Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 2–3. szám - FORDÍTÁSOK - A levéltári dokumentumok felhasználása tudományos történeti és gyakorlati célokra: a levéltári anyagok rendezési nyilvántartási és őrzési rendje a szerveknél: módszertani segédlet / 131–161. o.

Az irattárban őrzött ügyiratokból általában nem szabad dokumentumokat eltávolítani, kivéve azon esetekét, araikor ez az eltávolítás a szerv vezetőjének tudtával, a párt- és az állami ellenőrzés, a vizsgálóbírói szervek vagy az államügyész felkérésére történik. Ilyen esetekben az irat eltávolításáról jegyzökönyvet kell felvenni, de az ügyiratban megmarad az irattári felelős által hitelesített másolat, megjegyezve rajta, hogy az eredeti iratot miért és mikor vették ki. A szerv vezetőjének engedélyével az ügyiratokból kivehetők és kiadhatók magánszemélyek személyi dokumentumai is (képzettségről, munkaviszonyról, családi állapotról, stb. szóló dokumentumok), amelyeket a személyek a szervhez benyújtottak és annakidején nem kaptak vissza. Az eltávolított dokumentum helyére az ügyiratban hitelesített másolat helyezendő el, megjegyezvén miért és mikor vették ki az eredeti dokumentumot. Ezt a megjegyzést azon személynek kell aláírnia, aki az illető dokumentumot átvette. Az eltávolított dokumentumokat felsoroljuk a hitelesítési feljegyzésben. 9. Anyagok átadása a szerv megszűnése, a szerv vezetőjének vagy az irattár felelős személyének változása esetén A Kommunista Párt Központi Vezetőségének és a Szovjetunió Népbiztosi Tanácsának 4936. február 5-i határozata értelmében valamely szerv megszűnése esetén a felszámolást elrendelő uta sitásban meg kell határozni a felszámolandó szerv irattárának megszüntetése és átadása rendjét. Ha a felszámolt szerv funkcióit más szerv veszi át, az utóbbi irattárába átveszi a megszűnt szerv anyagait Ha pedig a megszűnt szerv funkcióit több szerv veszi át, anyagait a felettes szerv utasítására és a levéltári szervek beleegyezésével azok egyikének adják át. Ha a szervei anélkül számolják fel, hogy íunkcióit más szervek vonnék át, az irattárban őrzött anyagokat, továbbá egyéb befejezett és be nem fejezett anyagokat a szerv ugyanazon főhatóság felettes szervének adják át, amely ugyanazon városban vagy falun székel, mint a felszámolt szerv. Ha nem létezik ilyen felettes szerv, akkor a felszámolt szerv anyagait az Uletékes állani levéltárnak adják át. A fenti esetekben a felszámolt szerv anyagait jegyzőkönyv szerint adják át. amelynek másolatát az Uletékes levéltári szervnek (levéltári osztálynak, vagy városi, kerületi, állami levéltárnak) küldik el. A szerv vezetőjének változásakor az átvételi ós átadási jegyzőkönyvben íeltétlenül fel kell tüntetni a levéltári anyagok átvételét Ha változik az irattári felelős, irattár átadási és átvételi jegyzőkönyvet vesznek fel. amelyben feltüntetik a levéltári anyagok mennyiségét és állapotát, továbbá a nyilvántartási és tájékoztató apparátus (fondjegyzék, folyó nyilvántartási könyv, leltárak) áUapotát, 10. Anyagok átadása az állami levéltárnak A dokumentum anyagot a szervek irattáraiban meghatározott határidőig őrzik, amint azt a • Szovjetunió Állami Levéltári Fondjáról szóló rendelet* megszabja. 149