Levéltári Híradó, 4. (1954)

Levéltári Híradó, 4. (1954) 3–4. szám - Börnert, Gottfried–Mráz Vera: Az üzemi levéltári anyag felhasználásának előfeltételei / 136–140. o.

• 138 egy lelkiismeretesen vezetett mutatókönyv megkönnyíti sőt ez teszi lehetővé az üzemi levéltárban az iratok tudományos felhasználását. A gazdasági ügyvitelben már hosszabb idő óta /eltekintve a régebbi iratoktól/ nagyrészt irat sorozatokat alakítanak* /íteihenakten./ Az iratok hibás csoportosításának egyik legfőbb oka az irattári terv hiánya, to© k következtében az egy ügyben keletkezett iratok igen gyakran szétszóródnak az iratanyagban, Éppen ezért az iratok felhasználásához még egy lelkiis>* méretesen vezetett mutatókönyv sem elegendő© Minden iratanyagot az üzemi levéltárak részére kiadott "Irányelvek" cimü fejezet d/ pontjának megfelelően mutatőlapok segítségével szét kell válogatni, illetőleg fel kell tárni. A vezetendő mutatólapok száma* függetlenül a tárgyi-* személyiés időrendi lapokra való tagolődástői, az üzemi levéltárban találhatő provenienciához igazodik. A mutatólapnak, amely szisztematikusan vezérszavakra épül fel, megvan az az előnye, hogy egy ügyre vonatkozóan gazdag felvilágosítást nyújt és menet közben kiegészíthető. így például megfoghatóakká válnak események, ítéletek, tervezetek, döntések, konstrukciók, javítások, amelyek különben az iratok tömegében elvesznének. Jóllehet a mutatólapok felfektetése fáradtságos munka, az erec(mény azonban a tudományos felhasználás ég ezen tul~* menően maga az üzem számára rendkívül gyümölcsöző és idŐtmegtakaritó« Az üzemi levéltár, ellentétben a tartományi főlevéltárral, vagy tartományi levéltárral, amely kizárólag levéltári /levéltárivá érett/ anyagot vesz át - vegyes levéltár; azaz az üzemi levéltár levéltárat ós régi iraW tárat /az ügyvitelben rendszeresen már nem használt, de még levéltárivá nem érett iratokat tartalmazó irattárat/ tartalmaz, mivel az 1950.április 27»i /MÍn*Bl.Nr*10»S.l/, az üzemi levéltárak felállításáról szóló"utasítás 2.§-ának megfelelően az üzemi levéltár mindkettőt átveszi. Az iratanyagnak mutatőlapok által való feltárása magától értetődően elsősorban a már levóltárérett anyagnál jön figyelembe; a régi irattár iratait illetően a mutatőlapok felfektetése, tekintettel a még lehetséges iratselejtezésre a legszükségesebb méretekre korlátozódjék.. A jénai darl Zeiss V.E.B* és a meisseni illami Porcellángyár üzemi levéltárai igen jő mutatólapokkal rendelkeznek* Az itt vázolt és az iratanyag feltárásához szükséges rendezési és feltáró munkák magától értetődően csak azokban az üzemi levéltárakban végezhetők el szakszerűen, amelyekben a "megfelelő ember a megfelelő helyen" is van. Joggal irja elő az 1950.április 27-i üzemi levéltárak felállításáéról szóló utasítás 4•§*-&• hogy "az üzemi levéltárak igazgatására és gondozására egy megbízható és arra alkalmas /kiemelés a szerzőtől/ munkatársat kell, mint üzemi levéltárost beállítani"* Az üzemi levéltárosi tevékenység a törvényes rendelkezések értelmében a megbízhatóság, titoktartás me>« lett elsősorban a következő tulajdonságokat és ismereteket követeli megt j° általános képzettséget és általános társadalmi ismeretek, általános kereskedelmi, részben technikai ismeretek, az üzem technológiájának ismerete, az irodatechnikában, az egységes Á3C szabályokban ós levéltári rendezési alapelvekben való jártasság, rendhez és tisztasághoz való érzék, valamint kedv és szeretet a hivatás iránt. Ha az üzemi levéltárosok a múltban nem mindig ezekkel a tulajdonságokkal és ismeretekkel felruházva vették át felelősségteljes munkájukat, ugy ennek oka mindenekelőtt abban keresendő, hogy az üzemi levéltárak fel-áüitására vonatkozó utasítás kiadása után üzemi levéltárosokban mutatkozó pillanatnyi nagy szükséglet folytán nem állt azonnal rendelkezésre elegendő