Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 2–3. szám - FORDÍTÁSOK - Neuss, Erich: Különgyűjtött iratféleségek a gazdasági életben / 207–217. o.

A gyakorlatban ez a szó különféle Jelentést nyert, illetve naga a tárgy részesült különféle elintézésben. E tárgyak ugyanis vagy negmáradtak a központi vagy szakosztályi Irattárban és azután egyéb ügyiratokkal együtt a levéltárba kerültek (ahol azután non is gyűjtötték külön őket', .hanem - rendeltetésükkel ellentétesen - továbbra is különgyüjtött iratféleségelcként, sőt szépen ügyiratborítókba Tűzve «különgyüjtött iratok* clra alatt szerepeltek) - vagy az ügyiratoknak a levéltárba való átadásánál választották ki és sem m isitették meg őket, -végül a harmadik és leggyakoribb lehetőségként bizonyos meghatározott idő múlva megsemmisítésre kerültek. Egy német nagyváros -1909-ből származó ügyviteli szabályzatában a különgyüjtött iratféleségekről a következőket találjuk : «az elintézett iratokat vagy ügyiratokba kell fűzni (ügyiratíéleségek), vagy valahol külön gyűjtendők (különgyüjtött iratféleségek) j - eldöntendő, hogy az őrzés melyik módját kell alkalmazni*. E különgyűjtést egy ugyanebből az évből származó városi tanácsi rendelkezés a következőképpen magyarázta : »Az igazgatási szerveknél sokszor mellékelnek az ügyiratokhoz vagy egyesítenek ügyiratkötegekben iratjegyzékbe is íelvéve elintézett iratokat, melyek csak egészen ideiglenes értékűek és őrzésük egyáltalán nem áll érdekében az igazgatásnál;. Ilyenek pl.: 4. Az elutasított folyamodványok az elutasító határozat kiadása és az eredeti Írások visszaküldése után. 3 2. Az elintézett megkeresések , amennyiben nem terjednek ki pénzösszegek behajtására. 3. Lényegtelen ügyekre vonatkozó kérdésekre adott feleletek. 4. Más hatóságok olyan értesülései, melyeknek megőrzése céltalan. 5. Üzleti ajánlatok akkor is, ha Jelentéktelen levelezés kapcsolódik hozzájuk, stb. Az ilyen különgyüjtött iratíéleségként jelölendő iratokat többé nem szabad az ügyiratokhoz csatolni, hanem időrendben kell rendezni, évenként csomagban összefogni és 3 év múlva a gondnokságnak átadni. Minden kétséget kizáró esetben a *Z. d. A» (Az ügyiratokhoz) intézkedés helyett a «Vgl» (külön gyűjtendő) jelzéssel látjuk el őket, - ha valamely iratíajta különgyüjtendő jellege kétséges, a döntésre illetékes személy döntését az irodaigazgató és az illetékes irodavezető meghallgatása után hozza meg.* Ugyanezen közület 4948 évi «a belső szolgálatra vonatkozó ügyviteli fő rendtartás*-a jóval rövidebben rendelkezik: «azokat a csekély jelentőségű eseteket amelyeket nem érdemes ügyiratokban megőrizni és amellett «különgyüjtendő* végső jelzésse.í vannak ellátva rekeszekben vagy dossziékban kötetlenül őrizzük és egy év elteltével megsemmisítjük. Olyan szerveknél, ahol különgyüjtött iratféleségek nagyobb számban fordulnak elő, az ilyeneket az irattári terv tárgyi csoportjai szerint rendezve őrizzük*. A Német Demokratikus Köztársaság jogalkotása is természetesen* ismeri a különgyüjtött iratíéleségek fogalmát. Például a Német Demokratikus Köztársaság 4949. november 34 ügyviteli szabályzatának 69. §-ában (Min, Bl. 4950. 30. I.) ezt találjuk: iHa egyes iratok nem szükségesek az ügyiratokhoz, akkor különgyűjtésüket kell elrendelni. Az ügyiratkezelés megkönnyítése érdekében ezt a legmesszebbmenőén alkalmazni kell*. A közigazgatási levéltárak létesítéséről szóló 4954. február 26-án kelt irányelvek (Min. Bl. 4954. 29. 1.) I. fejezetének 6. bekezdése így szól: *A különgyüjtött, vagyis jelentéktelen voltuk miatt «külön gyűjtendő* utasítással ellátott iratféleségek nem adandók át a közigazgatási levéltárnak. Az ilyen tárgyú iratokat az egyes szerveknél külön kell gyűjteni és ~ más rendelkezés hUJán * egy év elteltével mégsemmisitósre kell leadni,* Sajnos különgyüjtött iratféleségek fogalmát az üzemi levéltárakba ezze>I még nem vezettél: be. mert e ren• delkezés 8. §-a igy szól: «A gazdasági adminisztrációra (állami vállalatok stb.) az üzemi és gazdasági levéltárakra vonatkozó rendelkezések érvényesek*. Ha viszont az idevágó rendelkezésekben kutatunk, akkor Jobb hijján a «levéltárba nem tartozó anyag* fogalmára bukkanunk (az Irányelvek fl. B. része) erre vonatkozólag is találva természetesen néhány értékes utalást A különgyüjtött iratféleségek kezelését a hatóságok példáján kellett bemutatnunk ahhoz, hogy további fejlődésünkhöz kiindulópontot nyergünk. Ha ugyanis a gazdasági életben keletkezett ilyen iratV.ö.: Meisner, Lm. 46. I. 208