Levéltári Híradó, 3. (1953)

Levéltári Híradó, 3. (1953) 2–4. szám - TANULMÁNYOK, CIKKEK - Soós Imre: A vállalati iratkezelés Heves megyében / 80–88. o.

nem köt le nagy igazgatósági apparátust a fővárosban^a vidéki gyárüzemek, hányatelepek, vállalatok budapesti igazgatóságalra nines többé szüksége felszámollak azokato Iratanyagukat 1948~49~ben Budapestről elszállították a vidéki gyirü-— zemhez, vállalathoz s na történetesen a MÉHES nem tette rá kezét, aikor a kétféle iratanyag a gyártelepen egyesült egy alig áttekinthető ömlesztett irattomeggé* így mindeneBetre érthetővé válik„ miért levelez a gyár önmagátal* Most már a gyártelep irattárában találjuk a gyártelepnek az egykori fővárosi igazgatóságával való levelezését és viszonto A v@lt hevesmegyei magánvállalatok közül néhánynak mai iratkezelését vázlatossá az alábbiakban ismertetjük* különös figyelemmel az iktatásra, irattározásra és az osztályos iratkezelésre*. atva

ni Cukorgyár, Csak egy év óta iktatja a "fontos* ügydarab0kai"7~fr® az iffatószámot most sem vezetik rá az ügydarabokra; A kezdetleges iktatás csupán annak megállapítását teszi lehetővé, hogy egy keresett fontosabb rendelet megérkezett-e a gyárhoz s melyik előadónak adatott ki elinté- ~ zésre. Utóbbi célt szolgálja az előadói munkakönyv is, melybe a kiosztott ügydarabokat nem iktatószámmal

? hanem a küldő hatóság és tárgy rövid megjelölésével vezetik be. Az előadó másolópapír alkalmazásával a kimenő levelet és annak irattárban maradó másolatát egyszerre készíti el. Így tárgyra vonatkozó beadvány, kimenő levél és annak másoxaua Ka poecsal egybefüzve érkezik az expedieiós irodában A kimenő levelet kiemelik, boritékkáŰ. látják el, az érkezett levelet és a kimenő levél másolatát pedig továVbra is egybe« fűzve átadlak az irattárnak. f~ '"• * Irattár a földszinten kellően rendbentartott, állványozott helyiség* Két évnél idősebb iratok folyamatosan fölkerülnek a IL emeleten lévő

9 iratszekrényekkel mintaszerűen berendezett nagyobb irattárba. Az iratkezelés mindkét helyen kifogástalan*, Az irattári polcokon a cégek kezdőbetűjének sorrendi ében

9 számozás nélkül vannak sorbarakva a puhakarton borítólapok? A-betüs cégek* B«betüs oégek stb* Azonos betűs eégek, ügyfelek, répatermelők és hatóságok boritólapjában belül ugyancsak szoros ahe-rendben sorakoznak egy-egy eég

F termelő, hatóság ügyirataic Egyazon cég vagy hatoságoilletve termelő több ügyöarabját viszont,az irat kelténél időrendjében gyüjtiko A nagyobb levelezést lebonyolító cégeké hatóságok külön borítólapot kapnako Ezenfelül a répatermelők minden betűnél külön &©sziét nyernek. így az M-betű alatt a következő borítólapok találhatóké M-betűs cégek és hatóságok általában* M-betüs répatermelők,* Magyar Államvasút/ Magyar lemzeti Bank és egyéb Magyar-kezdetű nagyobb intézmények. •" "~ ' " *"-? Külön csoportot képez az irattárban a számlák gyűjteménye cégszerinti szoros ábécés iratrendezőkben. Egy cég számlairatainál itt együtt található a számlával kapcsolat" tos minden irat* megrendelő levélj számla ellátva a könyvelési tételszámmal és kál|it«l

t szallitólevél, árubevéte- ~;: lezési jegy, A számlairatok év végén kerülnek az irattárba" csupán a pénztári bizonylat, M.NcBank bizonylata és a könyvelési kartonokat őrzi a könyvelési osztály 4 évig, akkor ládákba csomagolva a felső irattárba kerülnek* A Központi irattár az iratok 95 százalékát kezeli. Csupán a répaosztály és a könyvelési osztály tart vissza egyes iratokat« 16.591-54- - 81 -