Levéltári Közlemények, 92. (2021)
Levéltártan - Vass Eszter: Állampolgársági és névváltoztatási iratok a Magyar Nemzeti Levéltárban
Állampolgár sági és névváltoztatási iratok a Magyar Nemzeti Levéltárban 2020 őszén az MNL és Budapest Főváros Kormányhivatala Állampolgársági és Anyakönyvi Főosztálya között megállapodás jött létre a külföldi állampolgárok adatigénylése tárgyában. Eszerint abban az esetben, amikor a külföldi állampolgár honosítás vagy egyszerű honosítás okán keresi meg a levéltárat és kéri, hogy igazolják felmenői magyar állampolgárságát, a Kormányhivatallal történt egyeztetés alapján az alábbi eljárást kell követni. Az MNL tájékoztatja az ügyfelet, hogy adatigénylésével ne a levéltárhoz forduljon, hanem állampolgársági igényét a Kormányhivatalhoz nyújtsa be, majd hiánypótlás32 keretében közvetlenül Budapest Főváros Kormányhivatala Állampolgársági és Anyakönyvi Főosztálya keresi meg a levéltárat az adatok bekérése céljából, miután elvégezte az ügyfélazonosítást. Ezzel a két magyar hivatalos szerv közötti kommunikáció szabályai lépnek érvénybe, és nem kell közbenső felülhitelesítésre megküldeni a dokumentumot. Az eljárás így egyszerűsödik és gyorsul is, ami az ügyfél érdekeit szolgálja, illetve nem utolsó sorban a levéltárak munkáját is egyszerűsíti. 32 2021 februárjától a Budapest Főváros Kormányhivatala Állampolgársági és Anyakönyvi Főosztálya állásfoglalása szerint a honosítási és egyszerűsített honosítási eljárások lefolytatásához szükséges hiánypótlási felszólításokat - a fenti gyakorlattal ellentétben - a továbbiakban nem ők küldik meg a Magyar Nemzeti Levéltár részére, ezért a kérdéses ügyekben ezentúl is közvetlenül keresik meg az MNL-t az ügyfelek. MNL-iktatószám: MNL/UF/ 14-4/2021. A külföldről érkező megkeresések esetén fontos, hogy tisztázzák a felhasználás pontos helyét, vagyis, hogy külföldi vagy hazai eljárás során használják fel az iratot, erről az ügyfélnek űrlapon kell nyilatkoznia. Amennyiben a külföldön tartózkodó kérelmező Magyarországon kívánja felhasználni a kért adatokat, akkor a kérelmező tartózkodási helyétől és a honosítási kérelem külföldön történő benyújtásától függetlenül nincs szükség sem a közbenső, sem a miniszteri felülhitelesítésre. Az irat felhasználása ugyanis a magyar hatóságok előtt történne, amelyhez mindez nem indokolt. A honosítási ügyek hazai eljárásnak minősülnek, így ezek esetében az iratokat nem szükséges sem közbenső (MNL Ügyfélszolgálati Főosztály általi), sem miniszteri (Apostille) felülhitelesítéssel ellátni. Amennyiben a külföldön tartózkodó kérelmező nem Magyarországon kívánja felhasználni a kért iratokat, az alábbiak szerint kell eljárni. A tagintézmény a külföldi ügyfél kérelmét érkezteti, iktatja, a beadó adatkezelési jogosultságát az általa bemutatott dokumentumok (személyi igazolvány, anyakönyvi kivonat, ügyvédi meghatalmazás, alapító okirat) alapján ellenőrzi, majd rögzíti a kérelmező érvényes értesítési címét. A levéltárban megkeresett, lemásolt és papíralapon hitelesített dokumentum hitelesítési záradékkal ellátott másolatát, valamint a tagintézmény-vezető vagy főosztályvezető által elektronikusan aláírt kísérőlevelet az MNL Ügyfélszolgálati Főosztályának kell postai úton továbbítani közbenső felülhitelesítésre. Az MNL Ügyfélszolgálati főosztálya gondoskodik a közbenső aláírásról, majd a hiteles másolatot a kérelmező részére továbbítja. A kérelmező a közbenső felülhitelesítéssel ellátott másolattal együtt egy tájékoztatólevelet is kap, mely a miniszteri felülhitelesítés eljárási díjáról rendelkezik. Amennyiben a kérelmező a 259
