Levéltári Közlemények, 91. (2020)
Levéltártan - Szőke Zoltán: „…Az információs társadalom releváns és nélkülözhetetlen memóriaintézményévé kívánunk válni…”. Minőségirányítási rendszer bevezetése a Magyar Nemzeti Levéltárban
tőinek „visszafogottságára”? Például a terv a már akkor is kézenfekvő ISO 9001 szabvánnyal szemben a TQM (Total Quality Management ) rendszer bevezetését javasolta, amit azzal indokolt, hogy az ISO-nál rugalmasabban szabható a levéltári sajátosságokhoz.4 Továbbá előnyként említette, hogy a TQM esetében nincs köte lező, rendszeres és költséges külső audit.5 Anélkül, hogy a TQM erényeit kétségbe vonnánk, megjegyzendő, hogy szemben az ISO-val, a TQM nem szabvány, hanem „irányítási filozófia”. A megvalósítás tervezett részletei pedig egyértelműen elárulják, hogy a feladatterv készítőinek gondolkodását nagymértékben befolyásolta az említett önkorlátozás, vagyis nagyobb hangsúlyt fektettek a bevezetés fájdalommentességére és az intézményi önállóság tiszteletben tartására, mint a módszertani egységesítésre. A terv a levéltárak számára általános, országosan egységes TQM-dokumentáció kidolgozását javasolta, amely keretbe foglalja a minőségi elveket, és forrásul szolgál az intézményi TQM-dokumentációk elkészítéséhez: „Az intézmé nyeken belül az általános levéltári TQM alkalmazásával a helyi forrásokhoz, személyi és infrastrukturális feltételekhez igazítva, de az egységes minőségi elveket követve dolgozható ki az intézményi TQM.”6 Ezzel tehát vissza is jutottunk volna a jövőbe, vagyis oda, ahol 2008 előtt és után is tartottunk: voltak/lettek volna egységes „elvek” és egységes „filozófia”, ezzel szemben maradtak volna a helyi „gyakorlatok”, amelyekhez nem társulnak egységes követelmények, tehát ismét mindenki úgy végzi az „elvileg” azonos levéltárszakmai feladatait, ahogy azt helyi szinten megszokta, majd önmagát értékeli. Ez a helyi hatékonyságokat esetleg növelheti, de az országosan egységes levéltárszakmai működést nem támogatja. Az integráció óta pedig nem is lehet kérdéses, hogy miért létfontosságú a módszertani egységesítés. Hogy csak egyetlen példát említsünk: a tagintézményenként eltérő eljárásrendek, munkafolyamatok támogatására nem lehet szervezeti szinten egységes szoftvereket fejleszteni, alkalmazni. Az azóta megvalósult levéltári szakrendszerekből rendre ki is maradtak a munkafolyamattámogató modulok. Az MNL első workflow -val támogatott szolgáltatása az integ rált ügyfélszolgálat, amelyet az elektronikus iratkezelő rendszeren belül alakítottak ki. A megvalósítás résztvevői a tanúk rá, hogy egységes (illetve bármilyen) intézményi szintű ügyfélszolgálati folyamatleírás híján a fejlesztésre szánt idő és energia legnagyobb részét a tagintézményenként eltérő gyakorlatok egységesítésére kellett fordítani. 4 Ez nem igaz, az ISO 9001-et hangsúlyozottan arra tervezték, hogy bármilyen szervezet, a világon bárhol használt, bármilyen folyamatára alkalmazható legyen. 5 Ez igaz, de a kevesebb kötöttség ebben az esetben inkább hátrány, mint előny, hiszen ha nincs határozott megfelelőség és nemmegfelelőség, és nincs független tanúsító, hanem az értékelést az intézmények saját vezetése végzi önértékeléssel, akkor jó eséllyel csorbulni fog az objektivitás, ez pedig nem áll a szervezet érdekében. Arról nem is beszélve, hogy a külső partnerek és a felhasználók számára a TQM vélhetően keveset mond, szemben az általánosan ismert és elismert ISO tanúsítvánnyal. 6 Körmendy: i. m. 9. Minőségirányítási rendszer bevezetése a Magyar Nemzeti Levéltárban 87
