Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 2–3. szám - FORDÍTÁSOK - Mityajev, K. G.: Az ügykezelés és az irattárak / 112–131. o.

pontjából kevéssé érthető cimek éktelenitik el mint: *Yezetési anyagok*. lÁltalános ügy*. «KüIönböző kérdésekre vonatkozó anyagok*, «Különböző levelezés*, stb., A kialakított ügyiratok igen gyakran egymással összefüggésben nem álló dokumentumok konglomerátumai, s összeállításuk megjavításának egyetlen módszere az eredeti komplexumok felbontása és az ügyiratok elkészítésé kritériumainak megfelelő uj komplexumok alakítása. Ha ugyanis különböző tartalmú és összetételű dokumentumokból álló ügyiratot ugyanabban a formában kell hagyni, amilyenben azt kialakították, elkerülhetetlen az összetett, hosszú és következésképpen igen nehézkesen felhasználható cimek készítése. Az irattáraknak sok bajt okoz a dokumentumoknak az ügyirat ban való helytelen elhelyezése is, amely megnehezíti a kezdő és végső dátumok meghatározását, továbbá a lapok helytelen számozása, esetleg teljesen számozatlan volta, végül a hitelesítő feljegyzések ki nem elégítő volta. Bár az irodai 'dolgozók nem egyszer azzal vádolják az irattáriakat, hogy «akadékoskodnak» az átvételnél, az anyagot a folyó ügykezelésből átvevő irattári dolgozók jól tudják milyen gyakran vétkeznek a hivatali dokumentumok boritólapon történő leltározásának elemi követelményei ellen. Az irodai dolgozók az irattárai-: követelményeit sokszor majdnem csak azok *szeszélyemek* tekintik. Nagy baj., hogy az irodai dolgozóknak nincs helyes fogalmuk a hivatali dokumentumok értékéről és jelentőségéről, nem tudják meghatározni azok őrzési idejét Mint a gyakorlat mutatja, csaknem < törvényszerű* az irodai dolgozók azon szokása, hogy egy ügyiratban különböző őrzési határ idejű dokumentumokat egyesítenek. Ezen eljárás következtében a befejezett iratok csoportosítása rendkívül nehézzé válik. Igen bonyolult az ilyen ügyiratok selejtezése is. nehéz kiválasztani a megőrzésre nem alkalmas anyagot. Az ügyiratok helytelen kialakítása igen megnehezíti a fondon belüli rendszerezésüket is. - Az ügykezelés terén számos más hiányosságra is rámutathatnánk. így a folyó ügykezelésben egyáltalán nincs egységesítve a hivatali'dokumentumok regisztrálása (nyilvántartása). Pedig a hivatali dokumentumok legésszerűbb nyilvántartási módszereinek megválasztása érdekében ennek, mint a dokumentumok védelme igen fontos eszközének nagy figyelmet kell szentelni. Mint ismeretes, a hivatali dokumentumok nyilvántartása* 3 fő kérdést old meg: a) az iratvédelem, b) a dokumentumok belső helyérői való felvilágosítás és c) a végrehajtás ellenőrzése kérdéseit E céloknak kell alárendelni a hivatali dokumentumok regisztrálási módszerének megválasztását is. A szovjet ügykezelés gyakorlata számos regisztrálási módszert ismer : könyv és karton alakút, egyedi és csoportos megoldásokat, az < ellenőrző szelvények*. * szabad lapok*, <napi lapok*, iregiszterek*, stb. módszerét. Ugyanakkor azonban a hivatali dokumentumok nyilvántartása terén néha némi «nihilizmus* figyelhető meg. Ezt abból láthatjuk, hogy megkísérlik a hivatali dokumentumok regisztrálásának teljes abbahagyását így a Szovjetunió Igazgatástechnikai Állami Intézete a szovjet ügykezelés gyakorlatába annakidején tutolsó szóként* a hivatali dokumentáció tésszerü* rendszerét a szovjet apparátus funkcionális felépítése alapján álló úgynevezett tregisztratura nélküli* ügykezelési rendszert kísérelte meg bevezetni. Ez a kapitalista országok gyakorlatából átvett rendszer a folyó ügykezelésben elhanyagolta a hivatali dokumentumok védelmét. A regisztratura nélküli rendszer szerzői a dokumentumok mozgását sajátságos ^szállítószalagnak* tekintették, amelynek akadálytalan mozgása esetén a dokumentumokat nem is kell nyilvántartani. A nyilvántartást tehát a dokumentumok mozgásának felesleges akadályaként tekintették. Ez a rendszer így a folyó ügykezelésben egyáltalán nem biztosította a dokumentumok védelmét és káros lévén határozottan elvetették. Hangsúlyoznunk kell azon lehetőségeket, amelyeket a dokumentumoknak a folyó ügykezelésben majd a szerv irattárában való nyilvántartása a tájékoztató apparátus kialakításánál biztosit. Ez különösen a végrehajtás ellenőrzésénél bir nagy jelentőséggel Amint az egyes központi szervek tapasztalatai mutatják, a karton és hasonló regisztrálási módszerek (eUenőrző szelvények,, szabad lapok, stb,) segítenek a végrehajtás ellenőrzésében és kitűnő tájékoztató apparátus létrehozásában, 1-16 m