Levéltári Híradó, 4. (1954)
Levéltári Híradó, 4. (1954) 3–4. szám - Szászi András: Helyes vagy helytelen a csoportszámos iratkezelési rendszer? / 107–111. o.
** HÜ »Ö hogf ^a«mritná)c8 aft&Msak a késelési sfenásser ass oka annak, Iwwgy xiebssaadiagy egyáltalán mm iaiálkaték meg aa iratok* Ss aa £x$tekfeal d*»Xgo<ᣠ«ab«arate«B is múlik* A ^teimsttségüköa* h#^áé:^ésük8n s f eleXősg8gé:e3etüfco>>., munkai szeretetükön, aaftXy sajnos* e^pes késel6 dolg^aéksaál isda^s msg a kellé' JS$$M tékben, meri ha aieglemes, nem teoTstsének el @Xya&, a senássexKs igassán neuá fogható hibákat , mint amelyeket itt ismertettünk^ 3 amelyek kiísá^fák aé iratok előkesesését* 3á;cmiféXe iratkezelési rendszert is Xéptet&éaek életbe, ha íimk gondoskodnak a helyes végrehajtásáról*) megfelelő felkés8üliségi& dolgozókról j> el6W>«utóVb oda .jutna mint ahová, & ' esoporóssamos iratkezelési , rendszer is jat^tt* Hsm fogják megtalálni az iratot, ha xmm a, kijelölt helyér© teszik ele Ennek a ssoportszámos iratkezelési rendszemek kétségtelenül komoly hibái is vannak* Az is kétségtelen, hogy a hibák között első helyet foglal el az, hogy abból inán! kl 9 hoggr a ösoportszámos iratkaselés bevezetésével országos viszonylatban eggrontetü iratnyilvántartást teremt , figyelmen khrtil hagyja az imtteisaelő szervek sajátosságait, s minden szervnél •* a le£&? sebb fáimban is - egyforma felkészültségű iratkezelőket tételez fel* Nem fér hozzá kétség, a hibákat ki kell javítani, ez a levéltárnak érdele is, hiszem az irs/ttermé* szervek iratainak levéltári megóraéss é»íÉ«* mes része - s ez nem kis mennyiség •» néhány év multa levéltári aayaggá, aa iratok kezelése pedig levéltári feladattá válik* Ha a hibákat ki akarják Javítani /ahhoz szintén nem fér kétség, hogy ez meg fog történni/* akkor namesak a rendszeren kell változtatni,, Tnkmm sok máson is« Igaza van a levéltári HMnkaközösségBsk, amikor az iktatási fegyelem gyengeségéről beszél «• ezen a téren is sok a tennivaló* Lehetetlen az a helyzet, ami e téren például a Belkereskedelmi Minisztériumban Is fennáll* Igen fontos iratokat nem iktatnak be, szám nélkül, küldözgetik ida^oáa, kézről-kézre adják? végül, többször előfordult már, aXlg, vagy egyáltalán nem lehet megtalálni* Az előadók nevére igen sok hivatalos levél érkezik, olyanok? amelyek nyilvántartásba vétele kötelező lenne, de a nyilvántartásba vétel üsak az elintézés után történik meg* BJz az oka számtalan ir&iaál^ hogy később van érkeztetve /nyilvántartásba véve/ mist az elintézése tjts*-> tént* Még a sokak által visszavárt régi iktatási és nyilvántartási rendszer alkalmazása esetén sem tudná megtalálni az iratkezelő az ilyes iratokat' # Ahogy a levéltárak szempontjából nem mindegy, hogy van«e közpoiiti irattár, ugyanúgy, ntm lehet mindegy az sem fi hogy ki vagy kik végsőik & &&te> ponti irattáros muakáját«Az lenne a helyes,ha azok&ak a dolgozóknak a kLva^ lasztásáaál,kinevezésénél és elbocsátásnál a levéltára, szerveknek dönti szarvuk lemé, mert csak ugy érhetik el, hogy már a központi irattárban az anyag kezelésénél levéltári szempontok megfelelően érvényesüljenek* Ki kell vivni az iratkezelők munkájának kellő megbecsülését, amely ma még több helyen nincs meg, tudatosítani kell, hogy a kezelők, irattárosok munkája milyen fontos az ügyintézés és az iratmegőrzés szempontjából* Küzdeni kell a kezelők cserélgetése ellen, mert a kezelő dolgozók változtatgatását az iratkezelés sínyli meg* Ha, a kezelő azt fogja tapasztalni, hogy munkáját értékelik, jó munkájáéx't megbecsülik, szivesen fogja azt végezni egy életen át* Persze ehhez az kell, hogy végleg megszűnjön a múltnak az az átkos, ha ritkán is, de ma még fel-fel tünedező max'adványa, amely a kezelőben, irattárosban sokszor olyan embert látott, mint akit azért osztottak be arra a munkára, mert másra úgysem alkalmas.** Szt a lebecsülést táv
