Levéltári Híradó, 3. (1953)

Levéltári Híradó, 3. (1953) 2–4. szám - TANULMÁNYOK, CIKKEK - Soós Imre: A vállalati iratkezelés Heves megyében / 80–88. o.

Az anyagbeszerzési osztály bevezette a száaára kiosztott ir& tok osztályos iktatását. A központi irattárbán az iktatás elvégzésére nincs munkaerő. v " " Sely

pi Cu

korgyár. Iktatás nincsn. Központi irattár van, ivenkinf": itt évenkinf-rendelet szabályozza az irattározás rendjét, meghatározza"az irattartó öosziék számát. 195o-ig a cégek ~ szoros betűrendjében szám nélkül rakták le az iratokat•„ 1951 óta részben tárgyig részben cégszerinti csoportosítás alapján a levélrendezőket számmal látlak el: l-6.sz. A-Zs betűs munkavállalók. 7-11 s belső ügyek* lOl-től termelési főosztály és t

azdasági iroda /salát felettes hatósága/, 201-től ipari és ozigazgatási hatésasok " ~ '"301-től pénzttgyi hatóságok, pénzintézetek 401-től egyéb Hatóságok 501-tél közlekedés, szállitás 601-től cukorgyárak, 701-től rópatermelés, 801-től értékesítés, 901-től vállalatok A-Zs-ig« ....... A doszié számát az előadó jelzi az ügyiraton. /It.IV/ • 18-.-501-/ irattárba ápr„ 18-án. az 501.az. irattartóban!/ A cioszié-számokat feltüntető és 4 gépelt oldalra terjedő részletes irattározási rend minden előadónál megtalálható; * Miután a többszáz számozott dosszié bőséges lehetőséget nyújt a cégek, hatóságok és ezek osztályai, a répatermelők, illetve tárgycsoportok szerinti aprólékos tagolásra, azért a hivatali szervek; cégei, ügycsoportok legtöbbjének külön dosszié jut, ezen belül már az irat kelténél legszorosabb időrendje a sorbarakás alapja. Ennek folytán egyazon ügyben érkezét beadvány és a reá adott válaszlevél másolata /fogalmazványa/bár azonos dossziéban - de mégsem együtt, hanem különböző helyen található, mert az érkezett levél és a reáadott válaszlevélkelte különböző, á kiadmányra és annak irattárban maradó másolatára rávezettetik: kelet, jelünk és It/irattári doszszié száma/."* ~ * ~ :

r ~ - ~ Egyes-előadók saját név- és tárgymutatót is vezetnek, mert az irattározási rendet komplikáltnak és merevnek találják. -- - —, ••- :Saját osztályán kezeli a könyvelési kartonokat és számlákat a könyvelési osztály, bérlistákat a bérosztály, pénztári segédletek a pénztár. Szén iratok év végén papírba csomagolva érkeznek a központi irattárba az ügyosztálytól. Selypi Cem

entgy

ár. : ,

L

~ : - - «IktaTása"a-közhivataloknál szokásban volt egyszerű folyészámos iktatás. 1 saját kezdeményezésű /"Hivatalból*/ kimenő" levél az iktatókönyv Beadócégrovatában S /Saját/ jellel" van feltüntetve. A mutatókönyvbe nem az iktatószámot;• hanem a cégek szerint csoportosított ós sorszámozott doszsziék számát irják be. Ugyanazon személy iktat, irattároz, postáz. "'"," ~"' """' Az ügyintéző a kimenő levelet és annak irattárban maradó másolatát másolópapírral egyszerre késziti elo A kimenő levélen és másolatán a saját Iktatószámukat feltüntetik, hogy hivatkozni lehessen rá. Irattárt 1/. az 1-79. számú dosziéban abc-rendben ** nagyüzemek* nagyvállalatok* főhatóságok - ahonnét sok levél érkezik - mindegyike külön dosziéban. B dosziék csak arabs számot kapnak. 16.591-54- - 82 -