Levéltári Híradó, 2. (1952)
Levéltári Híradó, 2. (1952) 1. szám - CIKKEK - Soós Imre: Tervezet az 1945. előtti alispáni iratok elsőfokú levéltári selejtezéséhez / 41–44. o.
Tervezet az 19^5. előtti alispáni i ratok elsőfokú levéltári selejtezéséhez. Az alispáni iratok elsőfokú levéltári selejtesésének az a-célja* hogy minél gyorsabb eljárással kiselejtezzük azokat az iratokat, amelyeknek történeti vagy gyakorlati értékük nincs f de nagy tömegük van, amelyek különösebb tartalmi vizsgálat nélkül, pusztán. az iratjegyzék tárgyrovatának átolvasása utján eltávolíthatók, ennélfogva selejtezésük rentábilis, mert rövid idő alatt elvégezhető munkával jelentős selejtpapirmennyiséget és a levéltár számára komoly férőhelynyereséget eredményez. Ennek a selejtezési eljárásnak.lényeges sajátossága a gyorsaság* Csak azon iratcsomókat emeljük ki, amely tárgyak egy évfolyamon belül is nagy tömeget képviselnek /:pl. utiszámlák:/ s amelyek tárgyuk megállapítása után az iratokban való tartalmi kutatás és mérlegelés nélkül is eltávolíthatók. Csak az irattári irományjegyzék tárgyrovatát kell elolvasni, de magukat az iratokat átolvasni nem kell, erre nincs szükség és nincs idő* legfeljebb a biztonság kedvéért, az iratok rövid betekintésével megállapítjuk, hogy a tárgy helyesen van-e az irományjegyzékre rávezetve. Ha az irományjegyzék•tárgymegjelölése nem elégséges a kiselejtezés vagy meghagyás kérdésében való állásfoglaláshoz, s ugy látjuk, hogy a benne lévő iratok tartalmának behatóbb átvizsgálása nélkül dönteni nem tudunk, akkor az egész iratcsomót az irományjegyzékkel együtt a meghagyandók közé tesszük. Szt az elsőfokú selejtezést ugyanis előbb-utóbb egy alaposabb, elmélyültebb selejtezés követi majd, a körültekintő tartalmi vizsgálat elengedhetetlen igényével. Egyelőre az 1903-19*+**-. évi alispáni iratokat vesszük elő. A legtöbb levéltárban ez a legkiadósabb sorozat és első fokú levéltári selejtezésre is ez a legalkalmasabb. Az irattári rendszer az alispáni iratokban 19o3-19^ közt országszerte ugyanaz: előrehaladó a.lapszámos rendszer. A vármegye ügyviteli szabályzatban /: 125.ooo/19o2. B.M.sz. rendelet 2o6~-2o8. §» .:/ részletesen kc~ rülirt irattári irományjegyzék fedőlapja közli a benne elhelyezett iratcsomó tárgyát. Csak a fedőlapra irt tárgymegjelölés elolvasása alapján döntünk és vagy az egész ügycsomót kiselejtezzük, vagy az egészet megtartjuk. Az irattári irományjegyzék mindkét esetben az iratokkal együtt marad, belőle az iratokat egyik esetben sem emeljük ki, Egy-egy évfolyam átselejtezése után az irattári sorkönyvben a kiselejtezett iratok legutolsó alapszámainál az üres alapszámrovatot szines ironnal vagy kisméretű bélyegzővel megjelöljük és az érintett évfolyamú irattári sorkönyv fedőlapján feltűnő helyen megjegyezzük, hogy a kék vagy vorcsszinü ironnal vagy S-bettts bélyegzővel megjelölt alapszámokat az ekkor és ekkor végrehajtott elsőfokú levéltári selejtezés sorén kiselejteztük.
