Levéltári Közlemények, 93. (2022)
Levéltártan - Rainer Jacobs: Szövetségi alárendelt szervek: regionális vagy központi átadás? (fordította: Szabó Attila)
Szövetségi alárendelt szervek: Regionális vagy központi átadás? műszaki interfészeket kell létrehozni, amelyek a szabályokat mindig egymáshoz tudják igazítani. Mivel nem minden tartományi levéltár üzemeltet saját elektronikus levéltárat, hanem a tartományokban általában egy központi helyen történik az elektronikus archiválás, ebből kiindulva 17 interfész szükséges (a szövetségi levéltár és 16 tartományi levéltár). A levéltárak különféle előírásai az elektronikus átvételre vonatkozólag a következő szabályozási területeket érintik: • specifikus xdomea-verziók és profilok • formátumátalakítási előírások (például csak PDF/A formátumú fájlok, csak eredeti fájlok vagy csak eredeti és PDF/A fájlok átvétele) • az átadási csatorna (FTP, adathordozók, szövetségi hálózat stb.) • adatelem-leképezési folyamat (data mapping) e-akta és a xdomea között (problémát jelentek az eltérő felfogások a kötelezően átadandó metaadatok körére vonatkozóan) • iratanyag szerkezete (ez érinti azt a kérdést, hogy az ügyirat, folyamat, irat szinten további tagolás megengedhető-e, mint például az EAB-ban a folyamaton belül használható további részfolyamatok) • hitelesített iratokkal eljárás (a vélemények az aláírás levágása, annak ideiglenes vagy tartós bizonyító erő nélküli megőrzése és ideiglenes vagy tartós megőrzése bizonyító erővel között mozognak) • 2 vagy 4 lépcsős átadás-átvételi folyamat vagy az átmeneti levéltári eljárási rend használata. A szakszerű megállapodás és minden egyes interfész műszaki megvalósítása jelentős ráfordításokkal jár. Egy interfész létrehozásakor a hivatal és a levéltár mellett a gyártót is be kell vonni a folyamatba (az EAB esetében a Fabasoft céget), mivel a gyártó fogja az előírásokat az e-ügyintéző rendszerbe implementálni. A koncepció szakszerű kialakítása minden érintettnél jelentős személyzeti erőforrást köt le. Mindezeken túl a hivatal oldaláról az interfészek implementálására a megfelelő költségvetési forrást biztosítani szükséges. A szövetségi levéltár interfészprojektjeinek (integrációs minta EAB, BMFSFJ) tapasztalatai azt mutatják, ezek változó intenzitással éveken át elhúzódhatnak, és egy jelentős mértékű koncepcionális és szervezeti ráfordítást vonzanak magukkal. A BPol esetében más levéltárak részére az átadási folyamat ezáltal is megnehezül, mert a BPol jelenleg a szövetségi levéltárral, a szövetségi belügy- és lakásügyi minisztériummal, a külügyminisztériummal olyan hibrid helyzetekre keres megoldást, amelyet nem csak papír vagy elektronikus részekből álló akták, hanem páldául az e-ügyintézési rendszeren kívülről származó e-akták és a hozzájuk tartozó fájltárolókra (például: bizonyítékok) alkotnak. Mindez olyan további komplexitást eredményez, amelyet mind a 32 részt vevő levéltárnak az átadási folyamat során figyelembe kell vennie. 191
