Levéltári Híradó, 6. (1956)
Levéltári Híradó, 6. (1956) 2–3. szám - Szászi András: Az Igazságügyminisztérium iratkezelési rendszerének kialakulása, 1867–1944 / 50–67. o.
48. tétel: Sajtóbiráskoőás. Időszaki lapok és nyomdák biztositéka. Sajtótörvény kiterjesztése Erdélyre. Jövedéki törvényszék felállítása. Jövedéki bírságok behajtása. 49. tétel 20. tétel Fizetési kimutatások, törvényszéki és telekkönyvi személyzet névsora. Telekkönyvi személyzet áthelyezése. Zsellérek választójoga tisztujitásoknál. Megyei tisztikar névsora. Képviselőválasztással kapcsolatos panaszok. 24* tétel: Árvavagyon-ügyek. 22. tétel : Alkalmaztatás iránti kérelmek. A tételeken belül az iratok kisebb irattári egységékre: alapszámokra tagolódtak. Egy-egy alapszám alatt egy-egy ügy összetartozó^ iratait gyűjtötték összo. amelyek közül az adott ügyben elsőnek keletkezett irat iktatószáma képezte az alapszámot. Az irattáraknak kettős feladatuk volt: az iratőrzés és az őrzött iratoknak az ügyintézés rendelkezésére bocsátása. Tevékenységük Tőként az utóbbiban merült ki, mert minden beérkezett irat az iktatóból leiszerelés végett az irattárba került. Felszerelés alatt a vonatkozó régebbi irat vagy iratok előkeresését és a beérkezett, elintézésre váró irathoz való csatolását értette a hivatalos nyelv. Az iratokkal folyó munka - természetesen az ügyintézést kivéve. - általában iratkezelés, vagy ügykezelés alatt volt ismeretes. A közönség már a minisztériumok működésének első évében is elégedetlenkedett, az ügyintézést lassúnak találta, intézkedéseket sürgetett. Az ügyintézés gyorsításának ügye állandósult probléma lett. Ez vonatkozott valamennyi minisztériumra. Az Igazságügyrainisztériumban is keresték a probléma megoldását. Megfigyelték az irat útját a beérkezéstől az ügy elintézéséig. S egyebek kőzött megállapították, hogy az irattár nem elég gyorsan végzi a felszereléseket. Márpedig az ügyintézés gyorsabbá tételéhez az is hozzájárulna, hogyha a felszerelések ha csak égy nappal is hamarább elkészülnének, mert az irat előbb kerülhetne az ügyintézőhöz. Ez a felismerés mindjobban kidomborította az iratkezelésinek az ügyintézésben való közreműködésének fontosságát. Az egyre növekvő ügyforgalom is égetővé tette a kérdést. Előre látható volt, hogy a minisztérium ügyköre jövőben növekedni fog, s ez ujabb s ujabb irattömegeket hoz a minisztérium ügyintéző gépezetébe. A probléma megoldása nemcsak a foglalkoztatott személyzet létszámának emelésétől függött, hanem az iratkezelési -r és őrzési - rendszeren is. A zárt költségvetési keret létszámemelést egyébként sem tett lehetővé, tehát az iratkezelési rendszer felülvizsgálása, került sorra. Egyszerűsítési lehetőségeket kerestek. Ennek következménye lett az általános irattár iratkezelési rendszerének megváltoztatása. 4869. január 4-től kezdődő hatállyal megszüntették a tárgyi csoportosításon alapuló tételes rendszert, s attól kezdve az iratokat éven belül alapszámok sorrendjében gyűjtötték és őrizték. Az egyszerűsítést és a kezelés gyorsítását abban látták, hogy feleslegessé váltak azok a munkafolyamatok, amelyekre a tételek számjegyzének az iratokra és a kezelési könyvben való feljegyzéséhez volt szükség, s nem kellett arra gondot fordítani, hogy az iratokat tárgyuknak megfelelő tételben helyezzék el. Következő évben az elnöki irattárban is változtatást hajtottak végre, de nem követték az általános irattár példáját, az iratok tárgyi csoportosítása továbbra is megmaradt, az irattári számokat azonban eltörölték és egy-egy ügy iratainak tételen belüli megjelölésére számok helyett az abc e sy-6gy nagybetűjét használták fel. Ha az abc betüsorozat betűi az egy tételbe tartozó ügyek iratainak megjelölésére kevésnek bizonyultak - pl. az.L tétel. - akkor az abc-t újra kezdték és attól kezdve az iratok megjelölése már két-két azonos betűvel történt. (Pl. I. AA, I. BB. stb.) 0 További intézkedések a minisztérium 4870. január 4-én életbeléptetett ügyintézési és ügykezelési szabályzatában történtek. Ez a szabályzat a minisztérium működése alatt először foglalta Írásba az ügyintézés és ügykezelés rendjét. Az ügyintézés folyamatának meggyorsitása céljából egyes 52
