Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 2–3. szám - FORDÍTÁSOK - Mityajev, K. G.: Az ügykezelés és az irattárak / 112–131. o.

működés vagy termelés valamely ágában a normatív dokumentáció is. a munka metodológiájára és metodikájára vonatkozó dokumentáció, a műszaki jellegű dokumentáció, stb. Ügyelnünk kell arra. hogy a termelési ágazati dokumentációba tartozik a fentebb felsorolt kategóriák dokumentációja is, ha jellegére nézve eléggé egyedi (például ide tartoznak a termelési tervek, a termelési nyilvántartásra és beszámolásra vonatkozó dokumentáció, a rendelkezési dokumentáció egyes fajtái, stb.) A belső dokumentáció külön fejezete a személyi állományra vonatkozó dokumentáció. Mindenekelőtt ilyenek az úgynevezett •személyi ügyek*, amelyekben a szolgálatra vonatkozó dokumentáció összpontosul (ide tartoznak az igazolások, kérdőivek. stb.). A fentiekben közölt példák elegendőek ahhoz, hogy Jellemezzük a belső dokumentáció jelentőségét a szervben a hivatalos dokumentumok összes komplexumában, a levéltárban pedig a •levéltári íondban*. Mégis gyakran előfordul, hogy a belső dokumentáció az ügykezelésnek elhanyagolt részévé válik. Mindenekelőtt hiányzik e téren az egységes szervezési rendszer. Azok a szervezeti részlegek, melyeknél a belső dokumentáció keletkezik (nyilvántartás, tervezés, specifikus tevékenység, stb.) különféleképpen állítják össze a bennük képződő dokumentációt. A", ügykezelőség. iroda, titkárság a belső dokumentáció fentemlitett fajtáit működésükből rendszerint kizárják, - egyedüli kivétel esetleg a rendelkező dokumentáció. Mindez arra vezet, hogy a belső dokumentáció megszervezésében nincs összhang. Megfigyelhetjük például, hogy jelentéktelen dokumentációt ugy dolgoznak fel. mintha tartósan megőrzendő anyag lenne. Másrészt, gyakran ki nem elégitően dolgozzák fel az állandó megőrzésre kerülő igen fontos rendelkezési, terv-. Jegyzőkönyv, statisztikai dokumentáció kategóriákat Ennek eredményeképpen jól bekötött, jelenté Ideien értékű nyilvántartási igazoló dokumentációt tartalmazó ügyiratokat meg kell semmisíteni és állandó megőrzésre rosszul brosúráit jegyzőkönyveket, terveket, stb. tartalmazó ügyiratokat kell megtartani. Gyakran ki nem elégitö a belső dokumentáció segédletekkel való feldolgozása sem. Megfigyelhető, hogy egyes hivatalokban a belső hivatali dokumentáció kodifikációja teljesen ismeretlen. Néha csak a rendelkezési dokumentációra, pontosabban az utasításokra áll fenn. Pedig a belső dokumentáció egész terjedelmében való kodifikációja igen fontos nemcsak a folyó ügykezelés megszervezése, az érvényes intézkedésekről, normákról, szabályokról való az általános és speciális kérdésekre vonatkozó zavartalan és pontos tájékoztató munka, hanem a kodifikáló apparátus későbbi a levéltárban tudományos és gyakorlati célokra való felhasználása szempontjából is. Néha megfigyelhetjük, hogy az iroda dolgozói helytelen felvilágosítást adnak az iratok, szabályok, utasítások lényegőröl; ismétlődnek ugyanazok az utasítások s ellentétbe kerülnek a korábban kiadott iratokkal. Másrészt, a levéltárakban a kutatók nem ritkán kénytelenek fárasztó és nem mindig eredményes munkát folytatni a belső dokumentáció •kodifikálására*, különböző időben kiadott iratok összehasonlítására, kénytelenek elemezni, azokat tisztázandó, azon különböző ellentmondásokat, melyeket a frelsö dokumentáció keletkezése pillanatában való kodiíikációjának elmulasztása okoz. így jelentkezik az a kérdés, hogy a teljes terjedelmű belső dokumentációhoz már a folyó ügykezelésben minőségi tudományos tájékoztató kodifikáló apparátust kell létesíteni. A kodiíikáció ölelje fel nemcsak az egész rendelkező, hanem az egész terv-, termelési ágazati és általában az egész belső dokumentációt, mely meghatározza a hivatalok, szervezetek és vállalatok működésének tartalmát és rendjét. Az ilyen kodifikáló apparátus az átadott dokumontumanyagokkal együtt kerüljön a levéltárba. Ehhez a kodifikációs apparátust vagy másolattal kell készíteni a levéltár száraára, vagy pedig speciális kodifikációs késikönyveket kell készíteni, amelyeket az egyes levéltári fond ok tájékoztató apparátusába kell iktatni. 1 + + + A fentiekben előadottak alapján levonhatunk néhány k öv etk ez telest A legfőbb következtetés abban áll, hogy a szerv folyó ügykezelése és irattára szerves kapcsolatban vizsgálandó. Mindkettő munkájának a dokumentum anyagok termelése, feldolgozása és aeg128 \