A levéltárügyi előadó a jegyzéket elsősorban történeti szempontból felülvizsgálja és megtárgyalja a gyüjtökörileg illetékes Landeshauptarchivval. Ha egyetért a selejtezési javaslattat ugy azt jóváhagyólag aláírja. Ha egyes tételek kiselejtezésével nem ért egyet ugy a megjegyzés rovatban feltünteti és a záradékában is megemlíti, hogy mely tételek kiselejtezéséhez nem járul hozzá. Az igy jóváhagyott selejtezési javaslat alapján az irattáros, a selejtezést végrehajtja. *i Központi szervek esetében a levéltárügyi előadó feladatkörét a Levéltári igazgatóság látja el, a Landeshauptarchivok véleményező feladatát pedig a központi levéltár végzi eL Amennyiben a selejtezési javaslat jóváhagyása során a levéltárügyi előadó és az illetékes levéltár között nézeteltérés támadna, ugy ez ügyben a döntő szót a Levéltári Igazgatóság mondja ki, (tanuja voltam, amikor Berlin város levéltárügyi előadója a városi tanácsnál abnormisan sok irat se lejtezését a maga részéről engedélyezte, viszont a levéltár nem volt hajlandó azt elfogadni és a Levéltári Igazgatóságnak kellett az ügyben döntenie.) •• Megjegyzendő még, hogy a selejtezési eljárás során nem az egyes iratokat hanem az egyes iratköteteket bírálják el, Tehát az egy ügykörből származó iratok vagy teljesen megmaradnak, vagy mindenestül kiselejteztetnek. Az NDK-ban több olyan levéltári épület van, amelyet már eredetileg levéltári célra építettek (zweckbau), Az általam is látott levéltárak közül ilyen a weimari, a magdeburgi és a drezdai Landeshauptarchiv továbbá a potsdami központi levéltár raktárszárnya. A weimari épületet -3,885ben építették, 4 raktáremelettel, melyek közül egy-egy emelet közel 3 méter magas. Ehhez csatlakozóan két raktáremelet magasságában (közel 6 méter) épültek a hivatali helyiségek. Minthogy a 18