Levéltári Híradó, 5. (1955)

Levéltári Híradó, 5. (1955) 3–4. szám - Karnauhova O. J.: A Szovjetunió állami levéltárai dokumentumanyagáról készülő leltárak szerkesztésének tapasztalatairól / 292–298. o.

A szerkesztőnek meg kell arról is győződnie, hogy az őrzési egység iratainak tártálmát a címben mennyire teljesen fejezték ki (ezért szúrópróbaszerűen meg kell vizsgálnia az őrzési egységeket is) és különleges gondossággál meg kell néznie azokat a címeket, amelyek az őrzési egység egyes, önkényesen kiemelt iratairól készültek. Minden ilyen esetben, épperiugy, mint olyankor, há kétség merül fel a cim helyessége iránt, a szerkesztőnek magának is meg kell néznie az őrzési egységeket. A szerkesztés folyamatában figyelemmel kell lennünk arra. hogy az őrzési egység kialakításának ismérveit mennyire fejezik ki a cimben és milyen a cim elemeinek sorrendje. A leltárakkal szemben támasztott követelmények egyik legfontosabbika a formulázás konkrétsága, a kifejtés világos és pontos volta. Gyakorlatban sokszor találkozunk hiányos és homályos címekkel. Gyakran lehetetlen eldönteni, hogy mit is tartalmaz az az őrzési egység. Néha a ciniben csak utalást találunk arra, hogy mi is van az őrzési egységben, igy pl. *A Turkesztáni Határvidék 1869-1870. évi bányaiparának termelékenységére vonatkozó adatok ügyében a Tudományos Bányászati Bizottság által kibocsátott kérdőív ügyirata.* Egy ilyen cimből nagyon nehéz megállapítani, hogy ebben az őrzési egységben vajon bányászati termelékenységre vonatkozó adatok is taláihatók-e, vagy pedig csak a kérdőivek, de adatok nélkül. A nem konkrét formuiázáSra például szolgálhatnak azok a leltárakban gyakran előforduló * cimék, mint iLejvelezés a vezető szervekkel* (amikor el kell sorolni a hivatalokat), ^Levelezés szervezeti kérdésekről* (ahelyett, hogy megírná, hogy melyek ezek a kérdések). A leltár szerkesztője nem hagyhaJDa Hgyelmen kívül az őrzési egység keltezésének kérdését sem. Minden esetben meg kell győződnünk azoknak a kelteknek helyességéről, amelyeket a leltározó a keltezetlen őrzési egységek és egyes iratok közvetett adatai alapján állapított meg* Efhhez még hozzá kell tenni azt is, hogy az olyan iratok esetében, mint a tervek, költsegvetések, statisztikai adatok, a cimben mindig rá kell mutatni arra, hogy a bennük lévő adatok mely időszakra vonatkoznánk. Ugyanez áll a különösen fontos iratokra is. Pl. *Az Orosz Szocialista Szövetségi Szovjetköztársaság Népbiztosi Tanácsának Dekrétumai 191,8 május-december hónapokból. Másolatok.* ^Statisztikai adatok Turkesztán Határvidék bányaiparának helyzetéről és termelékenységéről az ^879. évben.* A szerkesztés folyamatában a fondképző hivatal történeti adatai alapján teltétlenül meg kell győződnünk arról, hogy helyesen vannak-e, megállapítva minden esetben ,a fond határai. Így például a turkesztáni főkormányzó íondjának leltárába belekeverték az orenburgi főkormányzó kancelláriájának anyagát. A leltározónak az a magyarázata, hogy az iratanyagót átadták volt a turkesztáni főkormányzó kancelláriájának ^örökösödési rendben és mivel amugyis a turkesztáni határvidék területére vonatkozik*, nem állja meg a kritikát. Az előd-fondképző anyagának az utódfondképző anyagába való beillesztése csak abban az egyetlen esetben célszerű, ha az őrzési egységeket az ügyintézés során az utóbbi fondképzőnél zárták le, míg az előbbi esetben erről nincsen szó, mert az egyes őrzési egységeket az ügyintézésben már a turkesztáni íőkormányzóság megalapítása előtt lezárták. Igen nagy jelentősége van a leltárba felvett őrzési egység helyes rendszerezésének. Nevezetesen, hozzá kell ehhez tenni még azt is, hogy az őrzési egységeket a fondképző $gyik v

agy másik szerves részéhez helyesen illesztétték-e oda. Itt segítségünkre van az, ha jól ismerjük valamennyi strukturális rész funkcióját és illetékességét. Vannak olyan esetek, amikor az őrzési ^gység rendszerezése a fond részlegein belül nem felel meg sem a kronológiai elvnek, sem az iratanyag fontossági fokozataínak, sem pedig az öszszefüggéseknek, ilyenkor a tartalmukat tekintve egyforma őrzési egységek a leltárban teljesen rendszertelenül helyezkednek el. Minden ilyesrajta hibát ki keü küszöbölni a szerkesztésnél. Nem szabad a leltár különféle helyein szétszórni azokat az iratokat, amelyek egymásközt szorosan összefüggenek. A rendszerezéshez való ilyen mechanikus közeledésre például szolgálhal az Orosz Szocialista Szövetségi Szovjetkőztársaság Élelmezési Népbiztossága szervezési osztályának leltára. Ebben az 4918. évi élelmezésügyi értekezletre vonatkozó őrzési egységeket a kővetkezőképpen tagolták : az értekezlet jegyzőkönyvei kerültek az elejére, az előadások a közepére és a delegátusok mandátumai a legvégére. Az őrzési egységek elhelyezését a régi ügyintézési számok sorrendjében meghagyni csak kivételes esetekben szabad, miután a leggondosabban meggyőződtünk arról, hogy az őrzési egyIktaiószámok. Fordító. 296