Levéltári Közlemények, 92. (2021)
Levéltártan - Kazareczki Noémi: Az elmúlt évek mintavételi gyakorlatának tapasztalatai az illetékességi iratátvételeknél
Az elmúlt évek mintavételi gyakorlatának tapasztalatai az illetékességi iratátvételeknél Néhány példa különböző típusú szervek iratkezelési szabályzatából Az Alkotmánybíróság irattári tervében az alábbi meghatározást olvashatjuk: „NS(15) Levéltári Mintavétel = levéltári mintavétel után selejtezhető 15 év elteltével. (Megjegyzés: a levéltári mintavétel során figyelemmel kell lenni arra, hogy maradandó értéket elsősorban azok az ügyek ügyiratai képeznek, melyek a testületek napirendjén szerepeltek.)”10 Többnyire a benyújtott alkotmányjogi panasszal kapcsolatos ügyekre vonatkozóan találkozhatunk ezzel a besorolással. 10 1. sz. melléklet az Alkotmánybíróság elnökének az Alkotmánybíróság iratkezelési szabályzatáról szóló 8/2015. (XII. 10.) utasításához. 11 Bevándorlási és Állampolgársági Hivatal (BÁH) 23/2015. sz. intézkedése a BÁH Egységes Iratkezelési Szabályzatáról. 12 Feljegyzés a 07/-1/2019. sz. MNL-ügyirathoz a Bevándorlási és Állampolgársági Hivatal 2007- 2016. évi, illetve a Bevándorlási és Menekültügyi Hivatal 2017. évi iratainak selejtezése tárgyában. 13 A 10/2018. (XII. 21.) NKFIH-utasítás a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal Egyedi iratkezelési szabályzatáról. Az Alkotmánybíróság gyakorlatával ellentétben a Bevándorlási és Állampolgársági Hivatal (BÁH) 23/2015. számú intézkedése nyomán a BÁH Egységes Iratkezelési Szabályzatában rögzített selejtezhető tételek közül számos irattípus esetében mintavétellel élhetett a levéltár. Viszont a szabályzat második melléklete előírta, hogy „a 079-089. irattári tételcsoportok esetében az illetékes közlevéltár mintavételi eljárással kijelölheti a maradandó értékű és levéltárba adandó iratokat. Amennyiben a területileg illetékes közlevéltár nem jelöli meg a mintavétel szempontjait, az irattári tervben meghatározott őrzési időket kell érvényesíteni.”x1 A megvizsgált iratanyag nagyrészt tükröződő iratokból állt, így a levéltárosok a Hatósági ügyek b. tételére („Menekültkénti, menedékeskénti, oltalmazotti elismeréssel, az elismerés megszűnésével kapcsolatos, 2008. 01. 01-jét követően indult hatósági ügyek iratai...”), valamint a „Kényszerintézkedéssel kapcsolatos iratok harmadik országbeli állampolgárok esetében” ügyek alá tartozó kilenc tételre vonatkozóan javasolták a mintavételt.12 A Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal támogatáskezelési és innovációs ügyei és a kutatás-fejlesztési ügyek között is találhatunk mintavételre besorolt tételeket, amelyek a projekt zárását követő 10 év megőrzés, illetve a programozási időszak zárását követő 10 év után kerülnek mintavételi eljárás alá. A kiemelés szempontjait az adott projekt jelentősége, vagy a támogatás összege fogja meghatározni.13 Az Országos Idegenrendészeti Főigazgatóság 1/2021. sz. Egységes Iratkezelési Szabályzatában is számos selejtezhető tétel alá tartozó ügyben állapítottak meg mintavételt a levéltárosok. Ezek az alábbiak: az eljárásokkal kapcsolatos iratok, a szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkező személyek ügyeiben keletkezett dokumentumok, a beutazásra és tartózkodásra jogosító engedélyekkel kapcsolatos 237
