Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 1. szám - Petrovszkaja, I. F.: A leltárakhoz készült mutató / 143–148. o.

A CGVIA valamennyi ivleltárához mellékletként úgynevezett «átszámító táblázatokat* adnak a régi és uj számozás viszonyának megállapítására. Ezek függőleges számoszlopokból állnak. A bal oszlopban az iratok régi, a kartoték leltár szerinti számait, mig a jobban ugyanezen iratoknak az uj leltár szerinti megtelelő számait találjuk. Természetes, hogy a bevezetésben meg kell említeni az • átszámító táblázatok* rendeltetését is. A CGVIA ivleltárai, a Szovjetunió állami levéltáraiban alkalmazott levéltári rendszertől eltérően nem tüntetnek fel rovatolást és őket egybefüggő szövegben irják. Megtartják a leltári cikk majdnem minden, a dokumentumanyagok mai leltáraiban is szokásos elemét^ A CGVIA ivleltáraiban azonban ezen elemek egymásutánjának rendje kissé eltér az általánosan szokásostól. így. például, első helyen a sorszámot tüntetik tel, majd a cimet és a megjegyzést (ha van), továbbá (feltétlenül uj sorban) a végső dátumokat és az ivterjedelmet. Az ügyintézési számot nem tüntetjük fel az ív lel tárakban, de helyette az ivterjedelem után felirjuk a kartotékleltár szerinti régi leltári számot, majd utána még egy (még régebbi) leltári számot, az úgynevezett «bruttó* számot, amelyet az őrzési egységnek a levéltárba való érkezésekor adtak és amely alatt azt őrizték. Természetes, hogy a leltári cikk elemeinek ez a bonyolult rendszere, amelyet a levéltár történeti fejlődésének sajátosságai okoztak, világos és áttekinthető magyarázatot kivan a bevezetésben. A bevezetésnek ugyanebben a részében feltüntethetjük az illető leltárban alkalmazott rövidítések jegyzékét is, ha az nem túlságosan nagy. Utóbbi esetben a 'rövidítések jegyzéke önálló rész lesz a leltárban. A katonai szervek és hadseregegységek állagai leltári bevezetéseinek általában ilyen a külalakja. Petrovszkaja, I. F.: A LELTÁRAKHOZ^KJÉSZOjLTJMTATg (Isztoricseszkij Arhiv 1955. 3. sz. 203-208. 1.) A leltár használatához értékes és többnyire nélkülözhetetlen segédeszköz a mutató. Segítségével gyorsan megkereshetjük az adott pillanatban szükséges anyagokat, mentesülünk a felesleges idő pazarlástól és elkerüljük a leltár laponkinti átnézésével esetleg járó tévedéseket. A leltárhoz mutatóként használhatók a mutatók összes ismert fajai: 1. tárgyi-4ematikus (alfabetikus és tárgyilag csoportosított), 2. földrajzi, 3. nevek szerinti. 4. vegyes tipusu vagy kombinált (alfabetikus), amelynél legtöbbnyire a tárgyi és földrajzi tipust egyesitik. A mutatók a közölt ismeretek részletezése szerint különbözők lehetnek: lehetnek rövidek, amelyek csak a tárgyat vagy a nevet adják meg, utalva az ezt leíró cikk számára, lehetnek továbbá jegyzetesek, vagyis tartalmazhatnak további magyarázatot; a megjegyzés terjedelme is különböző lehet. A mutatók lehetnek teljesek és kivonatosak. A tárgyak megnevezésének vagy a neveknek megválasztása a mutatóban való feltüntetés végett azonban sohase legyen önkényes, A megválasztás elveit fel kell tüntetni magában a mutató elnevezésében is (például: <Épitészek névmutatója*) vagy ki kell fejteni a hozzáirt megjegyzésben, esetleg a mutató előszavában. A mutató összeállítása előtt minden egyes alkalommal el kell dönteni, hogy az illető leltárhoz való alkalmazás végett milyen forma célszerű, s hogy a mutató mennyire legyen részletezett. -A leltárhoz készített mutató formáját az anyag és rendszerezettsége határozza meg. így, ha a fond leltára áttekinthető és következetesen betartott rendszerrel a tárgyi tematikai elv szerint készült, nem merül fel a tárgyi-tematikai segédmutató készítésének szükségessége. Nélkülözhetetlen viszont ilyen mutató kronologikusan rendszerezett anyagok leltáránál. A nevek szerinti mutató 143