Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 2–3. szám - FORDÍTÁSOK - Mityajev, K. G.: Az ügykezelés és az irattárak / 112–131. o.

A folyó ügykezelés gyakorlata és az irattárak követelményei közti szakadok: megtalálható a dokumentumok összeíüzése terén is. Mint ismeretes, a hivatalok és vállalatok ügykezelésében igen szélesen elterjedtek az évente több millió példányban készülő és hatalmas összegekbe kerülő •gyorsfűzők*. A «gyorstüzők» szerkesztésénél azonban nem voltak tekintettel arra, hogy a fém felhasználása dokumentumanyagnak a levéltárban való őrzésénél nem ajánlatos. Emiatt az állandóan megőrzendő anyagokból a gyorsfűzőket azok levéltárba való adásakor ki kell ver.ni, mivel a mai utasítások az állandóan megőrzendő anyagok fém felhasználása nélküli összetűzését követelik meg. Nem felelnek meg a tartós megőrzés követelményeinek az ügykezelésben a hivatalos dokumentumok készítéséhez használt anyagok sem. Néha a papír, tinta, Írógépszalag, indigó, ceruza, enyv, stb. nem elég jó minőségű,, s ezért nem mindig biztosítja a dokumentumok tartós megőrzését. Az ügykezelésben nem tartják be a hivatalos dokumentumok szabványos formáját sem, bár ezeket már régen megállapították ós használatuk kötelező, A szabványos formátumok használata a folyó ügykezelésben is megkönnyíti a dokumentumokkal való munkát Mégis, számos irodai dolgozó nem is tud e szabványok létezéséről. Sok más példát felhozhatnánk még annak bemutatására, hogy az ügykezelés gyakorlata elszakadt az irattárak követelményeitől E helyen azonban csak az elsősorban kidolgozandó, legfon tosabb kérdésekre akartunk rámutatni. Ezek: a) összetett hivatali dokumentumok kérdése; b) a hivatali dokumentumok folyó ügykezelésben történő elsődleges osztályozásának alap elvei, taz,ügyiratok elkészítésének ismérvei*; c) a dokumentumanyag jegyzékeinek felhasználása a hivatali dokumentációnak az irattárban és az ügykezelésben egyaránt érvényes osztályozójak ént; d) a külső és belső hivatali dokumentáció, IV„ .4. Összetett dokumentumok. Az egyes hivatali dokumentumok tartalma, mint ismeretes különféle mennyiségű kérdésre, tárgyra, tényre, eseményre vonatkozhat A dokumentumokban ismertetett egyes kérdések számától függően a dokumentumok egyszerűek és összetettek le hétnek. ^ Egyszerű dokumentumoknak az olyan dokumentumokat nevezzük, amelyeknek tartalma több kérdéssel foglalkozik. Az összetett dokumentumok különböző tények, események- tárgyak egymásutáni leírásának lehetnél: eredményei. Ilyenek pl. az olyan jegyzőkönyvek, amelyekben valamely testületi szervnek egyes kérdések eldöntésével foglalkozó munkáját rögzítik. Más dokumentumokban, például utasításokban egész sor kérdést rögzítenek, amelyek így egyetlen, de összetett dokumentumot képeznek, amennyiben az végig ugyanazon szerzőtől származik. Néha az összetett dokumentumok több egyszerű dokumentum egyesítéséből keletkeznek. Ilyenek pl, a valamely kérdésre vonatkozó beszámolók, a tervdokumentáció egyes fajtái, stb. Az összetett dokumentumok, a fentiekhez hasonló esetekben vagy a szokásnak vagy az érvényben lévő szabályoknak megfelelően készülnek. Azonban elég sok összetett dokumentum keletkezik az olyan szerző akaratából is, aki az egyszerű helyett, valamely okból kényelmesebbnek találja az összetett, dokumentáció alkalmazását. Az összetett dokumentumok jellegükre nézve igen eltérőek és több fajtára oszlanak. Vannak olyan összetett dokumentumok, amelyek egy téma keretében több kérdésre, tárgyra, eseményre, jelenségre vonatkoznak. Az ilyen «egytárgyu» dokumentumokat, ha témájuknak vagy tárgyuknak jellemzőit eléggé világosan állapítjuk meg,, könnyen lehet leltározni. Feltáratlanok csak <*Az Összszövetségi Szabványügyi Bizottság 1932, június 28-án jóváhagyta az OSZT 5415 jelű papírformátum szabványt (az OSZT 303 helyett, amely még 4926ban megszabta az első szabványos papírformátumokat), . 447