Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 2–3. szám - FORDÍTÁSOK - A levéltári dokumentumok felhasználása tudományos történeti és gyakorlati célokra: a levéltári anyagok rendezési nyilvántartási és őrzési rendje a szerveknél: módszertani segédlet / 131–161. o.

A területi, köztársasági és szövetségi szervek irattáraiban az anyagokat -10 évig őrzik, a városi és kerületi, továbbá a szovhozok és mezőgazdasági gépállomások irattáraiban 5 évig, a falusi irattárakban 3 évig. Az őrzés idejét az ügyiratok befejezésétől számított következő január 4-íől kell számítani. A levéltári szerv egyes esetekben az anyagok a szervek irattáraiban valö őrzésének idejét meghosszabbíthatja, azonban ez az idő ne haladja meg a 25 évet. A megszabott határidő elteltével a szervek irattárainak valamennyi általános, titkos, műszaki és egyéb anyaga amennyiben azoknak meghatározott őrzési idejük van, az állami levéltáraknak adandók át őrzésre. A falusi, kerületi és városi szervek anyagaikat a kerületi, vagy állami levéltárnak adják át. mig területi szervekét a területi állami levéltárba kell átadni. Ha a területi városban nincsen központi köztársasági, vagy szövetségi jellegű állami levéltár, a köztársaság és szövetségi szervek olyan levéltári anyagait, amelyeknek az irattárban való megőrzési ideje élteit, a területi állami levéltárnak adják át. A szervek irattáraiknak anyagát évente egyszer adják át az állami levéltárnak, az állami levéltár által, a szervvel egyetértésben meghatározott időben. Az állami levéltárba átadott anyagok legyenek teljesen rendezettek. Ha az átvételnél a feldolgozott anyagban hiányokat fedeznek fel. azokat az átadó szervnek feltétlenül fel kell számolnia. A szerv folyá munkájához szükséges anyagokat a szerv irattáránál lehet hagyni további ideig. Az anyagokat az állami levéltárba azon (2 példányos) leltárak szerint kell leadni, amelyeknek alapján ezek az anyagok a szerv irattárába kerültek. Az anyagok átadója ós átvevője átadás és átvételkor mindkét leltáron aláírja nevét. A leltárak egyik példánya az állami levéltárban marad, a másik pedig visszakerül a szerv irattárába. Azon anyagokról, amelyek továbbr'a is a szerv irattárában maradnak, az átadás és átvételi aláírások előtt a leltár végén feljegyzés készül. (*Visszamaradt számú ügyiratok*), mely feltünteti a tényleges meglévő ügyiratok számát. Az anj'agokat az állami levéltárba a szerv költségére kell eljuttatni. Szállításkor az anyagokat a szerv dolgozója kiséri, aki felelős épségükért. + + + Ebben a fejezetben kirejtettük a dokumentumanyag rendezési és őrzési rendjére vonatkozó rendeleteket. A dokumentumanyag tökéletes őrzését csupán az intézkedések a gyakorlatba való átvitele biztosithatja. Ezzel válik lehetővé, továbbá megfelelő feldolgozásuk és az állami levéltárakba tartós megőrzésre való átadásuk. A szervek működése folyamán évente keletkező levéltári anyagok tudományos, politikai, és gyakorlati jelentősége megköveteli a vezetőktől ós az irattár feleiősöktől, hogy a dokumentumanyaggal felelősségük tudatában bánjanak és biztosítsák tökéletes megőrzésüket, kellő feldolgozásukat és a szovjet nép érdekében történő sokoldalú felhasználásukat. 150