Levéltári Közlemények, 93. (2022)
Levéltártan - Rainer Jacobs: Szövetségi alárendelt szervek: regionális vagy központi átadás? (fordította: Szabó Attila)
Levéltártan Szövetségi rendőrség (BPol) - esettanulmány A BPol jelenleg átmeneti állapotban van, átáll a papíralapú aktákról az elektronikus aktákra. A szövetségi IT-konszolidáció (IT-Konsolidierung Bund) előírásainak megfelelően az elektronikus ügyintézéshez az úgynevezett E-Akte Bund11 (EAB) alkalmazást szükséges használni. Egyetlen központi alkalmazást üzemeltetnek, amelyet minden BPol szolgálati hely használ. Az, hogy a BPol által használt EAB a szövetségi átmeneti elektronikus levéltárhoz (DZAB) közvetlenül kapcsolódjon vagy egy saját hosszútávú megőrzést biztosító tárolórendszert építsenek-e fel, még tisztázásra vár. 2004 és 2006, majd 2007 és 2011 között az egy ARK/KLA12 munkacsoport a „Schriftgut des Bundesgrenzschutzes/der Bundespolizei”13 projekt keretében kidolgozta a szövetség és a tartományok közötti egyetértésben a BPol esetében az állománygyarapítási alapelveket. A 2011-ben elkészült zárójelentés függelékében meghatározták, melyik szolgálati hely melyik levéltárral fog illetékességi átadást lebonyolítani. Ida ezeket az illetékességi átadási kötelezettségeket a BPol által a jövőben üzemeltett központi EAB alkalmazására alapelvként értjük, az azt jelenti, hogy a BPol EAB-ból vagy adott esetben a DZAB-ból 32 levéltár felé kell az átadás-átvételi folyamatot elindítani. Aminek a következménye, hogy a BPolnak 32 partnerrel kell találkozni és megoldásokat a gyakorlatba átültetni, hiszen a levéltárak saját előírásokkal rendelkeznek a korai levéltári maradandósági értékmeghatározás, az átadás-átvételi eljárás és mód, az átadás időpontja, az adatformák stb. esetében. 32 levéltár felé egy iratátadási folyamat adott esetben kivitelezhető, ha sikerül egy minden levéltár részéről elfogadott egységes eljárást létrehozni. Szövetségi és tartományi szinten a hatóságok világának sokrétűsége, a saját hatáskörök feletti őrködés, az iratkezelésben az eltérő hagyományok, az igazgatásban alkalmazott iratkezelést segítő rendszerek eltérő működési módja, a részben meglévő kapcsolat az e-akta és a szakrendszerek között, az eltérő törvényi működési feltételek, szövetségi szinten az átmeneti levéltári eljárásrend stb. arra ösztökélték a levéltárakat, hogy olyan egyedi megoldásokat alakítsanak ki, amelyek a saját illetékességi körükben feleljenek meg a követelményeknek. Úgy tűnik, ez a sokszínűség jelenleg és hosszabb távon is egy egységes átadás-átvételi eljárási rendet nem tesz lehetővé. Mivel minden egyes tartományi levéltár és a szövetségi levéltár is saját előírásokat alakított ki az elektronikus iratok állománygyarapítására, olyan 11 A német szövetségi hivatalokban 2018-tól pilotprojekt rendszerben, 2020-tól általánosan használni kell az alkalmazást az elektronikus iratkezelésben. 12 ARK = Archivreferentenkonferenz des Bundes und der Länder (Szövetségi és Tartományi Levéltárosok Konferenciája), KLA = Konferenz der Leiterinnen und Leiter der Archivverwaltungen des Bundes und der Länder (Szövetségi és Tartományi Levéltárak Vezetőinek Konferenciája). 13 „A szövetségi határrendészet/rendőrség iratai”. 190
